Kies de ideale papierversnipperaar!

Papierversnipperaars spelen sinds het in voege gaan van de nieuwe Europese wetgeving inzake privacy bescherming (Algemene Verordening Gegevensbescherming) een grotere rol voor je onderneming dan je op het eerste zicht zou denken.

De GDPR of AVG-wetgeving verplicht je tot het nemen van allerlei maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens die binnen je onderneming beheerd worden. Die maatregelen hebben niet alleen betrekking op elektronische data, maar ook op de bescherming, opslag en verwijdering van papieren documenten die vertrouwelijke gegevens bevatten.

Daarom ben je bij Lyreco aan het juiste adres voor:

• opslag en archivering van je documenten

• bewaring van je papieren archief in opbergkasten

• verwijdering van overbodige documenten met een papiervernietiger

Met een professionele papierversnipperaar, ook wel gekend als een “paper shredder”, kan je beter tegemoetkomen aan de nieuwe wetgeving en bescherm je bovendien je bedrijf tegen identiteitsfraude.

Een papierversnipperaar voor elk gebruik

Plaats verspreid in je onderneming de nodige “paper shredders”, zodat je medewerkers steeds makkelijk toegang hebben tot een papiervernietiger.

Op die manier kan je een efficiënt documentbeheer voeren en wordt de kans kleiner dat vertrouwelijke documenten ongecontroleerd rondslingeren.

Een ideale plaats voor een papierversnipperaar is bijvoorbeeld bij een printer of een kopieerapparaat. Daar blijven nogal makkelijk geprinte documenten liggen die onbeheerd achterblijven.

Maar ook in je archiefruimte, op de financiële dienst, commerciële afdeling … mag een papiervernietiger niet ontbreken.

Daarom zijn er ook heel wat verschillende types “paper shredders” voorhanden:

• voor individueel gebruik

• voor kleine ondernemingen

• voor grotere volumes papier

• voor zéér vertrouwelijke documenten

• voor automatische vernietiging van documenten

Kies de juiste papierversnipperaar aan de hand van 4 eenvoudige vragen

1. Waar wordt de papiervernietiger gebruikt?

2. Hoe intensief wordt de papierversnipperaar gebruikt?

3. Wat is het vereiste veiligheidsniveau?

4. Volstaat manuele vernietiging of is automatische versnippering gewenst?

1. Waar wordt de papiervernietiger gebruikt?

De plaats in je bedrijf waar een papierversnipperaar staat, bepaalt vaak ook het aantal gebruikers.

Daarom maken wij de volgende onderverdeling:

	1 gebruiker = papiervernietiger naast het bureau van een medewerker
	1-3 gebruikers = werkgroep
	3-5 gebruikers = klein kantoor
	5-10 gebruikers = middelgroot kantoor
	10+ gebruikers = afdeling
	20+ gebruikers = groot kantoor

2. Hoe intensief wordt de papierversnipperaar gebruikt?

Hier zijn de bedrijfscyclus en de doorvoercapaciteit van de “paper shredder” belangrijk:

• Bedrijfscyclus= de tijd dat er papier kan versnipperd worden alvorens de papiervernietiger moet afkoelen.

• Doorvoercapaciteit = het aantal vellen papier dat tegelijkertijd kan vernietigd worden.

Inzake gebruiksintensiteit delen wij onze papierversnipperaars als volgt onder:

3. Wat is het vereiste veiligheidsniveau?

Met andere woorden, hoe gevoelig is de informatie die vervat is in documenten die moeten vernietigd worden?

Dit drukt men uit in DIN niveaus, die eigenlijk het formaat weergeven van de papiersnippers of –stroken die bij het vernietigen van een document ontstaan.

Wordt een document versnipperd, dan biedt dit een hogere veiligheidsgraad dan wanneer het in stroken wordt gesneden. Hoe kleiner de snippers, hoe hoger het veiligheidsniveau van de papiervernietiger.

