Az iratmegsemmisítő gép kiválasztása ne legyen hosszadalmas és fárasztó döntés. A legtöbb új vásárlónak azonban nincs sok tapasztalata ezzel kapcsolatban, ami bonyodalmakhoz vezethet. Vásárlás előtt tudnia kell, hogy hol és mire fogja használni az iratmegsemmisítőt.

1. Papírméret

Az iratmegsemmisítő kiválasztásának folyamata a papír méretével kezdődik.

Az irodák többsége A4-es méretű iratokhoz való iratmegsemmisítő gépet használ a személyes iratok megsemmisítésére. Az A4-es iratmegsemmisítők félbehajtott A3-as papírokat is képesek felaprítani. Vigyázzon azonban, hány lapot tesz bele - az A3-as papír félbehajtva két A4-es lapot jelent. Ha tudja, hogy rendszeresen és nagy mennyiségben kell A3-as dokumentumokat aprítania, javasoljuk, hogy fontolja meg egy szélesebb nyílású, kézi adagolású iratmegsemmisítő megvásárlását.

2. Az iratmegsemmisítő mérete

A papírméret kérdése együtt jár a tálca méretének és a hulladékgyűjtő térfogatának kérdésével.

Ha kisebb papírkötegeket szokott aprítani, elegendő egy egyszerű, keskeny bemenettel rendelkező iratmegsemmisítő. Általánosságban érvényes:

Mekkora legyen az iratmegsemmisítő kosara?

Az iratmegsemmisítő kiválasztásának egyik szempontja a kosár űrtartalma. Jobb, ha a szemetesben lévő aprított lapok kapacitását nézi, mint a szemetes teljes térfogatát literben. Vegye figyelembe, hogy minél nagyobb az iratmegsemmisítő titkosítási szintje, annál kisebbek a részecskék, és annál nagyobb a felaprított lapkapacitás a tárolóban.

3. A vágás típusa

Amikor az iratmegsemmisítők közötti választásról van szó, az egyik megkülönböztető tényező a vágás típusa.

Ha azt gondolnánk, hogy ezek a gépek egyszerűen csak egyenlő szélességű függőleges csíkokra vágják a dokumentumokat, nagyot tévednénk. A szalagvágók hosszú egyenes vágásokat készítenek. A harántirányú vágások biztonságosabbá teszik az iratmegsemmisítést a kisebb darabokra vágással.

A mikrovágás a keresztvágás koncepcióját továbbfejlesztve sokkal kisebb darabokra vágja a papírt. Az eredmény egy rendkívül biztonságos aprítás, amely a papírt darabok helyett részecskékre vágja.

A személyazonosság-eltulajdonítással kapcsolatos aggályai határozzák meg, hogy milyen szintű biztonságra van szüksége.

Titkosítási szint

Attól függően, hogy az iratmegsemmisítő melyik osztályon kerül elhelyezésre, könnyen meghatározhatja, hogy milyen titkosítási szintre van szüksége. Egy szabványos irodában még a P-3-tól P-5-ig terjedő titkosítási szintnek megfelelő iratmegsemmisítő is elég. A pénzügyi osztályra a P-6 titkosítású iratmegsemmisítők ideálisak, a humánerőforrás (HR) osztályra pedig válassza a lehető legmagasabb titkosítású iratmegsemmisítőt, a személyes adatokkal folytatott munka miatt.

4. Az iratmegsemmisítő sebessége

Az iratmegsemmisítőket úgy tervezték, hogy időt és energiát takarítsanak meg Önnek otthon vagy az irodában. És ennek a kényelemnek nagy része a gyorsaságban rejlik.

Kézi adagolású vagy automata iratmegsemmisítők?

A kézi vagy automatikus adagolású iratmegsemmisítő kiválasztása több tényezőtől függ. Ezek közé tartozik például, hogy mennyi időt szán az iratmegsemmisítésre, és milyen gyorsan kell az iratokat felaprítania. Az automata adagolású iratmegsemmisítő szinte bármit megtesz ön helyett.

Automata adagolású iratmegsemmisítő

Az automatikus töltési funkcióval rendelkező iratmegsemmisítőkbe egy egész köteg papír behelyezhető anélkül, hogy a lapokat egyesével kellene adagolni. Ezt nevezik „hands free” iratmegsemmisítésnek. Az automatikus adagolású iratmegsemmisítők akár 98%-os időmegtakarítást eredményeznek a kézi adagolású modellekhez képest.

Kézi adagolású iratmegsemmisítő

A kézi töltésű iratmegsemmisítőknél a papírlapokat a felhasználó egymás után, kézzel adagolja. Egyszerre nagyobb mennyiségű papír feldolgozására is alkalmas. Hosszú az aprítási ciklusuk és elakadásgátló technológiával rendelkeznek, így nem kell aggódnia az aprítási folyamat kényszerű megszakításai miatt.

