Une approche progressive visant l’optimisation des performances..

Dans certains cas, la meilleure méthode pour planifier et optimiser les étapes d’un processus consiste à les visualiser. L’organigramme fonctionnel vous permet d’identifier facilement les tenants et les aboutissants de votre système..

Vous souhaitez savoir comment déployer ou améliorer un système ? Avec l’organigramme fonctionnel, schématisez votre processus et détaillez la réalisation d’une tâche particulière. Commencez par rassembler une petite équipe qui maîtrise le processus, trouvez un espace mural adapté, apportez du matériel pour écrire et référez-vous aux indications suivantes :

Expliquez chaque forme afin de clarifier votre schéma :

a. Les cercles allongés symbolisent le début et/ou la fin d’un processus
b. Les rectangles représentent des instructions ou des actions
c. Les losanges désignent les décisions à prendre

Ces symboles seront reliés l’un à l’autre par le biais de flèches, qui indiqueront le sens du processus.

Demandez à votre équipe d’identifier l’élément central de l’organigramme. Entendez-vous mettre sur pied un réseau de distribution ? Ou encore un mécanisme de validation ? Placez cette composante au-dessus de votre schéma et invitez chaque membre de l’équipe à prendre note des principales étapes menant à la réalisation de l’objectif principal.

Commencez votre schéma en dessinant un cercle allongé sur une note Post-it® et indiquez-y « Début ».

Passez à la première action/question et utilisez le rectangle ou le losange, en fonction de votre plan d’action. Écrivez l’action/la question et reliez-la au cercle allongé « Début » au moyen d’une flèche (astuce : utilisez un rouleau d’étiquettes Super Sticky Post-it® pour créer vos flèches, pour plus de flexibilité au cas où vous modifieriez votre schéma).

Procédez ainsi pour tout votre processus. Placez vos actions et vos décisions dans leur ordre d’apparition, ainsi que les conséquences en découlant. Certaines peuvent entraîner deux résultats différents (voire plus), menant à différentes voies – n’oubliez pas de les représenter. Reliez toutes les actions et décisions au moyen d’une flèche.

Une fois l’opération terminée, placez un cercle allongé et indiquez-y « Fin ».

Demandez à votre équipe d’examiner l’organigramme. Propose-t-il des stratégies d’amélioration de votre processus ? Des étapes doivent-elles être ajoutées ? Les personnes se sont-elles vu attribuer les missions adéquates ? L’organigramme vous permet désormais de dégager de nouvelles perspectives d’amélioration de vos activités.