Op het vlak van veiligheidsniveau hanteren wij de volgende classificatie:

	Stroken DIN P-1 en P-2 Vernietigt een vel A4 papier in +/- 36 stroken van 5,8 mm breed
	Snippers DIN P-3 en P-4 Vernietigt een vel A4 papier in +/- 410 snippers van 4 x 38 mm
	Microsnippers DIN P-5 Vernietigt een vel A4 papier in +/- 2.500 snippers van 2 x 12 mm

4. Volstaat manuele vernietiging of is automatische versnippering gewenst?

Met een gewone eenvoudige papierversnipperaar kan je manueel al jouw documenten vernietigen op het moment dat dit nodig is. Als je grotere hoeveelheden documenten moet versnipperen, dan kan dit uiteraard wel even duren, afhankelijk van de bedrijfscyclus en de doorvoercapaciteit van je papiervernietiger.

Er bestaan echter ook automatische papierversnipperaars. Die laten toe dat hele stapels papier tegelijk in de “shredder” worden geladen. Nietjes, paperclips en gekreukte documenten moeten zelfs niet op voorhand worden verwijderd.

Je vult gewoon de lade van de papierversnipperaar, drukt op de startknop en je kan gerust het vernietigen van je documenten aan het toestel overlaten. Op die manier kan je veel sneller grote hoeveelheden documenten vernietigen en dus hele wat tijd besparen.

Kies aan de hand van de onderstaande tabel jouw ideale papierversnipperaar:

1 gebruiker
Gebruik	Veiligheidsniveau	Auto - Manueel	Versnipperaar
⚫⚪⚪⚪	Snippers DIN P-4	⚙	Fellowes AutoMax 100M
⚫⚫⚪⚪	Microsnippers DIN P-5	⚙	Rexel Auto+ 130M
⚫⚫⚪⚪	Snippers DIN P-4	⚙	Rexel Auto+ 130X
⚫⚫⚪⚪	Snippers DIN P-3	☜	Fellowes 63Cb
⚫⚪⚪⚪	Snippers DIN P-4	☜	Fellowes PS-65C
⚫⚪⚪⚪	Snippers DIN P-4	☜	Fellowes 60Cs

1 tot 3 gebruikers
Gebruik	Veiligheidsniveau	Auto - Manueel	Versnipperaar
⚫⚫⚫⚪	Snippers DIN P-4	⚙	Fellowes AutoMax 200C
⚫⚫⚫⚪	Microsnippers DIN P-5	⚙	Fellowes AutoMax 200M
⚫⚫⚫⚪	Snippers DIN P-4	☜	Fellowes 79Ci
⚫⚫⚫⚪	Microsnippers DIN P-5	☜	Fellowes 48Mc
⚫⚫⚪⚪	Snippers DIN P-4	☜	Fellowes 74C
⚫⚫⚪⚪	Snippers DIN P-4	⚙	Rexel Auto+ 200X
⚫⚫⚪⚪	Snippers DIN P-4	☜	Fellowes 73Ci
⚫⚫⚪⚪	Snippers DIN P-4	⚙	Fellowes Automax 150C

3 tot 5 gebruikers
Gebruik	Veiligheidsniveau	Auto - Manueel	Versnipperaar
⚫⚫⚫⚪	Microsnippers DIN P-5	⚙	Rexel Auto+ 300M
⚫⚫⚫⚪	Snippers DIN P-4	⚙	Rexel Auto+ 300X
⚫⚫⚫⚪	Snippers DIN P-4	⚙	Rexel Auto+ SmarTech 300X
⚫⚫⚫⚪	Snippers DIN P-4	☜	Fellowes 125Ci
⚫⚫⚫⚪	Stroken DIN P-2	☜	Fellowes 125i
⚫⚫⚫⚪	Snippers DIN P-4	☜	Fellowes 99Ci
⚫⚫⚫⚪	Stroken DIN P-2	☜	Fellowes 90S
⚫⚫⚫⚪	Microsnippers DIN P-5	☜	Fellowes 78Mc
⚫⚫⚫⚪	Snippers DIN P-4	☜	Fellowes 76Ct

