Source unique: une solution propre pour les CFF
Depuis fin mars 2020, les CFF achètent leurs consommables des deux gammes produits de nettoyage et d’entretien ainsi que le papier hygiénique auprès de Lyreco. La collaboration résulte d’un processus d’appel d’offres public complexe, par lequel nous avons réussi à convaincre en tant que partenaire engagé et fournisseur unique fiable.
Les CFF tiennent beaucoup à ce que les processus au sein de l’entreprise soient constamment optimisés ainsi qu’à ce que les coûts et les ressources soient engagés de manière pertinente. L’objectif majeur des achats stratégiques de consommables consiste tout aussi en une analyse, une adaptation et une planification régulière des processus, afin qu’aucun frais ou retard inutile ne se produise. Par ailleurs, on vise à répondre aux hautes exigences en matière de durabilité et sécurité.
Photo: Schweiz Bahnhof Genf / Keystone-SDA /Laurent Gillieron
L’idée d’un approvisionnement de consommables consiste souvent à simplifier les processus et à standardiser les produits. C’est-à-dire qu’on s’écarte de solutions spéciales extrêmes pour s’approcher d’un catalogue avec peu de produits qui soient largement applicables et qui puissent être utilisés par tous les départements au cœur des CFF dans toute la Suisse.
Regroupement des volumes et droit des marchés publics
Surtout en ce qui concerne les produits de nettoyage et d’entretien ainsi que le papier hygiénique, dont la valeur est souvent plutôt faible, les CFF misent sur des processus de commande rapides et avantageux. Ce qui est efficace pour l’entreprise est le Single Sourcing ou bien la source unique: l’achat groupé d’articles appartenant au même groupe de marchandise auprès du même fournisseur. Comme ce regroupement de volume mène à des dépenses annuelles qui dépassent une certaine valeur, les CFF, en tant qu'entreprise partiellement financée par les contribuables, sont tenus de lancer un appel d'offres public. Ceux qui sont acceptés comme partenaires contractuels doivent remplir à l'avance un catalogue étendu et complexe de critères. Seuls les candidats qui satisfont entièrement aux exigences sont pris en compte dans le cycle d'évaluation suivant.
Le point de départ est le même pour tous les participants à l'appel d'offres et les exigences fixées par les CFF s'appliquent tout au long du processus.
Les attentes sont élevées
Le cahier des charges des CFF comme point de départ pour tous les participants à l'appel d'offres "produits de nettoyage et d'entretien" et "papier hygiénique" était extrêmement riche. Des directives claires n’ont pas été définies uniquement par rapport aux produits et à leur qualité, quantité, prix ou durabilité mais également des directives adressées aux fournisseurs futurs ont été fixées par rapport aux certificats souhaités, aux processus de livraison transparents, aux garanties de livraison ou par rapport au respect de certaines normes de sécurité. En particulier dans le domaine des produits de nettoyage, qui sont partiellement estimés comme marchandise dangereuse, des directives claires sont à suivre en matière de stockage professionnel, d’étiquetage ou d’un transport sûr ainsi que de composants approuvés ou de taille des conteneurs.
Photo: Schweiz Coronavirus Verkehr Locarno/ Keystone-SDA/Ti-Press/Pablo Gianinazzi
Les dispositions légales, en particulier dans le domaine des moyens de transport publics, sont très élevées. Lors de l’appel aux offres, la santé et la sécurité occupaient un rang aussi haut que l’hygiène ou la durabilité pour nous.
Sécurité, qualité et fiabilité garanties
En tout point de l’appel aux offres, Lyreco a réussi à convaincre par des concepts et des solutions réfléchis. Pour ce faire, l’équipe responsable chez Lyreco s’est pleinement engagée. Dans l’entrepôt de Dintikon, par exemple, un nouvel espace a été créé pour le stockage de la marchandise dangereuse et l’assortiment des produits actuel a été complété par de nouveaux articles spécialement destinés aux CFF. Un transport sûr des produits aux sites correspondants des CFF a également dû être assuré. Par ailleurs, tous les consommables sont marqués et étiquetés individuellement selon les directives des CFF. Ainsi, tous les employés des CFF peuvent commander les consommables nécessaires rapidement et facilement grâce au catalogue interne.
«Le feedback de nos employés concernant la livraison le lendemain est extrêmement positif. La qualité des produits est tout aussi appréciée», explique Sandro Garbely, qui était responsable de cet appel d’offres en tant qu’acheteur stratégique chez les CFF. Il recueille régulièrement les réactions des sites. Lors de l’adaptation des produits il s’attendait à des plus grandes difficultés. Depuis le début de la collaboration, les processus se déroulent sans heurts et sans incidents majeurs.
Les produits de nettoyage et d'entretien ainsi que le papier hygiénique sont principalement utilisés par les divisions Transport de passagers et Immobilier. Les consommables sont livrés à temps et conformément aux normes de sécurité spécifiées sur tous les sites souhaités dans toute la Suisse.
Pour l’engagement la notion de temps n’existe pas
Pour Sandro Garbely et ses coéquipiers, la livraison rapide et fiable est sans doute l’un des avantages majeurs de la collaboration avec Lyreco. Mais également le fait que les demandes soient prises au sérieux et que l’on puisse toujours compter sur des feedbacks rapides, même lorsqu’il s’agit de demandes spécifiques qui vont au-delà de l’appel d’offres actuel.
Le fait de n'avoir qu'un seul point de contact pour les différentes questions me soulage d'une grande partie de mon travail.
Sandro Garbely perçoit également un grand engagement ainsi que beaucoup de reconnaissance quant au partenariat entre les CFF et Lyreco. Il parle d’un engagement qui anime Lyreco même lorsque, comme dans le cas présent, la durée du contrat expire légalement au bout de cinq ans. "Le droit des marchés publics est clairement défini", explique M. Garbely. "Il ne permet pas un système de bonus et est neutre pour les anciens et les nouveaux soumissionnaires des futurs appels d'offres."
Après cinq ans, les cartes sont donc rebattues. Cela motive d'autant plus les employés dévoués de Lyreco à donner chaque jour le meilleur d'eux-mêmes.
Apropos CFF
Les CFF se considèrent comme l'épine dorsale du système de transport public suisse et transportent des personnes et des marchandises depuis plus de 100 ans. L'entreprise apporte ainsi une contribution importante à la qualité de vie et à la compétitivité de la Suisse. Depuis mars 2020, les CFF achètent les produits consommables de nettoyage et d'entretien ainsi que le papier hygiénique sous forme groupée auprès de Lyreco Suisse SA. Le contrat a une durée de cinq ans, après quoi un nouvel appel d'offres public sera organisé conformément à la législation sur les marchés publics. Un autre contrat entre les CFF et Lyreco est actuellement en vigueur pour les fournitures de bureau.
Photo: Zürich, Schweiz: Intercity Zug im Bahnhof/Keystone-SDA/Chromorange/Markus Mainka
