Single Sourcing: Eine saubere Lösung für die SBB
Seit Ende März 2020 bezieht die SBB sämtliche Verbrauchsgüter der beiden Warengruppen Reinigungs- und Pflegeprodukte sowie Hygienepapier von Lyreco. Die Zusammenarbeit ist das Resultat eines komplexen öffentlichen Ausschreibungsverfahrens, bei dem wir als engagierter Partner und zuverlässiger One-Stop-Solutions-Anbieter überzeugen konnten.
Die SBB legt grossen Wert darauf, Prozesse innerhalb des Unternehmens laufend zu optimieren sowie Kosten und Ressourcen sinnvoll einzusetzen. Auch für den strategischen Einkauf Verbrauchsgüter lautet das oberste Ziel, Abläufe regelmässig zu analysieren, anzupassen und so zu planen, dass keine unnötigen Kosten oder Verzögerungen entstehen. Daneben gilt es, hohe Ansprüche an Nachhaltigkeit und Sicherheit zu erfüllen.
Foto: Schweiz Bahnhof Genf / Keystone-SDA /Laurent Gillieron
Die Idee der Beschaffung von Verbrauchsgütern besteht oftmals darin, Verfahren zu vereinfachen und Produkte zu standardisieren. Also weg von der extremen Speziallösung hin zu einem Katalog von wenigen, breit anwendbaren Produkten, die von allen Abteilungen innerhalb der SBB schweizweit eingesetzt werden können.
Die Volumenbündelung und das Beschaffungsrecht
Insbesondere bei Reinigungs- und Pflegeprodukten sowie Hygienepapier, deren Wert oft eher gering ist, liegt der Fokus der SBB auf schlanken, kostengünstigen Bestellprozessen. Für das Unternehmen zielführend ist hierfür das Single Sourcing: der gebündelte Bezug von Artikeln innerhalb einer Warengruppe bei einem einzigen Lieferanten. Weil diese Volumenbündelung zu jährlichen Ausgaben führt, die einen bestimmen Wert übersteigen, ist die SBB als teils durch die Steuerzahler finanziertes Unternehmen dazu verpflichtet, den Auftrag öffentlich auszuschreiben. Zugelassen zur Ausschreibung sind nationale sowie internationale Unternehmen. Wer die Zusage als Vertragspartner erhält, hat im Vorfeld einen umfangreichen und komplexen Katalog an Kriterien zu erfüllen. Nur jene Bewerber, welche die Vorgaben gänzlich erfüllen, werden in der anschliessenden Bewertungsrunde berücksichtigt.
Die Ausgangslage ist für alle Teilnehmenden der Ausschreibung gleich, und die von der SBB gestellten Vorgaben gelten während des gesamten Verfahrens.
Die Erwartungen sind anspruchsvoll
Das Pflichtenheft der SBB als Ausgangslage für alle Teilnehmenden der Ausschreibung «Reinigungs- und Pflegeprodukte» sowie «Hygienepapier» war überaus umfangreich. Definiert wurden nicht nur klare Richtlinien an Produkte und deren Qualität, Menge, Preis oder Nachhaltigkeit, sondern auch Vorgaben an den zukünftigen Lieferanten bezüglich gewünschter Zertifizierungen, transparenter Lieferprozesse, Liefergarantien oder des Einhaltens bestimmter Sicherheitsvorgaben. Denn insbesondere im Bereich von Reinigungsprodukten, die teilweise als Gefahrengut eingestuft werden, sind klare Richtlinien einzuhalten: bezüglich einer fachgerechten Lagerung, Beschriftung oder eines sicheren Transports genauso wie zugelassener Inhaltsstoffe oder der Grösse von Behältern.
Bild: Schweiz Coronavirus Verkehr Locarno/ Keystone-SDA/Ti-Press/Pablo Gianinazzi
Die gesetzlichen Vorgaben insbesondere im Bereich des öffentlichen Personenverkehrs sind sehr hoch. Gesundheit und Sicherheit waren für uns bei der Auswahl der Produkte für die Ausschreibung genauso zentral wie Hygiene oder Nachhaltigkeit.