5 tot 10 gebruikers
Gebruik	Veiligheidsniveau	Auto - Manueel	Versnipperaar
⚫⚫⚫⚫	Microsnippers DIN P-5	☜	Fellowes 225Mi
⚫⚫⚫⚫	Snippers DIN P-4	☜	Fellowes 225Ci
⚫⚫⚫⚫	Stroken DIN p-2	☜	Fellowes 225i
⚫⚫⚫⚪	Snippers DIN P-4	⚙	Fellowes AutoMax 350C

10+ gebruikers
Gebruik	Veiligheidsniveau	Auto - Manueel	Versnipperaar
⚫⚫⚫⚫	Snippers DIN P-4	☜	Fellowes 325Ci
⚫⚫⚫⚫	Stroken DIN P-2	☜	Fellowes 325i
⚫⚫⚫⚫	Microsnippers DIN P-5	⚙	Rexel Auto+ 600M
⚫⚫⚫⚫	Snippers DIN P-4	⚙	Rexel Auto+ 600X
⚫⚫⚫⚫	Snippers DIN P-4	⚙	Rexel Auto+ 600X (Smartech)
⚫⚫⚫⚫	Snippers DIN P-4	⚙	Fellowes AutoMax 550C

20+ gebruikers
Gebruik	Veiligheidsniveau	Auto - Manueel	Versnipperaar
⚫⚫⚫⚫	Snippers DIN P-4	☜	Fellowes 425Ci
⚫⚫⚫⚫	Stroken DIN P-2	☜	Fellowes 425i
⚫⚫⚫⚫	Snippers DIN P-4	⚙	Rexel Auto+ 750X

Vergeet het toebehoren voor je papiervernietiger niet

Om efficiënt gebruik te kunnen maken van je papierversnipperaar beschik je best ook over het juiste toebehoren:

• Olie, om het snijmechanisme te smeren, wat ook de levensduur van je papiervernietiger verlengt

• Afvalzakken, die precies passen in je papierversnipperaar

Deze accessoires laten je toe om snel en ononderbroken documenten te vernietigen.

Praktische tips voor de keuze van een papiervernietiger

Hou bij de keuze van je papierversnipperaar ook nog rekening met de volgende aspecten:

Vermijd of voorkom papieropstoppingen

Papieropstoppingen zijn een vaak voorkomende bron van frustratie tijdens het vernietigen van documenten. Sommige papierversnipperaars zijn uitgerust met speciale technologie die ervoor zorgt dat papieropstoppingen vermeden of voorkomen worden.

Kies voor veiligheid

Een papiervernietiger is uitgerust met een scherp snijmechanisme dat de documenten in stroken snijdt of tot snippers vermaalt. Tijdens het invoeren van de documenten in het toestel, bestaat altijd de kans dat iemand met zijn vingers te diep in de papierversnipperaar zou gaan. Daarom zijn er “shredders” met speciale veiligheidsvoorzieningen die ervoor zorgen dat de versnipperaar onmiddellijk stilvalt van zodra iemand met zijn hand de invoeropening raakt.

Bespaar energie

Let bij de aanschaf van een papierversnipperaar op de energievriendelijkheid van het toestel. Sommige machines schakelen zichzelf na een bepaalde periode van inactiviteit uit. Andere zijn dan weer voorzien om tijdens het vernietigen van documenten zo weinig mogelijk energie te verbruiken.

Vermijd geluidsoverlast

Aangezien papiervernietigers vaak gebruikt worden in een kantooromgeving, is de hoeveelheid geluid die ze maken tijdens het vernietigen van documenten érg belangrijk. Kies daarom best voor een stil of ultrastil toestel.

Zorg voor goed onderhoud

Het is noodzakelijk om het snijmechanisme van de papiervernietiger regelmatig te smeren. Bepaalde types zijn dan ook uitgerust met een voorziening die de messen automatisch smeert.

Ga voor veelzijdig gebruik

Uiteraard kunnen alle versnipperaars papieren documenten vernietigen. Maar er zijn ook toestellen die geen problemen hebben met aanwezige nietjes of papierclips en die ook cd's of creditcards kunnen vermalen.