ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJU

Ve spolecnosti Lyreco považujeme ochranu soukromí za duležitou, a proto jsme zavedli komplexní program ochrany soukromí vcetne oddelení globální ochrany soukromí a odpovedných osob s cílem zajistit právo na soukromí.

Spolecnost Lyreco v zájmu ochrany Vašeho soukromí zajistí, aby všechny osobní údaje byly bezpecne zpracovány a použity pouze v souladu s níže uvedenými zásadami. Tyto zásady ochrany osobních údaju Vás informují o tom, jaké osobní údaje shromaždujeme, jak je používáme a jaká opatrení prijímáme, aby zustaly v bezpecí.

Pokud jde o zpracování osobních údaju týkajících se zákazníku, vyjadrují náš závazek chránit jejich soukromí (dále jen „Zásady ochrany osobních údaju“).

V techto zásadách ochrany osobních údaju se výrazy „Vy“, „Váš“ vztahují na dotcené osoby zákazníku, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány spolecností Lyreco nebo jejím jménem, a výrazy „my“, „náš“, „námi“ se vztahují na spolecnost Lyreco.

LYRECO, zjednodušená akciová spolecnost, zrízená a fungující podle zákonu Francouzské republiky, jejíž sídlo je na adrese Rue du 19 Mars 1962, 59770 MARLY (Francie), a všechny její pridružené spolecnosti (dále jen „Lyreco“) se specializují na rešení pro pracovište, a to zejména na kancelárské potreby, osobní ochranné prostredky a obalový materiál. Spolecnost Lyreco dodává výhradne jiným spolecnostem v rámci business-to-business vztahu (dále jednotlive jako „zákazník“ a souhrnne jako „zákazníci“).

1    Definice

1.1    „Pridružené spolecnosti“ jsou jakékoliv spolecnosti, které ovládá spolecnost Lyreco sama nebo spolecne s jiným subjektem.

1.2    „Platná legislativa o ochrane údaju“ zahrnuje príslušné místní zákony a predpisy o ochrane osobních údaju, zabezpecení dat, uchovávání údaju a utajení údaju, které se vztahují na osobní údaje, vcetne GDPR.

1.3    „Provozovatel“ je fyzická nebo právnická osoba, orgán verejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo spolecne s jinými urcuje úcel a prostredky zpracování osobních údaju.

1.4    „Dotcená osoba zákazníka“ je jakýkoliv zamestnanec, poradce, zástupce nebo jiná fyzická osoba, která je oprávnena zadat objednávku spolecnosti Lyreco jménem zákazníka.

1.5    „Osobní údaje zákazníka“ jsou osobní údaje dotcených osob zákazníku, které spolecnost Lyreco jako provozovatel zpracovává, pricemž své služby poskytuje zákazníkovi.

1.6    „Obecné narízení o ochrane osobních údaju“ neboli „GDPR“ je Narízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochrane fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údaju a o volném pohybu techto údaju a o zrušení smernice 95/46/ES.

1.7     „Osobní údaje“ jsou všechny informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby („subjekt údaju"); identifikovatelná fyzická osoba je osoba, kterou lze identifikovat prímo ci neprímo, zejména odkazem na identifikátor, jako je jméno, identifikacní císlo, lokalizacní údaje, online identifikátor, nebo odkazem na jeden ci více prvku, které jsou specifické pro fyzickou, fyziologickou, genetickou, mentální, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu této fyzické osoby.

1.8    „Zpracovávat“, „zpracovává“, „zpracovávání“ a „zpracovaný“ je operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údaju, napríklad shromaždování, zaznamenávání, usporádávání, clenení, uchovávání, prizpusobování nebo pozmenování, vyhledávání, nahlížení, používání, poskytování prenosem, šírením nebo poskytování jiným zpusobem, preskupování nebo kombinování, omezení, vymazání nebo likvidace, bez ohledu na to, zda se provádejí automatizovanými nebo neautomatickými prostredky.

1.9    „Služba“ znamená dodávku a prodej výrobku a všech souvisejících služeb, které Lyreco nabízí na celosvetové nebo lokální úrovni.

1.10    „Tretí strana/tretí strany“ jsou autorizovaní auditori, úcetní, dodavatelé, zástupci a externí poskytovatelé služeb spolecnosti Lyreco, kterí zpracovávají osobní údaje.

2    Rozsah

Zásady ochrany osobních údaju se vztahují pouze na osobní údaje zákazníku zpracované spolecností Lyreco nebo jejím jménem.

Spolecnost Lyreco zpracovává osobní údaje cestne a zákonne v souladu s platnou legislativou o ochrane osobních údaju.

