4 tipy ako ušetriť v období zdražovania
Rozhovor s Key Account manažérkou
Znižovanie nákladov vo firmách môže byť zložité, ak neviete, kde začať. Väčšine ľudí nabehne husia koža už len pri predstave auditu výdavkov. Dobrou správou je, že aj malé, zdanlivo jednoduché kroky môžu prispieť k efektívnejšiemu hospodáreniu vašej spoločnosti.
V rozhovore s našou Key Account manažérkou Adelou Vejtrubovou sa dozviete, ako pomocou malých zmien dosiahnuť pozoruhodné výsledky a úsporu nákladov.
Kto je Adela Vejtrubová?
Adela Vejtrubová je už takmer 8 rokov dušou a srdcom predajkyňa. Skúsenosti a know-how získala v spoločnosti Kaumy. Od roku 2017 sa na pozícii Key Account Manager New Business v Lyreco stará o nových zákazníkov, ktorým pomáha nastaviť procesy pre zefektívnenie zásobovania a šetrenie nákladov.
Optimalizáciou a správnym nastavením procesu objednávania, ako aj zredukovaním dodávateľského reťazca na jedného dodávateľa dokážem zákazníkom ušetriť až 37 % výdavkov*.
S akými požiadavkami sa na teba zákazníci najčastejšie obracajú?
Vo väčšine prípadov so zákazníkmi komunikujem ešte predtým, než sa stanú našimi zákazníkmi. Keďže ide najmä o veľkých a korporátnych zákazníkov, fungujú cez tendre či aukcie.
Firmy sa snažia šetriť náklady za zásobovanie a nakupujú tam, kde im to príde najvýhodnejšie. Mnohokrát objednávajú rôzne kategórie produktov u viacerých distribútorov, napríklad hygienu u jedného, IT riešenia u druhého, kancelárske potreby u tretieho a vody, mlieka a kávu nakupujú v potravinách.
*Pre ďalšie detaily ohľadom zníženia nákladov kontaktujte našich Lyreco špecialistov.
Ako nastavuješ procesy na zníženie nákladov pre tvojich zákazníkov?
Idem na to postupne. Najskôr si so zákazníkom prejdem jeho potreby - čo ho trápi, aké má problémy s aktuálnymi dodávateľmi, ako by som mu vedela pomôcť, čo mu môžem ponúknuť navyše. Následne prichádza mravenčia robota. Prechádzam si proces objednávania od začiatku až po vystavenie faktúry. Analyzujem ceny. Hodnotím objednávané položky. Hľadám potenciálne alternatívy. Premýšľam nad tým, ako nastaviť schvaľovanie objednávok, zoznamy obľúbených produktov..
Už počas tohto procesu sa mi v hlave rysuje plán s možnými riešeniami. Potom si spolu so zákazníkom rozoberáme všetky návrhy do detailu a keď sa zhodneme, ideme spoločne do toho.
Prípadová štúdia: Jeden dodávateľ pre všetky potreby vášho pracoviska
Spoločnosť s množstvom pobočiek po celej krajine, ktorá nakupovala od viacerých dodávateľov a stratila prehľad o výdavkoch, sa rozhodla pre zjednotenie a zavedenie komplexného riešenie nákupov. Zákazník túžil po zjednodušení procesov a dúfal, že sa tým pádom znížia aj náklady. Zároveň sa chcel zbaviť otravných manuálnych procesov, kedy zamestnanci prepisovali objednávky z Excelu do rôznych e-shopov po tom, ako konečne dostali schválenie od manažérov.
Zákazníkovi som nastavila zoznamy povolených produktov, ktoré môžu jednotlivé pobočky objednávať. Implementovala som schvaľovací systém a budgety pre každú pobočku podľa veľkosti zamestnancov.
Každá pobočka zjednotením dodávateľa a implementáciou riešení, ktoré ponúka spoločnosť Lyreco, ušetrí minimálne 100 eur na jednej objednávke (až po vystavenie faktúry). Celkovo tak zákazník získal úsporu takmer 37 % na jednotlivé položky, ktoré v Lyreco nakupuje.
Vďaka automatizácii nákupného procesu má zákazník prehľad o výdavkoch a ušetril nie len náklady, ale aj čas zamestnancov, vďaka čomu sa zvýšila ich produktivita.
Zmenili sa potreby zákazníkov počas uplynulých dvoch rokov?
Potreby zákazníkov sa dynamicky vyvíjajú s dobou, v ktorej žijeme. Množstvo zákazníkov si uvedomilo, že virtuálne technológie im šetria nie len čas, ale aj peniaze.
Zákazníci už nemajú potrebu “hrabať sa v papieroch” a uprednostňujú zdieľanie dokumentov online. Tým pádom ušetria nemalé prostriedky za spotrebný materiál ako sú napríklad tonery a atramenty do tlačiarní, kancelársky papier či obalové materiály.
