Archivujte ako profesionál: 7 užitočných tipov
Bez ohľadu na odvetvie biznisu, všetky spoločnosti na svete generujú aj udržiavajú rozsiahle množstvo dokumentov. Každý dokument, digitálny alebo papierový, prechádza svojim životným cyklom: jeho vytvorenie, údržba, používanie, skladovanie, vyhľadávanie a likvidácia.
Archivácia dokumentov, nech už je akákoľvek zložitá, je nevyhnutná z legálneho hľadiska a aj v prípade potreby dôkazov, ako sú potvrdenky alebo výplatné pásky.
S rastom podnikania rastie aj množstvo dokumentov - kumulatívnou rýchlosťou
Väčšina veľkých a niektorých stredne veľkých spoločností využíva úložné riešenia poskytované mimo firmy a outsourcing celého procesu archivácie. Ak však dokumenty nesmú opustiť vaše priestory, odpoveďou je digitálne skenovanie. Aj keď veľa firiem prechádza na digitálne riešenia (bez dokumentov v papierovej podobe), existujú niektoré procesy, ktoré si stále nevyhnutne vyžadujú použitie papiera. O tom, ako archivovať v zmysle GDPR sa dočítate nižšie.
Ako sa pripraviť na archiváciu záznamov?
V prvom rade by sme mali klásť dôraz na rozloženie úlohy archivácie v čase. Základom je necítiť sa pod tlakom, aby konečný výsledok nebol chaotický. Rovnako dôležité je mať po ruke všetky potrebné veci, aby ste neboli nútení zastaviť sa uprostred procesu a doplniť si zásoby.
Objavte množstvo užitočných produktov
Prinášame niekoľko odporúčaní, tipov a trikov k archivácii z „dokumentami zavalených“ odvetví, ako sú právo, účtovníctvo a financie:
Najskôr sa zbavte nepotrebných súborov
Archivácia papierových dokumentov je rýchlejšia a ľahšia, keď začnete ich auditom. Akonáhle sú dokumenty staré niekoľko rokov, často ich už nie je potrebné ukladať. Skontrolujte dátumy a vyraďte súbory, ktoré prekročili zákonné požiadavky na uchovanie.
NÁŠ TIP: Vykonávajte audity a skartácie nepotrebných dokumentov po celý rok. Pri archivácii označte dokumenty dátumom, kedy už nebudú potrebné.
Digitalizujte
Niektoré dokumenty si môžete uschovať, aj keď to nevyžaduje zákon. V takom prípade je najlepšie ich digitalizovať, aby ste uvoľnili úložný priestor a zabezpečili k nim neobmedzený prístup. Dokumenty je možné skenovať a ukladať na pevné disky alebo do cloudu a kedykoľvek k nim získať prístup - čo prichádza vhod, najmä pri práci z domácej kancelárie.
Aktuálnym trendom je archivovať elektronicky. Je to najrýchlejší a najekologickejší spôsob nakladania s dokumentami. Digitalizácia aktívnych súborov eliminuje časovo náročné prehľadávanie miestností, skriniek a škatúľ, šetrí náklady a životné prostredie.
Očistite záznamy
Pred začatím archivácie, očistite svoje dokumenty (okrem svoriek a sponiek na papier) od euroobalov, lepiacich a poznámkových bločkov, odstráňte z nich nepotrebné záložky a samotné dokumenty vyberte zo zakladačov, dosiek a šanónov. Archivačné škatule by mali obsahovať len obaly na báze papieru, aby sa uľahčilo ich spracovanie a súbory sa ochránili pred poškodením.
Základom sú krabice
Skôr ako začnete, uistite sa, že sú vaše archivačné krabice odolné. Nekvalitné škatule sa často stávajú obeťou ťažkých spisov a dokumentov a nevydržia dostatočne dlho.
NÁŠ TIP: Archivujte ekologickejšie s recyklovateľnými krabicami. Napriek tomu, že sa kartón môže poškodiť rýchlejšie ako materiály, ktoré nie sú na papierovej báze, ostáva tvrdený kartón cenovo najvýhodnejším typom obalu. Ak vám záleží na udržiavaní nízkej uhlíkovej stopy, nezabudnite používať krabice s minimálnym dopadom na životné prostredie.
Stavte na jednoduchosť
Aby ste predišli nejasnostiam, pripevnite na prednú časť archivačnej krabice informačný štítok pomocou priehľadnej prepravnej pásky alebo štítkovača. Ak chcete posunúť vašu archiváciu na profesionálny level, vytvorte si databázu záznamov, pričom každý záznam a každá krabica musí mať jedinečné číslo (najlepšie čiarový kód) podľa čoho sa bude daná databáza riadiť.
NÁŠ TIP: Vytvorte šablónu štítku s jasnými pokynmi. Uistite sa, že sú ľahko pochopiteľné a prijateľné pre ostatných. Ak sú kolegovia vaším systémom zmätení, je pravdepodobné, že nebudú tieto pravidlá dodržiavať.