V prípade jakéhokoliv rozporu mezi temito zásadami o ochrane osobních údaju a platnou legislativou o ochrane osobních údaju platí ustanovení platné legislativy.

Jaké osobní údaje shromaždujeme a používáme?

Spolecnost Lyreco musí zpracovávat osobní údaje v rámci dodávky svých služeb zákazníkum. Ve skutecnosti jsou dotcené osoby zákazníku jedinými koncovými uživateli webových portálu spolecnosti Lyreco, kterí jednají jménem zákazníku, jež jsou v obchodním styku se spolecností Lyreco. Osobní údaje zákazníku, které mají být zpracovány prostrednictvím webových portálu, jsou zejména osobní údaje, které spolecnost Lyreco potrebuje, aby mohla dodávat služby zákazníkum (hlavne pro zadání a sledování objednávky prostrednictvím webových portálu).

Spolecnost Lyreco zpracovává následující kategorie osobních údaju zákazníku:

-    Vaše jméno, telefonní císlo a e-mail,
-    název spolecnosti, identifikacní císlo a adresu,
-    informace o kreditní karte,
-    informace o poloze (tj. IP adresa).

Pro prehlednost jsou povinné informace požadované v online formulárích oznacené hvezdickou.

Na co používáme tyto informace?

Narízení GDPR nám umožnuje zpracovávat osobní údaje, máme-li k tomu oprávnení nebo duvod podle legislativy, a také nám ukládá povinnost Vám sdelit, jaké jsou tyto duvody. V dusledku toho se pri zpracovávání Vašich osobních údaju budeme odvolávat na jednu z následujících podmínek zpracování:

•    plnení smlouvy: zpracování Vašich osobních údaju je nezbytné pro plnení našich smluvních závazku,

•    zákonná povinnost: zpracování Vašich osobních údaju se vyžaduje pro splnení zákonné povinnosti, jako je vedení evidence pro danové úcely nebo poskytování údaju orgánu verejné moci nebo donucovacímu orgánu,

•    oprávnené zájmy: budeme zpracovávat Vaše údaje, pokud je to v našem legitimním zájmu v rámci provozování spolecnosti s cílem podporit její rozvoj, nepreváží-li to Vaše zájmy,

•    Váš souhlas: v nekterých prípadech Vás požádáme o zvláštní povolení ke zpracování nekterých Vašich osobních údaju a tyto zpracujeme tímto zpusobem, pouze pokud nám k tomu souhlas udelíte. Bude to v prípade, kdy se Vás zeptáme, jestli si prejete dostávat informacní bulletin. Svuj souhlas mužete kdykoliv odvolat tak, že nás kontaktujete v souladu s informacemi uvedenými níže.

Spolecnost Lyreco používá Vaše osobní údaje na tyto úcely:

-    vytvorení zákaznického úctu na našich webových portálech,
-    odpovídání na otázky zákazníka,
-    vykonávání cinností rízení zákazníku, které se týkají objednávek, dodávek, faktur, úcetnictví (rízení pohledávek),
-    uskutecnování marketingových kampaní a informování zákazníku o našich výrobcích a službách,
-    monitorování našeho vztahu se zákazníky, provádení pruzkumu spokojenosti zákazníku, vypracování statistik prodeje,
-    vymáhání pohledávek z nezaplacených faktur a vyrizování sporu s našimi zákazníky,
-    monitorování zkušeností zákazníka na našich webových portálech.

Používáme i soubory cookie s cílem zlepšit zkušenosti zákazníku pri práci s našimi webovými portály, viz níže cást o zásadách používání souboru cookie.

Jak dlouho uchováváme Vaše osobní údaje?

Vaše osobní údaje budeme uchovávat po dobu trvání našeho obchodního vztahu a do 3 let od posledního obchodního kontaktu nebo objednávky ve spolecnosti Lyreco zejména za úcelem archivace, pokud nám v tom nebrání platná legislativa. Napríklad osobní údaje zákazníku uvedené na našich fakturách budou uchovávány delší období v souladu s místními predpisy.

S kým sdílíme Vaše údaje?

Vaše osobní údaje jsou zprístupneny a zpracovávány oprávnenými zamestnanci našich obchodních, financních a podpurných oddelení z výše uvedených duvodu.

