Archiwizacja

Porządek w dokumentach to sprawna organizacja pracy biura

Sprytne posegregowanie i zabezpieczenie umów, teczek personalnych, raportów, faktur itp. sprawia, że możesz łatwo i szybko dotrzeć do informacji, których potrzebujesz. I choć nowoczesna archiwizacja dokumentów sięga również po rozwiązania cyfrowe, warto zatroszczyć się o sprawną organizację ich papierowej wersji.

Jak archiwizować dokumenty? Pomogą Ci w tym nowoczesne akcesoria biurowe z oferty Lyreco!

Aby zorganizować swoje archiwum, potrzebujesz przemyślanego systemu. Zgodnie z nim poukładasz dokumenty na półkach. Posegreguj je np. alfabetycznie, chronologicznie lub rzeczowo – wybierz jeden układ i trzymaj się go konsekwentnie. Gdy już wiesz, jak to zrobić – czas wybrać materiały, które Ci w tym pomogą.

Na „najniższym” poziomie potrzebne Ci będą koszulki oraz teczki i skoroszyty – to do nich trafią pojedyncze dokumenty.

Drugi poziom to segregatory – to one będą zawierały większe partie dokumentów – pozwolą np. na przechowywanie akt osobowych pracowników, umów lub faktur za ostatni miesiąc czy rok. Żeby jeszcze łatwiej było Ci się poruszać po ich zawartości, wyposaż się również w przekładki do segregatora.

Trzeci poziom to pudła do przechowywania – do nich trafią dokumenty, które musisz przechowywać z uwagi na przepisy prawa, ale których nie potrzebujesz na bieżąco.

A co z materiałami, które chcesz mieć pod ręką – np. aby móc je zabrać na spotkanie z klientem? Do ich przechowywania mogą Ci posłużyć np.  specjalne teczki ofertowe lub harmonijkowe czy też foldery na dokumenty.

Przydadzą się również drukarki etykiet, a także wizytowniki. Na Lyreco.pl czekają na Ciebie wszystkie te akcesoria i więcej.