To by mohlo viesť k množstvu vlastných systémov, kedy zamestnanci odložia dokumenty tak, ako to uznajú za vhodné.
Majte všetko po ruke
Možno nebudete potrebovať svoje záznamy často, no v prípade že áno, ich vyhľadanie by malo byť rýchle a efektívne. Jedným z najpodstatnejších tipov v rámci archivácie, je viesť si záznamy o číslach archivovaných škatúľ, dátumoch ich likvidácie a obsahu jednotlivých krabíc.
NÁŠ TIP: Pre rýchlejšie vyhľadávanie ukladajte dokumenty so súvisiacim alebo podobným obsahom spolu.
Podporujte politiku čistého stola
Koľko dokumentov vám prejde denne rukami? Čo robíte pre to, aby nevyvolali chaos na vašom pracovnom stole? Upratanie dokumentov na konci každého dňa je základom politiky „čistého stola“. Nabádajte vašich zamestnancov k priebežnému archivovaniu, vytváraním aktívnych priečinkov s najčastejšie používanými dokumentami. Takto podporíte politiku čistého stola a zároveň zaručíte, že vaši kolegovia majú po ruke všetko potrebné.
Archivujte s nadhľadom
Archivácia účtovných dokladov a dokumentov nikdy nemala byť zábavná a pútavá. Je to nevyhnutný proces, ktorý je pravdepodobne dôležitejší, ako si väčšina zamestnancov myslí. S použitím zdravého rozumu, jasných pravidiel a našich tipov,
zvládnete archiváciu bez ťažkostí a stresu.
Archivácia a GDPR
Ako dokumenty s citlivými alebo osobnými údajmi definujeme dokumenty, ktoré obsahujú informácie, vďaka ktorým by mohli byť ľahko identifikované konkrétne osoby. Za takéto informácie považujeme napr. meno, adresu, fotografiu, e-mailovú adresu, alebo aj všeobecné informácie, ktoré by mohli prispieť k identifikácii dotknutých osôb.
Zásady zaobchádzania s dokumentami s citlivými alebo osobnými údajmi sú nasledovné:
- Uistite sa, že údaje získavate a spracúvate čestne a zákonne. O zhromažďovaní osobných údajov musia byť dotknuté osoby informované a musia vám dať súhlas. Rešpektujte právo ľudí kedykoľvek sa odhlásiť.
- Uistite sa, že uchovávate iba údaje, ktoré potrebujete. Údaje musia byť presné a aktuálne. Keď už údaje nepotrebujete, bezpečne ich zlikvidujte.
- Udržujte údaje v bezpečí. Prístup k dokumentom by mal byť limitovaný na povolané osoby. Práca s dokumentami by mala byť monitorovaná pre prípad, ak by došlo k úniku dát alebo údajov. Informácie by ste mali zdieľať iba s osobami, ktorým dôverujete a máte s nimi uzatvorenú riadnu písomnú dohodu . Majte pripravený plán, ako sa vysporiadať s prípadným únikom dát.
- Zákony ohľadom uchovávania údajov a dát sa upravujú a dopĺňajú. Mali by ste byť pripravení vysporiadať sa s novými úpravami a zneniami GDPR a adaptovať proces narábania s dokumentami s citlivými alebo osobnými údajmi.
- Pamätajte: GDPR sa vzťahuje na tlačené a elektronické údaje.
3 otázky o archivácii a GDPR
Dokumenty v papierovej forme by ste mali chrániť nie len pred únikom citlivých informácií, ale aj pred mechanickým poškodením. Dokumentáciu by ste mali mať uloženú na mieste, kde je chránená pred vlhkosťou, požiarom, prachom a pod.
Pákový alebo krúžkový zakladač s dokumentami vždy vložte do archivačných krabíc alebo kontajnerov, v ktorých sú chránené pred poškodením. Nezabudnite každú krabicu označiť podľa odporúčaní našich kolegov vyššie.
Dokumenty s citlivými alebo osobnými údajmi by sme nemali uchovávať dlhšie, ako je zákonom stanovené. Po uplynutí stanovenej doby je potrebná úplná likvidácia originálnych dokumentov, ako aj ich duplikátov. Odstrániť by ste mali aj tie dokumenty s osobnými údajmi, na ktorých uchovávanie ste nedostali písomný súhlas dotknutých osôb.
Likvidáciou sa rozumie úplné znehodnotenie dokumentov s citlivými údajmi takým spôsobom, že už nie je možné ich prečítať, poskladať, reprodukovať alebo rozpoznať. Na likvidáciu vám najlepšie poslúžia skartovačky, ktoré rozdeľujeme okrem technických parametrov aj podľa bezpečnostných tried. Viac o skartovačkách sa môžete dočítať na našej stránke.
Pokračovať v čítaní
Ako ORION domáce potreby zjednodušili objednávanie a dodávanie produktov
4 tipy ako ušetriť v období zdražovania
