Déclaration de protection des données de Lyreco Switzerland SA

Votre confiance est importante pour nous, c'est pourquoi nous prenons au sérieux le thème de la protection des données chez Lyreco Switzerland SA et veillons à la sécurité correspondante. Il va de soi que nous respectons les dispositions légales de la loi fédérale sur la protection des données (LPD), de l'ordonnance relative à la loi fédérale sur la protection des données (OLPD), de la loi sur les télécommunications (LTC) et d'autres dispositions relatives à la protection des données éventuellement applicables en vertu du droit suisse ou européen, notamment le règlement général sur la protection des données (RGPD).

Pour toute question concernant la présente déclaration de protection des données ou le traitement de vos données personnelles, ainsi que pour toute question spécifique relative à la protection des données, vous pouvez nous contacter comme suit: Lyreco Switzerland SA, Riedstrasse 4, 8953 Dietikon, ch.dataprotection@lyreco.com.

Lyreco Switzerland SA est également le responsable du traitement conformément à l'article 4, paragraphe 7 du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Pour savoir quelles données personnelles nous collectons auprès de vous et à quelles fins nous les utilisons, veuillez prendre connaissance des informations ci-dessous.

1. Données transmises

Vous nous communiquez souvent vous-même des données personnelles, par exemple lorsque vous nous transmettez des données ou communiquez avec nous. En particulier, vous nous communiquez souvent vous-même des données de base, des données contractuelles et des données de communication. Vous nous communiquez également souvent vous-même des données relatives aux préférences.

Vous nous fournissez vous-même des données personnelles, par exemple dans les cas suivants:

• Vous créez un compte client; pour pouvoir passer des commandes dans la boutique en ligne, vous devez demander l'ouverture d'un compte client. Lors de l'enregistrement pour un compte client, nous collectons les données suivantes:

- Nom de l'entreprise

- Prénom et nom de la personne de contact

- Adresse de l'entreprise

- Adresse de livraison

- Adresse de facturation

- Numéro de téléphone

- Adresse électronique

- Nom d'utilisateur

- Mot de passe

La collecte des données a pour but de mettre à la disposition du client un accès direct, protégé par un mot de passe, à ses données de base enregistrées chez nous. Le client peut y consulter ses commandes terminées et en cours ou gérer ou modifier ses données personnelles.

• Vous participez à un jeu ou à un concours;
• Vous vous adressez à notre service clientèle;
• Vous vous inscrivez à d'autres offres, par exemple à notre newsletter.

En règle générale, la mise à disposition de données personnelles est volontaire, c'est-à-dire que vous n'êtes généralement pas obligé de nous communiquer des données personnelles. Toutefois, nous devons collecter et traiter les données personnelles qui sont nécessaires à l'exécution d'une relation contractuelle et à l'accomplissement des obligations qui y sont liées ou qui sont prescrites par la loi, par exemple les données de base et les données contractuelles obligatoires. Dans le cas contraire, nous ne pouvons pas conclure ou poursuivre le contrat en question.

Si vous nous transmettez des données sur d'autres personnes (par exemple des membres de votre famille), nous partons du principe que vous êtes autorisé à le faire et que ces données sont exactes. Veuillez également vous assurer que ces autres personnes ont été informées de la présente déclaration de confidentialité.

2. Données collectées

Nous pouvons également collecter nous-mêmes ou de manière automatisée des données personnelles vous concernant, par exemple lorsque vous faites des achats chez nous, utilisez nos offres ou avez recours à nos services. Il s'agit souvent de données comportementales et transactionnelles ainsi que de données techniques (par exemple, l'heure à laquelle vous consultez notre site web).

