Die Wahl eines Aktenvernichters sollte keine langwierige und mühsame Lebensentscheidung sein. Allerdings haben die meisten Neukäufer noch nicht viel Erfahrung damit, was zu Komplikationen führen kann. Vor dem Kauf müssen Sie wissen, wo und wofür der Aktenvernichter verwendet werden soll.

1. Papierformat

Der Entscheidungsprozess bei der Auswahl eines Aktenvernichters beginnt mit der Größe des Papiers.

Die meisten Büros verwenden für die Vernichtung privater Informationen einen Aktenvernichter, der Blätter im A4-Format aufnimmt. A4-Aktenvernichter können auch A3-Papier vernichten, wenn es in der Mitte gefaltet ist. Achten Sie jedoch darauf, wie viele Blätter Sie hineinlegen – ein zur Hälfte gefaltetes A3-Papier ergibt 2 A4-Blätter. Wenn Sie wissen, dass Sie regelmäßig und in großen Mengen A3-Dokumente vernichten müssen, empfehlen wir Ihnen den Kauf eines Aktenvernichters mit manueller Zuführung und einem größeren Einzug zu erwägen.

2. Größe des Aktenvernichters

Hand in Hand mit der Frage nach der Papiergröße geht die Frage nach der Größe des Einzugs und das Volumen des Auffangbehälters.

Wenn Sie kleine Papiermengen vernichten wollen, reicht ein einfacher, schmaler Einzug am Aktenvernichter aus. Allgemein gilt:

Wie groß soll der Auffangbehälter des Aktenvernichters sein?

Aktenvernichter werden auch nach dem Volumen des Auffangbehälters ausgewählt. Es ist besser auf das Fassungsvermögen der zerkleinerten Blätter im Auffangbehälter, als auf das Gesamtvolumen des in Litern zu achten. Beachten Sie, je höher die Sicherheitsstufe, desto kleiner die Partikel und desto größer die Kapazität der geschredderten Blätter im Behälter.

3. Schnittart

Wenn es um die Wahl zwischen Aktenvernichtern geht, ist die Schnittart einer der zu berücksichtigenden Faktoren.

Wenn Sie gedacht haben, dass diese Geräte Ihre Dokumente einfach nur in gerade vertikale Streifen schneiden, liegen Sie völlig falsch. Geräte mit Streifenschnitt erzeugen lange gerade Schnitte. Kreuzschnitte sorgen für mehr Vertraulichkeit beim Zerkleinern, indem die Streifen in kleinere Stücke geschnitten werden.

Der Mikroschnitt übernimmt das Konzept des Querschnitts, entwickelt diesen weiter und führt zu wesentlich kleineren Stückchen. Das Ergebnis ist eine hochsichere Zerkleinerung, die das Papier in Partikel statt in Stücke zerschneidet.

Ihre Bedenken hinsichtlich einer Datenschutzverletzung bestimmen das Sicherheitsniveau, das Sie benötigen.

Sicherheitsstufe

Je nachdem, für welche Abteilung der Aktenvernichter bestimmt ist, können Sie leicht bestimmen, welche Sicherheitsstufe Sie benötigen. Für ein Standardbüro genügt die Stufe P-3 bis P-5. Für Finanzabteilungen sind Aktenvernichter der Stufe P-6 ideal und für den HR-Bereich wählen Sie einen Aktenvernichter mit der höchsten Sicherheitsstufe wegen der Arbeit mit personenbezogenen Daten.

4. Geschwindigkeit des Aktenvernichters

Aktenvernichter sollen Ihnen zu Hause oder im Büro Zeit und Mühe sparen. Und ein großer Teil dieses Komforts liegt in der Geschwindigkeit.

Manuelle Aktenvernichter oder mit automatischem Einzug?

Die Wahl zwischen einem Aktenvernichter mit manuellem oder automatischem Einzug hängt von mehreren Faktoren ab. Dazu gehören zum Beispiel, wie viel Zeit Sie bereit sind, dem Vernichten zu widmen und wie schnell Sie Dokumente vernichten müssen. Der Aktenvernichter mit automatischer Befüllung erledigt praktisch alles für Sie.

Aktenvernichter mit automatischer Zuführung

Aktenvernichter mit automatischer Zuführung ermöglichen es Ihnen, ganz einfach einen ganzen Stapel Papier in den Aktenvernichter einzulegen, und Sie müssen die Blätter nicht einzeln einlegen. Dies wird als „freihändige“ Aktenvernichtung bezeichnet. Aktenvernichter mit automatischer Zuführung sparen bis zu 98 % Zeit gegenüber manuellen Modellen.

Aktenvernichter mit manueller Zuführung

Bei Aktenvernichtern mit manueller Zuführung muss der Benutzer Dokumente manuell eingeben. Sie können ein größeres Papiervolumen auf einmal verarbeiten. Sie haben einen langen Aktenvernichtungszyklus und sind mit Anti-Papierstau-Technologie ausgestattet, sodass Sie sich keine Gedanken über erzwungene Aktenvernichtungsunterbrechungen machen müssen.