Spolecnost Lyreco nesdílí osobní údaje s tretími stranami krome prípadu, kdy je to potrebné pro zajištení jejích oprávnených odborných a podnikatelských potreb, na vyrízení Vašich požadavku a/nebo pokud to vyžaduje nebo povoluje legislativa. To zahrnuje:

•    Poskytovatele tretích stran: Spolecnost Lyreco muže poskytnout prístup k osobním údajum zákazníku:

•    Soudy, tribunály, donucovací nebo regulacní orgány: Spolecnost Lyreco si vyhrazuje právo sdílet Vaše údaje v rámci vyrizování oprávnených žádostí státních orgánu o poskytnutí informací, nebo pokud to vyžaduje legislativa. Ve velmi výjimecných prípadech, kdy jde o národní, státní nebo firemní bezpecnost (napríklad teroristické útoky), si spolecnost Lyreco vyhrazuje právo sdílet celou svou databázi zákazníku a osobních údaju zákazníku s príslušnými státními orgány.

•    Interní auditori, profesionální úcetní a právní poradci mohou mít za úcelem výkonu své práce prístup k dokumentum, které obsahují osobní údaje zákazníku, napr. k fakturám.

•    Spolecnost Lyreco muže postoupit Vaše osobní údaje potenciálnímu kupujícímu, nabyvateli, partnerovi ve fúzi nebo prodávajícímu a jejich poradcum v souvislosti se skutecnou nebo potenciální fúzí ci prevodem cásti nebo celé spolecnosti Lyreco, jejích aktiv nebo souvisejících práv ci podílu, anebo s cílem získat spolecnost nebo vstoupit s ní do fúze.

Spolecnost Lyreco nikdy neprodává Vaše osobní údaje tretím stranám, jako napr. marketingovým spolecnostem.

Spolecnost Lyreco neposkytuje žádné osobní údaje stránkám typu „vyhledávac lidí“, „verejný adresár“ nebo „bílé stránky“.

A co lokalizace a prenos Vašich osobních údaju?

Spolecnost Lyreco prevádí Vaše osobní údaje pouze v rámci zemí Evropského hospodárského prostoru (EHP) a do zemí nebo ze zemí, které zajištují primerenou ochranu na základe potvrzení Evropské komise, s výjimkou prípadu podle níže uvedených podmínek.

Pokud zpracování dat zahrnuje predávání Vašich osobních údaju do zeme mimo Evropskou unii, která nezajištuje odpovídající ochranu tak, jak to potvrdila Evropská komise, spolecnost Lyreco se zavazuje zajistit tento prevod jedním z techto mechanismu:

-    standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí (napr. standardní smluvní doložky pro správce údaju 2004/915/ES nebo standardní smluvní doložky pro zpracovatele údaju 2010/87/EU nebo pozdejší znení),  
-    závazná podniková pravidla: v prípade, že dotcené tretí strany prijaly závazná podniková pravidla EU, které se týkají osobních údaju zpracovávaných tretími stranami,
-    jakýkoliv jiný mechanismus oficiálne uznaný v platné legislative o ochrane osobních údaju, který zajištuje odpovídající úroven ochrany osobních údaju.

Spolecnost Lyreco zpracovává a zajistí, aby tretí strany zpracovávaly osobní údaje v príslušných jurisdikcích tak, jak je definováno v platné legislative o ochrane osobních údaju. Tyto jurisdikce zahrnují zeme Evropského hospodárského prostoru a zeme, u nichž Komise uznala, že zajištují primerenou úroven ochrany. (Více informací uvádí Evropská komise v „Rozhodnutí Komise o odpovídající ochrane osobních údaju ve tretích zemích.“)

Jak zajištujeme zpracování Vašich osobních údaju?

Spolecnost Lyreco uskutecnuje ekonomicky vhodná technická a organizacní bezpecnostní kontroly na ochranu Vašich osobních údaju proti odcizení, ztráte nebo zneužití. Vaše osobní údaje budou uloženy v bezpecném pracovním prostredí, které je prístupné jen s oprávnením. Spolecnost Lyreco používá opatrení ke snížení rizika po pravidelných hodnoceních rizik, aby byla zajištena primerená úroven ochrany Vašich osobních údaju.

Když zadáte citlivé informace (jako napr. císla kreditních karet a hesla):

•    Tyto informace šifrujeme za úcelem ochrany proti odposlechu pomocí SSL.

•    Tyto údaje jsou dále chráneny šifrováním v pameti.

•    Používáme i opatrení ke zvýšení bezpecnosti, napríklad analýzu chování úctu z hlediska podvodného nebo jinak neobvyklého chování.

•    Mužeme omezit používání prvku webových portálu a reagovat tak na možné známky zneužívání, mužeme odstranit nevhodný obsah nebo odkazy na nelegální obsah a mužeme pozastavit nebo zablokovat úcty za porušení našich podmínek.