Nous collectons par exemple de manière autonome des données personnelles vous concernant dans les cas suivants:

• Vous commandez un produit dans notre boutique en ligne;
• Vous visitez notre site web; lorsque vous visitez notre site web, nos serveurs enregistrent temporairement chaque accès dans un fichier journal. Les données techniques suivantes sont enregistrées par nos soins sans que vous ayez à intervenir, comme c'est le cas pour toute connexion à un serveur web:

- l'adresse IP de l'ordinateur demandeur

- le nom du propriétaire de la plage d'adresses IP (en général votre fournisseur d'accès à Internet)

- la date et l'heure de l'accès

- le site web à partir duquel l'accès a eu lieu (Referrer URL), le cas échéant avec le mot de recherche utilisé

- le nom et l'URL du fichier consulté

- le code d'état (par exemple, message d'erreur)

- le système d'exploitation de votre ordinateur

- le navigateur que vous utilisez (type, version et langue)

- le cas échéant, votre nom d'utilisateur issu d'une inscription/authentification

La collecte et le traitement de ces données ont pour but de permettre l'utilisation de notre site Internet (établissement de la connexion), de garantir durablement la sécurité et la stabilité du système et de permettre l'optimisation de notre offre Internet ainsi qu'à des fins statistiques internes.

• Vous cliquez sur un lien dans l'un de nos bulletins d'information ou interagissez d'une autre manière avec l'un de nos messages publicitaires électroniques

Nous pouvons également déduire des données personnelles de données personnelles déjà existantes, par exemple en analysant des données comportementales et transactionnelles. Ces données personnelles dérivées sont souvent des données de préférence.

Nous pouvons par exemple analyser les données comportementales et transactionnelles générées lors d'achats dans notre boutique en ligne et, sur cette base, émettre des hypothèses sur vos intérêts personnels, vos préférences, vos affinités et vos habitudes. Cela nous permet par exemple d'adapter nos offres et informations à vos besoins et intérêts individuels. Nous pouvons ainsi vous envoyer une sélection individuelle d'offres pertinentes pour vous.

3. Données reçues

Nous pouvons également recevoir des données personnelles du Groupe Lyreco. Nous pouvons également recevoir des informations vous concernant d'autres tiers, par exemple des entreprises avec lesquelles nous travaillons, des personnes qui communiquent avec nous ou des sources publiques.

Nous pouvons par exemple recevoir des informations vous concernant de la part des tiers suivants:

• de votre employeur et de vos collègues de travail, en rapport avec une candidature et avec leurs fonctions professionnelles
• de tiers, lorsque la correspondance et les réunions vous concernent
• de personnes de votre entourage (membres de la famille, représentants légaux*, etc.), par exemple votre adresse pour les livraisons, les références ou les procurations
• d'agences de renseignements commerciaux, par exemple lorsque nous demandons des informations sur la solvabilité
• de la Poste suisse et des commerçants d'adresses, par exemple pour les mises à jour d'adresses
• des banques, des assurances, des distributeurs et d'autres partenaires contractuels lors des achats et des paiements
• de fournisseurs de services en ligne, par exemple de fournisseurs de services d'analyse d'Internet
• Fournisseur de services de cybersécurité
• de services d'information sur le respect des exigences légales, telles que la lutte contre le blanchiment d'argent et les restrictions à l'exportation
• des autorités, des parties et d'autres tiers dans le cadre de procédures administratives et judiciaires
• d'entreprises de surveillance des médias en rapport avec des articles et des rapports dans lesquels vous apparaissez
• à partir de registres publics tels que le registre des poursuites ou le registre du commerce, d'organismes publics tels que l'Office fédéral de la statistique, des médias ou de l'Internet.

4. A quelles fins traitons-nous les données personnelles? 

a) Communication

Nous souhaitons rester en contact avec vous et répondre à vos demandes individuelles. C'est pourquoi nous traitons les données personnelles pour communiquer avec vous, par exemple pour répondre à vos demandes et pour gérer la clientèle. Pour ce faire, nous utilisons en particulier les données de communication et les données de base et, si la communication concerne un contrat, également les données contractuelles. Nous pouvons également personnaliser le contenu et le moment d'envoi des messages sur la base de données comportementales, transactionnelles, de préférences et d'autres données.