Sicherheit, Qualität und Zuverlässigkeit garantiert
In allen Punkten der Ausschreibung konnte Lyreco mit überlegten Konzepten und Lösungen überzeugen. Dafür hat das zuständige Team bei Lyreco vollen Einsatz geleistet. Für die Lagerung der Gefahrengüter beispielsweise wurde im Lager in Dintikon ein neuer, separater Bereich geschaffen und das bestehende Produktsortiment mit neuen Artikeln extra für die SBB ergänzt. Gewährleistet werden musste auch der sichere Transport der Produkte an die jeweiligen Standorte der SBB. Darüber hinaus werden sämtliche Verbrauchsgüter heute nach Vorgaben der SBB einheitlich beschriftet und etikettiert. So können alle Mitarbeitenden der SBB über deren internen Katalog die benötigten Verbrauchsgüter zeitnah und unkompliziert bestellen.
«Das Feedback unserer Mitarbeitenden zum Next-Day-Delivery ist überaus positiv. Und auch die Qualität der Produkte wird geschätzt», weiss Sandro Garbely, der als strategischer Einkäufer bei der SBB für diese Ausschreibung verantwortlich war. Er holt regelmässig die Rückmeldungen von den Standorten ab. Bei der Umstellung der Produkte hatte er mit mehr Schwierigkeiten gerechnet. Seit Beginn der Zusammenarbeit laufen die Prozesse reibungslos und ohne grosse Zwischenfälle.
Reinigungs- und Pflegeprodukte sowie Hygienepapier werden hauptsächlich von den Divisionen Personenverkehr und Immobilien genutzt. Geliefert werden die Verbrauchsgüter termingerecht und nach den vorgegebenen Sicherheitsstandards an alle gewünschten Standorte in der ganzen Schweiz.
Engagement kennt keine Zeit
Die schnelle und zuverlässige Lieferung zählt für Sandro Garbely und seine Teamkolleginnen und -kollegen sicherlich zu den grössten Vorteilen in der Zusammenarbeit mit Lyreco. Aber auch, dass Anfragen ernstgenommen werden und man jeweils mit schnellen Rückmeldungen rechnen darf. Auch dann, wenn es um spezifische Anfragen geht, die über die aktuelle Ausschreibung hinausgehen.
Dass ich nur einen Ansprechpartner für unterschiedliche Anliegen habe, entlastet mich bei meiner Arbeit enorm.
Auch nimmt Sandro Garbely ein grosses Engagement wahr sowie viel Wertschätzung bezüglich der Partnerschaft zwischen der SBB und Lyreco. Dabei spricht er ein Engagement an, das Lyreco selbst dann antreibt, wenn die Vertragsdauer wie in diesem Fall nach fünf Jahren rechtlich automatisch ausläuft. «Das Beschaffungsrecht ist klar definiert», erklärt Garbely. «Es erlaubt kein Bonussystem und ist neutral gegenüber alten und neuen Bewerbern von zukünftigen Ausschreibungen.»
Nach fünf Jahren werden die Karten also neu gemischt. Das motiviert die engagierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Lyreco umso mehr, täglich ihr Bestes zu geben.
Über die SBB
Die SBB versteht sich als das Rückgrat des Schweizer ÖV-Systems und transportiert seit über 100 Jahren Menschen und Güter. Damit leistet das Unternehmen einen wichtigen Beitrag an die Lebensqualität und Wettbewerbsfähigkeit der Schweiz. Seit März 2020 bezieht die SBB die Verbrauchsgüter Reinigungs- und Pflegeprodukte sowie Hygienepapier gebündelt bei der Lyreco Switzerland AG. Der Vertrag läuft über fünf Jahre, danach findet eine neue öffentliche Ausschreibung gemäss öffentlichem Beschaffungsrecht statt. Ein weiterer Vertrag zwischen der SBB und Lyreco besteht aktuell auch im Bereich der Büroartikel.
Bild: Zürich, Schweiz: Intercity Zug im Bahnhof/Keystone-SDA/Chromorange/Markus Mainka
