Destructeurs de documents

Comment choisir son destructeur de documents ?

En entreprise, vous disposez de nombreuses informations devant rester confidentielles et qui justifient d’utiliser un destructeur de documents plutôt que de jeter simplement ces documents à la poubelle. Au-delà des données bancaires dont vous pouvez disposer, vous devez détruire avec précaution les informations personnelles, pouvant mener à des usurpations d’identité. Il est également primordial pour le bon fonctionnement de votre structure de détruire tous les documents de type commercial, qui pourraient potentiellement être récupérés par l’un de vos concurrents.

Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir le destructeur adapté ? Les experts Lyreco se sont penchés sur la question et ont identifié les points importants à vérifier pour sélectionner le bon destructeur.

1. Le niveau de confidentialité du destructeur

Le destructeur protège vos données mais il existe toutefois plusieurs niveaux de confidentialité. Votre entreprise ne détruira pas de la même manière une simple facture ou un devis, pour lesquels une destruction en bandelettes suffira. Contrairement aux références bancaires qui devront être réduites en confettis, dont il sera beaucoup plus difficile de reconstituer le puzzle. 

Le niveau de sécurité d’un matériel est exprimé par la norme Din 66399. Nous allons ici développer la partie relative au papier qui est exprimée par le préfixe P, allant du plus basique : P-1 au plus performant P-7.

• Les niveaux P-1 et P-2 seront adaptés à vos documents génériques avec un niveau de confidentialité faible, votre document au format A4 sera ainsi transformé en 36 bandelettes.
• Le niveau de sécurité P-3 : est idéal pour les documents jugés sensibles dans votre entreprise, vos feuilles seront transformées en des centaines de confettis.
• Le niveau P-4 est préconisé pour un document identifié comme confidentiel, comme un bulletin de salaire, ce niveau de sécurité broiera le document en plus de 400 particules.
• La protection P-5 est utilisée en entreprise pour des documents avec un niveau hautement confidentiel, tel que des plans stratégiques ou les données du personnel de l’entreprise. Ce type de sécurité détruit une feuille A4 en plusieurs milliers de particules, il sera impossible d’en tirer des informations.
• Relatives au niveau du secret défense, les niveaux P-6 et P-7 seront présents dans les administrations et les armées avec un niveau de sécurité extrême. Les feuilles sont détruites en dizaine de millier de particules, il est impossible de tirer quelconque information du document détruit.

2. Le type de coupe des destructeurs

Le type de coupe est directement lié au niveau de confidentialité car celui-ci défini le format de destruction de votre document.

Il existe trois types de coupes différentes pour un destructeur :

• La coupe droite, idéale pour les déchiqueteurs des deux premiers niveaux P-1 et P-2. Cette coupe permet de réduire le document en larges bandes de tailles variables (selon le choix du destructeur).
• La coupe croisée est fortement conseillée pour les niveaux de confidentialité P-3 et P-4, votre document sera détruit à la verticale comme à l’horizontale, en particules bien plus fines, ce qui a également pour corolaire de réduire la masse de déchets résiduels.
• La coupe microshred, également appelée micro particules sera utilisée pour les niveaux P-5 et plus, cette technologie vous permettra de transformer votre document en minuscules particules.

3. Le type de supports à détruire

En entreprise comme à la maison, les supports numériques sont devenus incontournables depuis de nombreuses années. Vous échangez et stockez maintenant des informations de manière dématérialisé. Les documents disponibles sur vos disques durs et autres matériels de stockage informatique sont nombreux : fichiers Word de compte rendu, de contrats confidentiels, fichier Excel de reporting, PowerPoint de présentation stratégique, etc.

Pour vous assurer de ne laisser aucune trace de ces documents lors d’un changement d’ordinateur par exemple, il ne suffit malheureusement pas de supprimer les dossiers et de formater le disque dur. Pour ne laisser aucune trace d’informations confidentielles, il vous faudra vous munir d’un destructeur adapté.

4. Destructeur de documents : la fréquence d’utilisation

La fréquence d’utilisation, associée au nombre d’utilisateur est l’un des facteurs clés pour la sélection du destructeur adapté. 

En effet, bien calculer l’intensité d’utilisation de votre broyeur vous permettra d’en augmenter sa longévité mais également d’éviter de devoir vider son contenu après chaque utilisation.

• Le destructeur individuel sera particulièrement adapté pour des bureaux composés d’une à trois personnes, qui ont un faible volume de documents à détruire. Le destructeur individuel dispose en général d’une corbeille avec un stockage de 30 litres.
• Le destructeur individuel intensif sera idéal pour un bureau d’une à trois personnes ayant un fort volume de documents à détruire avec une corbeille d’une capacité allant de 30 à 55 litres.
• Le destructeur pour utilisation collective et occasionnelle est clairement conseillé pour les grands bureaux ayant 5 à 10 utilisateurs, ces modèles disposent d’une capacité de corbeille allant de 35 à 80 litres.
• Le destructeur collectif et intensif sera d’usage si vous faites partie d’un service comprenant plus de 10 utilisateurs ou ayant un très fort volume de documents à détruire, ces destructeurs possèderont une corbeille dépassant les 80 litres de capacité.

5. La capacité : destructeur manuel ou destructeur automatique ?

La capacité d’un destructeur se définit par la quantité de feuilles que celui-ci peut détruire simultanément et qui est un critère clé dans le choix de son broyeur lorsque vous avez un grand volume à détruire.

Cette capacité peut osciller entre 10 et 90 feuilles au format A4 avec un grammage standard pour les modèles courants et peuvent grimper à 500 feuilles pour les plus gros modèles automatiques.

Il est important de noter que la vitesse d’un déchiqueteur est directement liée à sa capacité, plus vous « bourrez » votre déchiqueteur, plus celui-ci va mettre de temps à détruire les documents.

6. Le cycle de fonctionnement d'un destructeur

Le cycle de fonctionnement d’un broyeur est un point décisif ; on distingue à ce sujet les destructeurs ayant un cycle en continu des destructeurs travaillant en cycle minuté. C’est un critère clé dans la sélection de votre matériel, les modèles en cycle minuté ayant la particularité de se mettre en arrêt après leur temps d’utilisation pour refroidir leur moteur.

Si dans votre entreprise vous devez avoir une utilisation intensive et continue de votre destructeur, préférez un modèle avec un cycle de fonctionnement continue pour éviter les potentiels temps d’arrêt lors des destructions de documents par vos employés.

Comme nous l’avons vu, le choix d’un destructeur adapté à votre structure nécessite de prendre un peu de temps pour réfléchir à votre utilisation et vos besoins. Pour vous aider à définir le matériel qui vous conviendra, vous pouvez consulter les spécialistes chez Lyreco. Ils seront à même pour vous conseiller sur le choix d’un matériel performant et compatible avec vos usages.