Odpozorovala som, že zákazníci už nie sú takí “zhovievaví”, ako bývali kedysi. Ak niečo nefunguje, chcú to riešiť.
Zároveň sa snažia optimalizovať všetko, čo sa dá: objednávky, faktúry, dodávky. Zjednotenie nákupného procesu, konsolidácia faktúr a efektívne nastavenie zásobovania je kľúčom k tomu, ako šetriť náklady vo firmách aj v dobe, kedy ceny všetkého stúpajú.
Prípadová štúdia: Zastrešenie zásobovania pre dve krajiny
Zákazník, ktorý má pobočky na Slovensku a v Českej republike, mal rozdielnych dodávateľov na zásobovanie v oboch krajinách. Najviac ho trápila situácia na Slovensku, kde mal problémy s jedným z dodávateľov.
Prioritou teda bolo vyriešenie problému s dodávkami na Slovensku. Zároveň chcela spoločnosť ušetriť náklady.
Adela spolu so zákazníkom zanalyzovala jeho potreby a implementovala benefity, ktoré ponúka spoločnosť Lyreco. Vďaka detailnému rozboru nákupného procesu zjednotila objednávané produkty a nastavila schvaľovací proces a budget. Vďaka tejto zmene získal zákazník prehľad o nakupovaných produktoch ako aj o výdavkoch a ušetril nemalé zdroje, ktoré môže investovať do svojho biznisu.
Aké sú podľa teba top tipy na zníženie nákladov?
Pri hľadaní riešenia pre zákazníkov uprednostňujem individuálny prístup pred univerzálnym “všeliekom” na šetrenie nákladov. Vždy odporúčam zákazníkom analýzu celého nákupného procesu od cenovej ponuky až po vystavenie faktúry. Často prechádzame položku po položke a analyzujeme spätne už doručené objednávky.
- Aké majú podmienky nákupu?
- Aké produkty a ako často nakupujú? Vyhovujú tieto produkty potrebám zákazníka?
- Vedia nahradiť značkové produkty rovnako efektívnymi neznačkovými alternatívami?
Už pri prvotnej analýze mám v hlave nápady, čo a ako by sa dalo nastaviť a zmeniť. Samozrejme, častokrát treba produkty najskôr otestovať, najmä ak ide napríklad o čistiacu chémiu, hygienický spotrebný materiál alebo tonery či papier. Preto je súčasťou tohto procesu aj vzorkovanie - zákazník dostane vzorky možných alternatív a na základe skúseností s produktom sa rozhodne, či si vyberie alternatívu alebo ostane pri overenom produkte.
Prípadová štúdia: Alternatívne produkty
Zákazník, ktorý vlastní kancelárske priestory ako aj výrobné haly, oslovil Adelu kvôli trojnásobnému nárastu nákladov u svojho zazmluvneného dodávateľa.
Po analýze objednávaných produktov z rôznych kategórii dokázala Adela zákazníkovi ponúknuť alternatívne produkty rovnakej kvality za výhodnejších cenových podmienok. Hoci vo svete riešení pre pracoviská dochádza k neustálemu nárastu cien, ušetril zákazník zmenou dodávateľa nemalé náklady.
Zistiť viac o produktoch značky Lyreco
1. Porovnávajte ceny
Spravte audit vašich prevádzkových nákladov a výdavkov, či už za tovar alebo služby. Často stačí zmeniť dodávateľa služieb alebo zásobovania, poprípade konsolidácia objednávok. Táto zmena vám môže ušetriť niekoľko stoviek eur ročne.
2. Neznačkové nerovná sa nekvalitné!
Nakupujte alternatívy ku značkovým produktov. Častokrát sú rovnako efektívne ako produkty od výrobcov zvučných mien. Ak je to pre vás výhodné a máte dostatočné skladovacie priestory, investujte to koncentrátov a veľkých balení.
3. Investujte do technológií
Automatizácia nešetrí iba čas vašich zamestnancov, ale zvyšuje ich produktivitu. Zbavte sa papierov a prejdite na virtuálne úložiská.
Náš tip: Ak potrebujete mať vždy po ruke tlačenú kópiu dokumentu, zalaminujte si ho! Tým pádom ho môžete používať dlhšie a nehrozí poškodenie. Zároveň nemusíte vždy tlačiť novú kópiu toho istého dokumentu, čím šetríte spotrebný materiál.
4. Buďte EKO
Nahraďte bežné žiarovky LED-kovými. Vymeňte 10-ročnú chladničku za novší model s nižšou spotrebou. Recyklujte - náplne do tlačiarní, batérie, elektroniku...
Pokračovať v čítaní
3 kroky pre kontrolu vašich nákladov
Výhody pre zákazníkov v digitálnej ére?