L'objectif de la communication comprend notamment:

• répondre aux demandes de renseignements
• vous contacter en cas de questions
• le service à la clientèle et le suivi des clients
• les communications liées aux rappels de produits (par exemple, nous pouvons vous contacter directement si nous savons que vous avez acheté un produit concerné par un rappel)
• l'envoi d'autres notifications (par exemple, des informations sur l'état de la commande)
• l'authentification, par exemple lors de l'utilisation de nos offres en ligne
• l'assurance qualité et la formation
• toutes les autres finalités de traitement, dans la mesure où nous communiquons avec vous à cet effet (par ex. l'exécution du contrat, l'information et la publicité directe)

b) Exécution du contrat

Nous souhaitons vous offrir le meilleur service possible. C'est pourquoi nous traitons les données personnelles dans le cadre de l'établissement, de la gestion et de l'exécution de relations contractuelles, par exemple pour livrer une commande, fournir une prestation de service, servir d'intermédiaire pour des achats et des services, mettre en œuvre un programme de fidélité ou organiser un jeu-concours. L'exécution du contrat comprend également une personnalisation éventuellement convenue des prestations. Nous utilisons à cet effet notamment des données de base, des données contractuelles, des données de communication, des données comportementales et transactionnelles ainsi que des données de préférence.

La finalité de l'exécution d'un contrat comprend en général tout ce qui est nécessaire ou approprié pour conclure, exécuter et, le cas échéant, faire appliquer un contrat.

Il s'agit par exemple des traitements suivants:

• décider si et comment (par ex. avec quels moyens de paiement) nous allons conclure un contrat avec vous (y compris la vérification de la solvabilité)
• fournir des prestations convenues par contrat, par exemple pour livrer des marchandises, fournir des services et mettre à disposition des fonctions (y compris des éléments de prestations personnalisés)
• fournir des services à la clientèle et d'évaluer la satisfaction des clients ;
• mettre en œuvre et gérer des programmes de fidélité, par exemple pour décompter et créditer les droits et avantages acquis (par exemple les bons de promotion et les codes promotionnels)
• déterminer, informer et, le cas échéant, publier les gagnants* des concours et jeux-concours
• facturer nos prestations ainsi que pour la comptabilité en général
• planifier et préparer la mise à disposition de nos prestations, par exemple la planification des interventions de nos collaborateurs
• vérifier l'aptitude des candidats* à un emploi et, le cas échéant, pour préparer et conclure le contrat de travail
• vérifier si nous voulons et pouvons collaborer avec une entreprise, ainsi que pour surveiller et évaluer ses performances
• préparer et réaliser des transactions relevant du droit des sociétés, par exemple des achats, des ventes et des fusions d'entreprises
• faire valoir des droits juridiques découlant de contrats (recouvrement, procédures judiciaires, etc.)
• gérer et administrer nos ressources informatiques et autres
• enregistrer des données dans le cadre des obligations de conservation
• résilier et mettre fin à des contrats.

c) Information et marketing

Nous souhaitons vous proposer des offres attrayantes. Nous traitons donc les données personnelles pour entretenir les relations et à des fins de marketing, par exemple pour vous envoyer des communications et des offres écrites et électroniques et pour réaliser des actions de marketing. Il peut s'agir de nos propres offres ou de celles de partenaires publicitaires. Nous pouvons également agir pour le compte d'autres entreprises, y compris en tant qu'agence, afin de mener des actions publicitaires pour les produits de ces entreprises, par exemple.

Les communications et les offres peuvent également être personnalisées afin de ne vous transmettre que les informations susceptibles de vous intéresser. À cet effet, nous utilisons notamment des données de base, des données contractuelles, des données de communication, des données relatives au comportement et aux transactions ainsi que des données de préférence, mais aussi des enregistrements visuels et sonores.

Il peut s'agir, par exemple, des communications et des offres suivantes:

• bulletins d'information, e-mails publicitaires et autres messages électroniques
• Brochures publicitaires, magazines et autres imprimés
• messages et spots publicitaires sur les écrans et autres surfaces publicitaires
• Envoi de bons de promotion et de codes promotionnels
• Invitations à des événements, des jeux et des concours.