Jaká jsou Vaše práva týkající se zpracování Vašich osobních údaju z naší strany?

V souvislosti se zpracováním svých osobních údaju spolecností Lyreco nebo jejím jménem máte následující práva:

•    Prístup k údajum

Krome informací, které jsou k dispozici na webových portálech spolecnosti Lyreco, máte právo na prístup k osobním údajum, které spolecnost Lyreco o Vás uchovává, a to s uplatnením výjimek, které jsou uvedeny v platné legislative o ochrane osobních údaju. Pokud požadujete prístup k temto údajum, spolecnost Lyreco Vám pomuže ho získat. Než Vám bude umožnen prístup k Vašim osobním údajum, spolecnost si musí overit Vaši totožnost. Spolecnost Lyreco zpravidla neúctuje poplatky za poskytování informací, ale pokud je žádost zjevne neopodstatnená nebo neprimerená, a to zejména s ohledem na její opakující se charakter, spolecnost Lyreco si vyhrazuje právo úctovat poplatek za takové žádosti.

Žádáme Vás, abyste svou žádost predložili na adresu spolecnosti. Uvedte tyto údaje:

1    Vaši úplnou poštovní adresu,
2    telefonní císlo, na které se Vám dovoláme pres den,
3    názvy vybraných souboru nebo typy záznamu, ke kterým požadujete prístup, vcetne konkrétních dat techto záznamu, pokud je to možné.

Uvedte co nejvíce podrobností.

Všechny formální žádosti o prístup budou adresovány naší odpovedné osobe, která pak prezkoumá každou žádost a urcí, zda spolecnost Lyreco požadované informace poskytne. Odpovednou osobu Ing. Martina Kulhavého mužete kontaktovat prímo na adrese: dpo5@proenergy.sk.

•    Zmena údaju

Pokud si myslíte, že je ve Vašich osobních údajích chyba, máte právo požádat o opravu osobních údaju. Mužeme Vás požádat o poskytnutí dokumentace, abychom videli, kde v souborech spolecnosti Lyreco se chyba nachází. Chybné údaje zmeníme do jednoho mesíce a budeme Vás informovat, kdy bude provedena požadovaná oprava. Narízení GDPR Vám poskytuje právo požadovat opravu Vašich osobních údaju, které uchovává spolecnost Lyreco, pokud si myslíte, že údaje jsou chybné anebo neúplné. Jste oprávnen priložit prohlášení o nesouhlasu s údaji po oprave, kterou jste požadovali, ale kterou spolecnost Lyreco neprovedla. Spolecnost Lyreco upozorní každou osobu nebo organizaci, jíž byly Vaše osobní údaje behem roku po požadované oprave zprístupneny, a bude je informovat o oprave nebo o prohlášení o nesouhlasu.

•    Prenosnost údaju

Osobní údaje, které spolecnost Lyreco uchovává, mužete získat a znovu použít na své vlastní úcely v rámci ruzných služeb. Spolecnost Lyreco Vám umožní snadno presouvat, kopírovat nebo prenášet osobní údaje z jednoho IT prostredí do druhého bezpecným a zabezpeceným zpusobem bez omezení použitelnosti. Toto právo se vztahuje na Vaše osobní údaje, které spolecnost Lyreco uchovává, pokud jejich zpracování bylo automatizováno a použito v souvislosti s poskytováním našich služeb v rámci smlouvy, kterou má zákazník uzavrenou se spolecností Lyreco, nebo pokud toto zpracování bylo založeno na souhlasu, který jste k tomu spolecnosti Lyreco udelili.

Mužete se prihlásit na online webový portál spolecnosti Lyreco a stáhnout si informace uvedené v cásti „Export“ na tomto portálu.

•    Vymazání údaju

Spolecnost Lyreco neukládá osobní údaje bez predem urceného a prokázaného úcelu. Rídíme se zákony, které nám ukládají povinnost vymazat osobní údaje, pokud již neexistuje duvod k jejich shromaždování a uchovávání. Pokud jde o „právo být zapomenut“, jsme presvedceni, že tato skutecnost splnuje požadavky zásady ochrany soukromí.

Pokud jsou osobní údaje, které spolecnost Lyreco uchovává, založeny na plnení smlouvy a prejete si, aby byly z našich systému odstraneny pred uplynutím retencního období uvedeného v cásti „Jak dlouho používáme osobní údaje“, obratte se na nás na adrese gdpr.cz@lyreco.com.

