Laat meetings werken
Er wordt op de werkvloer veel geklaagd over vergaderingen. Te veel, te lang, niet efficiënt, … Noem het maar op. De gemiddelde werknemer spendeert zo’n 21% van zijn/haar tijd in vergaderingen. Concreet betekent dit dus dat heel wat mensen het gevoel hebben dat ze een kwart van hun tijd op het werk verspillen aan vergaderen. Toch kunnen vergaderingen heel nuttig zijn, als je het op de juiste manier aanpakt. En dat doe je zo:
Voorafgaand aan de vergadering
1. Formuleer het doel van je vergadering
Efficiënt vergaderen, dat is ook efficiënt communiceren. Waarom kom je samen? Wie neemt deel aan de vergadering? Dient deze vergadering om aftastend te polsen en te informeren naar mogelijkheden? Of verwacht je een duidelijke beslissing? Maak dit vooraf duidelijk in de uitnodiging.
Tip: Hoe meer deelnemers, hoe moeilijker de discussie zal verlopen en hoe groter de kans dat er afgeweken wordt van de vooropgestelde inhoud en doelstellingen van de meeting. Wees daarom selectief bij het uitnodigen van deelnemers. Wie is essentieel in deze fase van je project? Met een kleiner deelnemersaantal bevorder je bovendien actieve participatie.
2. Stel een agenda op & communiceer deze
Nodig al je gesprekspartners uit om hun agendapunten te delen en breng dit vooraf samen tot een logisch geheel. Zo is iedereen goed op de hoogte, verspil je geen tijd en kunnen de deelnemers zich voorbereiden. Bovendien heb je dit agenda-overzicht nodig om je timing op af te stemmen. Teveel onderwerpen? Dan heb je misschien een langere of een tweede vergadering nodig.
Tip: Neem niet deel aan meetings zonder agenda – die zijn een ‘waste of time’
3. Leg een start- en eind uur vast
Wanneer je weet dat er nog 5 agendapunten te bespreken zijn, kan een strak einduur helpen om discussies tijdig af te ronden en bij de essentie te blijven. Plan 5 minuten voor het einduur meteen een nieuwe afspraak wanneer nodig, of overloop de volgende stappen.
4. Iedereen zijn of haar taak.
Spreek nog voor je met vergaderen start af wie notuleert en wie de vergadering leidt. Dit kan gedaan worden door twee verschillende personen, dat werkt efficiënter. Maak meteen afspraken over wie welke actiepunten zal uitvoeren en noteer deze in het verslag.
Tip: Wanneer je vooraf een agenda deelt, wijs je de deelnemers erop dat je verwacht dat zij voorbereid naar de meeting komen. Zo kan iedereen de nodige informatie verzamelen om actief deel te nemen.
Tijdens de vergadering
5. Formuleer actiepunten
Begin de meeting met een overzicht van alle onderwerpen en actiepunten van de voorgaande meeting. Als alles goed is gelopen heeft iedereen zijn taken uitgevoerd of voorbereid. Wanneer iemand een deadline niet gehaald heeft of wanneer er onduidelijkheid is over de status, dan moet deze persoon eerst de status van dit actiepunt bespreken. Zo blijft het hele team op de hoogte van de stand van zaken.
TIP: De verantwoordelijke kan best vóór aanvang van de volgende meeting iedereen eraan herinneren om het overzicht van actiepunten aan te vullen. De kans dat deelnemers een actiepunt vergeten wordt zo kleiner.
6. Blijf bij de les
Bespreek enkel wat relevant en zinvol is en een meerwaarde biedt aan jouw team of collega’s. Want: time is money! Om vlot te vergaderen vermijd je ruis zoals nodeloos uitweiden, klagen zonder doel of in geuren en kleuren beschrijven hoe je slaagde in jouw eigen opdracht. Hou het bij de feiten.
TIP: Spreek een signaal af dat iedereen kan gebruiken wanneer men merkt dat er te hard wordt afgeweken, of te veel in detail wordt gegaan. Wanneer nodig maak je een notitie om een andere meeting in te lassen over een specifiek onderwerp.
7. Zo ga je om met ‘extra agendapunten’
Sluit standaard elke efficiënte vergadering af met een AOB. ‘All Other Business’ stelt je in staat je aan de agendapunten te houden. Het dient voor alles wat er tijdens de vergadering plots bij komt maar vooraf niet voorzien was. Op het einde van de meeting kunnen deze onderwerpen besproken worden. Is hier echter te weinig tijd voor, dan kan gekozen worden om dit een plekje te geven op een volgende vergadering.
8. Realistische afspraken maken
Als je met een groot team samenwerkt en iedereen doet wat hij of zij belooft, kan je bergen verzetten. Want afspraken maken is één ding maar deze ook uitvoeren iets heel anders. Maak samen plannen, spreek doelen af en maak deze meteen meetbaar. Zo kan je steeds terugblikken en weten wat jullie behaald hebben.
Efficiënt vergaderen doe je met de 3 W’s. Je kan ze handig in een overzicht gieten met 3 kolommen: wie doet wat tegen wanneer. Je vraagstelling begint in het midden: daar zet je de taak zelf. Rechts wanneer deze taak volbracht moet zijn. En links noteer je wie de taak op zich neemt.
TIP: Iemand steeds te laat? Ga er niet vanuit dat hij of zij het met opzet doet. Maar spreek je collega wel meteen aan om ergernis te minimaliseren.
9. Sharing is caring
Deel het overzicht van de actiepunten samen met de notities van de vergadering na afloop meteen met je collega’s. Zo verlies je geen kostbare tijd en kan iedereen meteen in actie schieten wanneer het nog fris in het geheugen zit. Bij een volgende vergadering start je opnieuw met het overzicht en kan je taken afvinken of toevoegen.
TIP: Centraliseer alle notities en actiepunten in één map. Zo kan iedereen het telkens makkelijk terugvinden.