Vous pouvez à tout moment refuser des contacts à des fins de marketing (voir point 15). Pour les newsletters et autres communications électroniques, vous pouvez vous désinscrire du service concerné via le compte client ainsi que via un lien de désinscription intégré dans la communication.

La personnalisation de nos communications nous permet d'adapter les informations à vos besoins et intérêts individuels et, dans la mesure du possible, de ne vous proposer que des offres qui vous concernent. La personnalisation vous permet également de trouver plus rapidement les produits que vous recherchez dans notre vaste offre en ligne. D'une manière générale, l'orientation de nos activités en fonction des souhaits et des besoins de nos clients nous permet de simplifier les processus, tels que les achats ou les ventes, afin que vous puissiez atteindre plus rapidement votre objectif.

d) Études de marché et développement de produits

Nous souhaitons améliorer en permanence nos offres et les rendre plus attrayantes pour vous. Nous traitons donc les données personnelles à des fins d'étude de marché et de développement de produits. Pour ce faire, nous traitons en particulier les données de base, de comportement, de transaction et de préférence, mais aussi les données de communication et les données issues d'enquêtes auprès des clients, de sondages et d'études, ainsi que d'autres données provenant par exemple des médias, d'Internet et d'autres sources publiques. Dans la mesure du possible, nous utilisons à ces fins des données pseudonymisées ou anonymes.

L'étude de marché et le développement de produits comprennent notamment

• la réalisation d'enquêtes auprès des clients, de sondages et d'études
• le développement de nos offres (p. ex. conception de l'assortiment, choix de l'emplacement, fixation des prix et planification des actions, etc ;)
• l'évaluation et l'amélioration de l'acceptation de nos offres et de notre communication en rapport avec les offres
• l'optimisation et l'amélioration de la convivialité des sites web
• le développement et le test de nouvelles offres
• l'examen et l'amélioration de nos procédures internes
• des évaluations statistiques, par exemple pour évaluer, sur une base non personnelle, des informations sur les interactions de nos clients* avec nous
• l'évaluation de la situation de l'offre sur un marché donné et le comportement de nos concurrents
• l'observation du marché, par exemple pour comprendre les évolutions et les tendances actuelles et réagir à celles-ci

e) Sécurité et prévention

Nous souhaitons garantir votre sécurité et la nôtre et prévenir les abus. C'est pourquoi nous traitons également les données personnelles à des fins de sécurité, pour garantir la sécurité informatique, pour prévenir le vol, la fraude et les abus et à des fins de preuve. Cela peut concerner toutes les catégories de données personnelles mentionnées aux points 2 et 3, notamment les données comportementales et transactionnelles ainsi que les enregistrements visuels et sonores. Nous pouvons collecter, évaluer et stocker ces données aux fins susmentionnées.

Le but de la sécurité et de la prévention comprend par exemple

• la réalisation et l'analyse (manuelle et automatique) d'enregistrements vidéo en vue de la détection et de la poursuite d'actes délictueux
• de prononcer des interdictions d'accès et d'administrer des listes d'interdictions d'accès
• l'analyse des données comportementales et transactionnelles en vue de détecter les comportements suspects et les activités frauduleuses
• l'évaluation des enregistrements côté système de l'utilisation de nos systèmes (données log)
• la prévention, la défense et l'information sur les cyberattaques et les attaques de logiciels malveillants
• les analyses et tests de nos réseaux et infrastructures informatiques ainsi que les contrôles de systèmes et d'erreurs
• les contrôles des accès aux systèmes électroniques (par exemple, les logins pour les comptes d'utilisateurs)
• les contrôles d'accès physiques (par exemple, les accès aux bureaux)

à des fins de documentation et de création de copies de sauvegarde

f) Respect des exigences légales

Nous souhaitons créer les conditions nécessaires au respect des exigences légales. Nous traitons donc également les données personnelles pour respecter les obligations légales et pour prévenir et détecter les infractions. Il s'agit par exemple de la réception et du traitement de plaintes et d'autres communications, du respect des ordonnances d'un tribunal ou d'une autorité ainsi que des mesures visant à détecter et à clarifier les abus. Cela peut concerner toutes les catégories de données personnelles mentionnées aux chiffres 2 et 3.