Üzemidő

A legtöbb modern iratmegsemmisítő meghatározott üzemidővel rendelkezik, ami azt jelenti, hogy egy előre meghatározott időpontig folyamatosan működhet. Ezt követően le kell hűlnie, hogy a berendezés megőrizze üzemképességét. Ezek a ciklusok az iratmegsemmisítő gép márkájától és méretétől függően, két perctől több mint egy óráig terjednek. Ellenőrizze előre a kiválasztott iratmegsemmisítőt, hogy ne érje kellemetlen meglepetésként a gép váratlan kikapcsolása.

A pengék a papír aprítása során felmelegednek, ezért az iratmegsemmisítőknek van egy bizonyos időintervallumuk, amelyen belül képesek aprítani, majd időt kell hagyni nekik a lehűlésre. Az iratmegsemmisítő kiválasztásánál azt is figyelembe kell venni, milyen gyakran van szüksége iratmegsemmisítésre.

Nem ajánlott túllépni az aprítási ciklus időintervallumát. Ez károsíthatja az aprítógép vágószerkezetét és maradandó károsodást okozhat.

A legtöbb gyártó az iratmegsemmisítő műszaki adatait 70 g/m2 papírminőségre állítja be, annak ellenére, hogy a legtöbb szabványos papír súlya 80 g/m2. A specifikációs számot tehát meg kell szoroznia 0,875-tel, hogy elkerülje az iratmegsemmisítő túlterhelését. Az iratok aprítása közben hő keletkezik, ami ugyan minimális mennyiségű, ennek ellenére javasolt, hogy az iratmegsemmisítőt néhány centiméterrel távolabb helyezze el a falaktól vagy bútoroktól.

5. Zajszint

Az iratmegsemmisítők természetüknél fogva zajosak. Ezt nem lehet elkerülni - ezek a gépek számos mozgó alkatrészt tartalmaznak, amelyeknek egyetlen feladata, hogy papírlapokat vágjanak és tépjenek. Bármelyik márkát is választja, az aprítógép bizonyos mértékű zajt fog csapni.

Ha hajlandó befektetni, akkor jó eséllyel találhat zajcsökkentővel ellátott készüléket. Van néhány csúcsminőségű iratmegsemmisítő, amely csendes működéssel büszkélkedhet.

6. Biztonsági elemek

Az iratmegsemmisítő kiválasztásakor fontos tényező lehet a biztonsági funkció. Ha kisgyermekei vannak, akik veszélyben lehetnek felügyelet nélkül egy iratmegsemmisítő közelében, egy kis biztonság nagy különbséget jelenthet.

A legtöbb iratmegsemmisítőn alapfelszerelés a biztonsági védőburkolat, amely segít távol tartani az ujjakat a veszélyes zónáktól. A drágább iratmegsemmisítők lézeres érzékelőket használnak az ujjak észlelésére, és leállítják a pengéket, mielőtt azok sérülést okozhatnának.

7. Speciális funkciók

Az, hogy iratmegsemmisítőt vásárol, természetesen nem azt jelenti, hogy „csak” egy iratmegsemmisítőt vásárol. Számos egység több fejlett funkcióval rendelkezik, amelyek egyszerűsítik a munkát és javítják az aprítás élményét. Néhány ezek közül:
• bankkártyák és gemkapcsok aprítása
• Anti-Jam technológia - megakadályozza a papír elakadását, így az iratmegsemmisítést megszakítás nélkül végezheti
• időzítő, amely a túlmelegedésig hátralévő időt mutatja
• kihúzható kosár, amelyek viszonylag gyakori.

8. Energiatakarékosság

Az iratmegsemmisítő az energia 80%-át használat közben fogyasztja.

Az alacsonyabb energiafogyasztás elérése érdekében keressen olyan iratmegsemmisítőt, amely használat közben és üzemen kívül is prioritásként kezeli az energiatakarékosságot.

Ne feledje karbantartani iratmegsemmisítőjét

Az iratmegsemmisítők időnként olajozást igényelnek, amelyet iratmegsemmisítők kenésére alkalmas olajjal (vagy olajpapírral) kell elvégezni. Ez a feladat néhány percet vesz igénybe és az iratmegsemmisítő terhelésétől és teljesítményétől függően időnként meg kell megismételni.

A kisméretű iratmegsemmisítők kenésére az olajpapírok ideálisak, mivel ezeknek a készülékeknek nincs olajtartálya. A nagy kapacitású iratmegsemmisítők olajtartállyal rendelkezhetnek, és a kenésük automatikusan történik. Számos hiba csak a karbantartás elhanyagolásából adódik, nem pedig az iratmegsemmisítő meghibásodásából történik.