Laufzeit

Die meisten modernen Aktenvernichter haben eine bestimmte Laufzeit, das bedeutet sie können bis zu einer bestimmten Zeit kontinuierlich laufen. Sie müssen dann abgekühlt werden, damit die Maschine ihren Betriebszustand aufrechterhält. Diese Zyklen dauern von zwei Minuten bis zu mehr als einer Stunde, je nach Marke und Größe des Aktenvernichters. Informieren Sie sich im Vorfeld, damit Sie nicht unangenehm überrascht sind, wenn sich das Gerät auf einmal ausschaltet.

Die Messer erhitzen sich während des Schneidvorgangs, daher haben Aktenvernichter eine bestimmte Zeitspanne, in der sie schreddern können und man muss ihnen folgend Zeit zum Abkühlen geben. Die Wahl eines Aktenvernichters hängt also auch davon ab, wie oft Sie zerkleinern müssen.

Es wird nicht empfohlen, die Zerkleinerungszykluszeit zu überschreiten. Dies kann den Schneidmechanismus des Aktenvernichters beschädigen und dauerhafte Schäden verursachen.

Die meisten Hersteller haben die technischen Daten ihrer Aktenvernichter auf Papier mit einer Qualität von 70 g/m2 eingestellt, obwohl die meisten Standardpapiere 80 g/m2 haben. Sie müssen also die Angaben aus den technischen Parametern mit 0,875 multiplizieren, um den Aktenvernichter nicht unnütz zu überlasten. Beim Schreddern entsteht Wärme, sie ist zwar gering, aber Sie sollten das Gerät dennoch einige Zentimeter von Wänden oder Möbeln entfernt aufstellen.

5. Geräuschpegel

Aktenvernichter sind von Natur aus laut. Daran führt kein Weg vorbei - es sind Maschinen voller beweglicher Teile, deren einzige Aufgabe es ist, Dokumente in kleine Teile zu zerschneiden und zu zerreißen. Egal für welche Marke Sie sich entscheiden, der Aktenvernichter wird einen gewissen Geräuschpegel verursachen.

Wenn Sie bereit sind zu investieren, haben Sie gute Chancen, ein Gerät mit Lärmschutz zu finden. Es gibt einige Spitzen-Aktenvernichter, die sich durch einen leisen Betrieb auszeichnen.

6. Sicherheitselemente

Sicherheitselemente können ein wichtiger Faktor bei der Auswahl eines Aktenvernichters sein. Wenn Sie kleine Kinder haben, die in der Nähe des unbeaufsichtigten Aktenvernichters gefährdet sein könnten, kann ein wenig Sicherheit einen großen Unterschied ausmachen.

Schutzabdeckungen sind bei den meisten Aktenvernichtern Standard und helfen, die Finger aus den Gefahrenzonen fernzuhalten. Teurere Aktenvernichter können Lasersensoren zur Fingererkennung haben und die Messer stoppen, bevor es zu Unfällen kommt.

7. Fortgeschrittene Funktionen

Nur weil Sie einen Aktenvernichter kaufen, heißt das natürlich nicht, dass Sie nur einen Aktenvernichter kaufen müssen. Viele dieser Geräte verfügen über eine Reihe von erweiterten Funktionen, um Ihre Arbeit zu vereinfachen und Ihr Aktenvernichtungserlebnis zu verbessern. Einige von ihnen beinhalten:
• Schreddern von Kreditkarten und Büroklammern
• Anti-Papierstau-Technologie - diese Technologie verhindert Papierstaus, so dass Sie ohne Unterbrechung schreddern können
• einen Timer, der die verbleibende Zeit bis zur Überhitzung anzeigt
• ausziehbare Körbe, die ziemlich gewöhnlich sind

8. Energieeffizienz

80 % der Energie für den Betrieb eines Aktenvernichters wird während des Betriebs verbraucht.

Um einen besseren Stromverbrauch zu erzielen, sollten Sie sich für einen Aktenvernichter entscheiden, der während des Betriebs, sowie wenn er nicht in Betrieb ist, wenig Energie verbraucht.

Vergessen Sie nicht, sich um Ihren Aktenvernichter zu kümmern

Aktenvernichter müssen gelegentlich geschmiert werden, hierzu dient Öl für Aktenvernichter (oder Ölpapier). Dieser Vorgang dauert nur wenige Minuten und ist nach abhängig von der Belastung und Leistung des Geräts zu wiederholen.

Für kleine Aktenvernichter ist Ölpapier ideal, da sie keinen Ölbehälter haben. Großvolumige Aktenvernichter können mit einem Ölbehälter ausgestattet sein und werden automatisch geschmiert. Viele Reklamationen sind auf vernachlässigte Wartung zurückzuführen, nicht auf einen Fehler des Aktenvernichters.