Le respect des exigences légales implique notamment

• la protection de la jeunesse et des mineurs, par exemple l'application de limites d'âge pour l'achat d'alcool
• la mise en œuvre de concepts de santé et de protection
• Clarifications sur les partenaires commerciaux
• la réception et le traitement des plaintes et autres messages
• la réalisation d'enquêtes internes
• la garantie de la conformité et la gestion des risques
• la divulgation d'informations et de documents aux autorités, si nous avons une raison objective de le faire (par exemple, parce que nous sommes nous-mêmes une partie lésée) ou si nous y sommes légalement tenus
• la participation à des enquêtes externes, par exemple par une autorité de poursuite pénale ou de surveillance
• la garantie de la sécurité des données exigée par la loi
• l'accomplissement d'obligations de renseignement, d'information ou de déclaration, par exemple en rapport avec des obligations prudentielles ou fiscales, par exemple en cas d'obligation d'archivage et pour la prévention, la détection et l'élucidation de délits et autres infractions
• la lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme, qui est régie par la loi

Dans tous les cas, il peut s'agir du droit suisse, mais aussi de dispositions étrangères auxquelles nous sommes soumis, ainsi que d'autorégulations, de normes sectorielles ou autres, de notre propre "corporate governance" ou d'instructions des autorités.

g) Respect de la loi

Nous voulons être en mesure de faire valoir nos droits et de nous défendre contre les prétentions d'autres personnes. C'est pourquoi nous traitons également des données personnelles pour la défense des droits, par exemple pour faire valoir des droits en justice, avant ou en dehors des tribunaux et devant les autorités en Suisse et à l'étranger, ou pour nous défendre contre des prétentions. Dans ce contexte, nous traitons différentes données personnelles selon la constellation, par exemple des données de contact ainsi que des indications sur les processus qui ont donné lieu ou pourraient donner lieu à un litige.

Le but de la sauvegarde de la justice comprend notamment

• la clarification et la mise en œuvre de nos droits, ce qui peut inclure les droits des entreprises qui nous sont liées et de nos partenaires contractuels et commerciaux
• la défense de prétentions contre nous, nos collaborateurs, les entreprises qui nous sont liées et contre nos partenaires contractuels et commerciaux
• la clarification des perspectives de procès et d'autres questions juridiques, économiques et autres
• la participation à des procédures devant des tribunaux et des autorités en Suisse et à l'étranger. Nous pouvons par exemple préserver des preuves, faire examiner les perspectives de procès ou déposer des documents auprès d'une autorité. Il peut également arriver que les autorités nous demandent de divulguer des documents et des supports de données contenant des données personnelles.

h) Administration et soutien internes au groupe

Nous souhaitons organiser nos processus internes de manière efficace. C'est pourquoi nous traitons également les données personnelles pour l'administration interne du groupe Lyreco. Pour ce faire, nous traitons notamment les données de base, les données contractuelles et les données techniques, mais aussi les données comportementales et transactionnelles ainsi que les données de communication.

L'administration interne du groupe comprend notamment

• la gestion de l'informatique et des biens immobiliers
• la comptabilité
• l'archivage des données et la gestion de nos archives
• la formation et l'éducation, par exemple lorsque nous analysons des enregistrements de communications téléphoniques, vidéo ou autres
• le stockage et l'exploitation centralisés de données provenant de plusieurs entreprises du groupe Lyreco peuvent être utilisés
• l'examen ou la réalisation de transactions relevant du droit des sociétés, telles que les achats, les ventes et les fusions d'entreprises
• la transmission des demandes aux services compétents
• la vente de créances, pour laquelle nous transmettons à l'acquéreur, par exemple, des informations sur le motif et le montant de la créance et, le cas échéant, sur la solvabilité et le comportement du débiteur
• de manière générale, l'examen et l'amélioration des processus internes

5. Achat dans la boutique en ligne

Si vous souhaitez passer des commandes dans notre boutique en ligne, nous avons besoin des données suivantes pour l'exécution du contrat:

- Nom de l'entreprise

- Prénom et nom de la personne de contact

- Adresse de facturation (et si différente, adresse de livraison)

- Informations à fournir dans le cadre du paiement (en fonction du mode de paiement choisi)

- Données de connexion, c'est-à-dire adresse e-mail, mot de passe, nom d'utilisateur et numéro de téléphone (pour les clients enregistrés)

 Si vous choisissez la livraison à domicile, nous avons également besoin du prénom et du nom de famille du collaborateur ainsi que de son adresse.

