Steeds meer mensen werken al geruime tijd niet meer op kantoor, maar van huis uit. Ook dit artikel is op een thuiswerkplek tot stand gekomen. De kans is groot dat thuiswerken de komende tijd de norm blijft. Een goede werkplek is dan van groot belang. Voor het management en de leiding van de organisatie dringen zich allerhande uitdagingen op. In dit artikel bekijken we hoe jij je thuiswerkende medewerkers structureel kan ondersteunen om hun welzijn te maximaliseren. Gebruik onze tips en tools en zorg voor jouw werknemers zodat zij weer optimaal aan de slag kunnen en vooral een hart onder de riem krijgen. Laat je werknemers niet aan de keukentafel zitten!

Jouw rol als leider

Als leidinggevende ben jij verantwoordelijk voor de productiviteit van jouw organisatie. Die productiviteit wordt enorm beïnvloed door de tevredenheid van jouw medewerkers. Zeker nu we geconfronteerd worden met ingrijpende veranderingen, zowel op het werk als thuis. Als leider ben je natuurlijk begaan met het welzijn van jouw teams.

Een slecht uitgeruste werkplek kan helaas leiden tot fysieke klachten, mentale problemen zoals stress of een burn-out en daardoor een lagere productiviteit. Niet alleen de afwezigheid van het benodigde kantoormateriaal werpt drempels op, ook een slechte ergonomische opstelling beperkt de efficiëntie. Het is dus uiterst belangrijk om goede plannen en afspraken te maken en te zorgen voor de juiste materialen om ook thuis efficiënt en veilig te kunnen werken. Het gaat namelijk niet alleen om een goede werkplek, maar ook om het actief coachen van je medewerkers over hoe zij gezond kunnen werken.

Een vervelende situatie

Deze situatie vraagt je dus eigenlijk om te investeren in het thuiskantoor van jouw medewerkers waar je eerder al investeerde in het bedrijfskantoor. Werkgevers gaan dan ook heel verschillend om met deze situatie. Gelukkig nemen de meesten hun verantwoordelijkheid op en laten hun medewerkers niet in de kou staan.

Een structurele aanpak vermijdt het simpelweg vergoeden van de werknemers aan de hand van onkostennota’s of een forfaitaire netto-vergoeding per maand. Dit is immers op de lange termijn niet werkbaar, niet kostenefficiënt en er komen bovendien heel wat verborgen kosten bovenop. Door actief en structureel de thuiswerksituatie van jouw werknemers aan te pakken, bespaar je jezelf heel wat administratieve rompslomp. Jij hebt als werkgever totale controle over het budget en de kwaliteit van de materialen die jouw werknemers benutten. Bovendien kan je ook genieten van prijsvoordelen door aankopen te bundelen.

De fysieke gezondheid van jouw teams
Voorkom drempels op lange termijn

Je investeerde in je kantoor omdat dit jouw werknemers gelukkig en gezond houdt. Een goed ingerichte en uitgeruste werkplek zorgt ervoor dat werknemers bij jou willen werken én blijven. Waarom zou je dit dan ook niet doen voor de thuiskantoren van jouw medewerkers?

Een ergonomisch thuiskantoor verzekert dat je werknemers geen langdurige klachten krijgen. Een werknemer die bijvoorbeeld op een verstelbare bureaustoel zit, die een goede houding kan aannemen en die daardoor geen pijn krijgt, zal op termijn ook een gelukkigere en gezondere werknemer zijn. Zo kan je ziekteverzuim door fysieke klachten voorkomen.

Het is niet voor iedereen vanzelfsprekend dat er thuis een goede werkplek aanwezig is. Daarom is het voor jou als leidinggevende belangrijk om medewerkers bewust te maken van het belang van goede ergonomie en om financiële drempels weg te werken. Wanneer zij zelf dienen te investeren en zich niet bewust zijn van de waarde van een goede uitrusting op langere termijn, worden immers foute keuzes gemaakt. Door alle drempels voor jouw werknemers weg te halen en hen hierin structureel te ondersteunen, verzeker je niet alleen een goede fysieke gezondheid maar ook een goede band tussen werkgever en werknemer.

Een goede omkadering en mentale rust
Pak drempels op korte termijn aan

Ook de mentale gezondheid van werknemers heeft baat bij een structurele ondersteuning door de werkgever. Dat gaat verder dan een luisterend oor en de broodnodige babbel die we allen nodig hebben. Als goede manager dien jij allerhande drempels weg te werken die optimaal werk verhinderen of zelfs stress opwekken.

Heeft jouw medewerker toegang tot alle nodige kantoormaterialen om zijn of haar opdracht zo vlot mogelijk tot een goed einde te brengen? Wie niet even gemakkelijk thuis kan presteren als op de werkvloer zal hierdoor immers gefrustreerd raken. Zorg er voor dat jouw teamleden thuis even vlot pen, papier, printer en andere materialen ter beschikking hebben als op kantoor.

Wie is verantwoordelijk voor de thuiswerkplek? Laat jij jouw medewerkers zelf naar de winkel stappen en uitzoeken wat zij in hun situatie nodig hebben? Dat kan door velen als een last ervaren worden. Een goede structurele omkadering kan jouw medewerkers veel rust bieden. Weten dat je werkgever of manager zich bewust is van de situatie waarin jij je bevindt is al heel belangrijk. Als leidinggevende deze situatie actief verbeteren zorgt er voor dat jouw teamleden zich geborgen voelen in een veilige omgeving, met een werkgever die begaan is met hen. Ze zullen je er niet alleen voor bedanken, maar er ook de nodige motivatie uit halen om te presteren binnen jouw organisatie.

Een structurele oplossing
Jouw aankoopbeleid en organisatie

Hoe krijg je dat nu allemaal georganiseerd? Hoe ga je er voor zorgen dat al jouw werknemers over de nodige kantoormaterialen beschikken om optimaal te kunnen werken.

Op langere termijn ben je geïnteresseerd in een goed uitgewerkt aankoopbeleid. Wie mag bestellen, laat je individuele werknemers of afdelingen zelf de bestelling plaatsen of centraliseer je liever alles? Welke budgetten zijn er voor het thuiskantoor? Welk assortiment aan producten wordt goedgekeurd? Hoe hou je controle over het gehele proces en transparantie in de uitgaven?

Laat je hierbij zeker begeleiden door onze experten. Hoe jouw aankoopbeleid er ook uitziet, Lyreco biedt de oplossing voor jouw organisatie.