Pokud jste u nás zaregistrovali své osobní údaje, svuj úcet mužete kdykoliv deaktivovat. Z bezpecnostních duvodu jsme zavedli sedmidenní období odkladu po Vaší žádosti o smazání úctu. Vaše prihlášení k úctu v období odkladu však Váš úcet opetovne aktivuje. Aby se zabránilo napodobování, Váš úcet bude po deaktivaci a uplynutí období odkladu neodvolatelne pozastaven, což zajistí, že nikdo nemuže znovu použít tento identifikátor úctu.

•    Námitka proti zpracování

Máte právo namítat proti našemu zpracovávání svých osobních údaju, pokud již nejsme oprávneni je používat. V tomto prípade spolecnost Lyreco nebude dále zpracovávat Vaše osobní údaje, jestliže presvedcive neprokáže oprávnené duvody k jejich zpracování, které prevažují nad Vašimi zájmy, právy a svobodami, jde-li o prokazování, uplatnování nebo obhajování právních nároku.

Jak mužete kontaktovat spolecnost Lyreco, klást jí otázky a/nebo podat jí stížnosti?

Chcete-li uplatnit svá práva, vyjádrit obavu, položit otázku, podat stížnost nebo získat další informace o zpracování svých osobních údaju spolecností Lyreco, mužete poslat e-mail na adresu: dpo5@proenergy.sk a prokažte se platným dokladem totožnosti.

Spolecnost Lyreco se zavazuje odpovedet na Vaši žádost do jednoho až trí mesícu v závislosti na složitosti žádosti a/nebo poctu žádostí, které spolecnost obdržela. 

V prípade sporu mužete podat stížnost na Úrad pro ochranu osobních údaju.

Jak aktualizujeme/meníme tyto Zásady ochrany osobních údaju?

Spolecnost Lyreco muže príležitostne aktualizovat nebo upravovat zásady ochrany osobních údaju.

Spolecnost Lyreco Vás o tom bude informovat umístením výrazného upozornení na domovské stránce svého webového portálu nebo tak, že Vám prímo zašle oznámení, vyžaduje-li to legislativa. Spolecnost Lyreco Vás vyzývá, abyste pravidelne sledovali zásady ochrany osobních údaju, abyste byli informováni o tom, jak spolecnost Lyreco pomáhá chránit osobní údaje shromáždené od zákazníku. Tím, že budete pokracovat ve využívání služeb spolecnosti Lyreco, poskytujete svuj souhlas s temito zásadami ochrany osobních údaju a všemi jejich aktualizacemi.

Jaká je naše zásada o souborech cookie?

1.    Definice

Soubory cookie nebo jiné podobné sledovací prvky jsou soubory, které server používá k interakci s prohlížecem (dále jen „soubory cookie“). Když uživatel navštíví webový portál, soubory cookie se použijí na odesílání informací o stavu. Informace o stavu mohou zahrnovat napríklad ID relace, jazyk, datum vypršení platnosti, doménu odpovedi atd. Soubory cookie umožnují ukládat informace o stavu behem jejich doby platnosti, kdy prohlížec pristupuje k ruzným stránkám webového portálu, nebo když se tento prohlížec k temto stránkám pozdeji vrátí.

2.    Uchování

Existují ruzné typy souboru cookie, které spolecnost Lyreco používá:

-    soubory cookie relace, které zmizí, jakmile opustíte prohlížec nebo stránku,
-    trvalé soubory cookie, jako jsou analytické soubory cookie, které zustanou ve Vašem zarízení, dokud neskoncí jejich platnost (až 13 mesícu) nebo dokud je neodstraníte pomocí funkcí svého prohlížece.

3.    A co soubory cookie Google Analytics a jejich použití na našich webových stránkách?

Spolecnost Lyreco využívá službu Google Analytics. Více informací o tom, jak spolecnost Lyreco využívá službu Google Analytics, naleznete zde: http://www.google.com/analytics/learn/privacy.html.

Co se týká zpusobu shromaždování údaju našich zákazníku službou Google Analytics, spolecnost Google vyvinula doplnek Google Analytics Opt-out Browser Add-on, aby bylo možné poskytnout návštevníkum webových portálu více možností volby. Tento doplnek umožnuje prostrednictvím kódu Google Analytics JavaScript (ga.js) nastavit údaje o návšteve webových stránek, které si neprejete službe Google Analytics odesílat. Doplnek Google Analytics Opt-out Browser Add-on nebrání tomu, aby se informace odesílaly na samotné webové portály nebo do jiných služeb webové analýzy.

Více o ochrane osobních údaju:

Pro plnicí systém: e-shop.

Pro plnicí systém: marketing