 Sauf mention contraire dans la présente déclaration de protection des données ou si vous y avez consenti séparément, nous utiliserons les données susmentionnées pour exécuter le contrat, à savoir pour traiter vos commandes, livrer les produits commandés et garantir le paiement correct.

6. Coffee Operating Service (COS)

Si des badges COS avec fonctions de paiement et possibilités de recharge aux stations de recharge Lyreco sont utilisés pour l'offre, Lyreco a besoin, en plus des données mentionnées aux points 2 et 3, des prénoms et noms des détenteurs de badges. Ces données ne sont utilisées que pour vérifier le nombre de badges émis par personne.

7. Bulletin d'information

Dans la newsletter Lyreco Switzerland SA qui paraît régulièrement, nous informons sur nos produits ainsi que sur nos prestations de service et donnons des informations actuelles sur le thème des fournitures de bureau et des solutions de postes de travail.

Lyreco Switzerland SA garantit le traitement confidentiel de vos données. Si vous le souhaitez, vous pouvez vous désinscrire à tout moment de la newsletter en cliquant sur le lien "Se désinscrire de la newsletter" qui se trouve dans chaque newsletter.
 

8. Prise de contact

Lorsque vous nous contactez par e-mail ou via un formulaire de contact, les données que vous nous communiquez (votre adresse e-mail, éventuellement votre nom et votre numéro de téléphone) sont enregistrées par nos soins afin de répondre à vos questions. Nous supprimons les données générées dans ce contexte après que leur stockage n'est plus nécessaire ou limitons leur traitement si des délais de conservation légaux existent.

9) Transmission des données à des tiers et lieu de traitement

Nous ne transmettons vos données personnelles que si vous y avez expressément consenti, s'il existe une obligation légale à cet effet ou si cela est nécessaire pour faire valoir nos droits, notamment pour faire valoir des prétentions découlant de la relation contractuelle.

En outre, nous transmettons vos données à des tiers dans la mesure où cela est nécessaire dans le cadre de l'utilisation du site web et de l'exécution du contrat (également en dehors du site web), à savoir le traitement de vos réservations. Cela comprend entre autres le prestataire de services de transport respectif chargé de l'expédition des marchandises commandées. Vos données personnelles sont également transmises aux destinataires suivants: Lyreco Management SAS, Marly (F). Une transmission à Lyreco Management SAS peut servir à l'administration interne du groupe ou au soutien des entreprises du groupe concernées et à leurs propres fins de traitement (chiffre 4), par exemple lorsque nous soutenons la personnalisation des activités de marketing, le développement et l'amélioration des produits et services, la réalisation de contrôles de solvabilité ou les efforts de prévention des vols, des fraudes et des abus. Le traitement des données s'effectue exclusivement en Suisse et dans l'UE.

Nous pouvons transmettre vos données personnelles à des entreprises extérieures à Lyreco lorsque nous faisons appel à leurs services. En règle générale, ces prestataires de services traitent les données personnelles en notre nom en tant que "sous-traitants". Nos sous-traitants sont tenus de traiter les données personnelles exclusivement selon nos instructions et de prendre des mesures appropriées pour assurer la sécurité des données. Certains prestataires de services sont également responsables avec nous ou de manière indépendante (par exemple, les sociétés de recouvrement). Nous nous assurons, par le choix des prestataires de services et par des accords contractuels appropriés, que la protection des données est garantie pendant toute la durée du traitement de vos données personnelles.

Il s'agit par exemple de services dans les domaines suivants:

• Expédition et logistique, par exemple pour l'envoi des marchandises commandées
• Services de publicité et de marketing, par exemple pour l'envoi de communications et d'informations
• Garantie et retour, par exemple pour la réparation en cas de défaut
• Administration de l'entreprise, par exemple la comptabilité ou la gestion des actifs
• Services de paiement
• Services de recouvrement
• Prestataire de services d'assurance
• Les services de prévention de la fraude que les prestataires de services de paiement mettent en œuvre sous leur propre responsabilité, comme la protection contre la fraude PayPal. Les procédures correspondantes ne sont appliquées que si vous êtes déjà client du prestataire de services de paiement concerné. Des informations plus précises sont alors disponibles dans la déclaration de protection des données du prestataire de services concerné
• Les services informatiques, par exemple les prestations dans les domaines du stockage des données (hébergement), des services en nuage, de l'envoi de newsletters par e-mail, de l'analyse et de l'affinage des données, etc
• Les services de conseil, par exemple les prestations de conseillers fiscaux*, d'avocats*, de conseillers d'entreprise* ou de conseillers dans le domaine du recrutement et du placement de personnel

Dans la mesure où nous effectuons une prestation préalable, par exemple dans le cas d'un achat sur facture, nous pouvons, pour préserver nos intérêts légitimes, demander le cas échéant des renseignements sur la solvabilité sur la base de procédés mathématiques et statistiques auprès d'un service de renseignements. Pour ce faire, nous transmettons les données personnelles nécessaires à un contrôle de solvabilité au service de renseignements (Creditreform, Teufener Strasse 36, 9000 St. Gallen) et utilisons les informations reçues sur la probabilité statistique d'un défaut de paiement pour prendre une décision pondérée sur l'établissement, l'exécution ou la résiliation de la relation contractuelle. Les renseignements sur la solvabilité peuvent contenir des valeurs de probabilité (valeurs de score) qui ont été calculées sur la base de procédés mathématiques et statistiques scientifiquement reconnus et dont le calcul intègre entre autres des données d'adresse. Vos intérêts dignes de protection sont pris en compte conformément aux dispositions légales.

Enfin, nous transmettons vos informations de carte de crédit à l'émetteur de votre carte de crédit ainsi qu'à l'acquéreur de la carte de crédit lors du paiement par carte de crédit sur le site Internet. En ce qui concerne le traitement de vos informations de carte de crédit par ces tiers, nous vous prions de lire également les conditions générales ainsi que la déclaration de protection des données de l'émetteur de votre carte de crédit. Si vous nous contactez par exemple pour nous faire part d'une demande concernant un produit, il se peut que nous transmettions ces informations à l'entreprise de production de Lyreco Eigenindustrie afin d'améliorer le produit et sa qualité.

Il est en outre possible que nous transmettions des données personnelles à d'autres tiers, même à leurs propres fins, par exemple si vous nous avez donné votre consentement ou si nous sommes légalement tenus ou autorisés à les transmettre. Dans ces cas, le destinataire des données est son propre responsable du point de vue de la protection des données.

Il s'agit par exemple des cas suivants:

• informations sur les rappels de produits par les fabricants, si vous avez acheté un produit du fabricant chez nous
• transfert de créances à d'autres entreprises, telles que les sociétés de recouvrement ;
• examen ou la réalisation de transactions relevant du droit des sociétés, telles que les achats, les ventes et les fusions d'entreprises ;
• divulgation de données personnelles aux tribunaux et aux autorités en Suisse et à l'étranger, par exemple aux autorités de poursuite pénale en cas de suspicion d'actes délictueux;
• traitement de données personnelles pour se conformer à une décision de justice ou à une injonction des autorités, ou pour faire valoir ou défendre des droits juridiques, ou si nous le jugeons nécessaire pour d'autres raisons juridiques. Dans ce cadre, nous pouvons également communiquer des données personnelles à d'autres parties à la procédure.

Veuillez également consulter nos informations sur les cookies concernant la collecte autonome de données par des prestataires tiers dont nous avons intégré les outils sur nos pages web.

Nous ne sommes en principe pas soumis au secret professionnel (comme par exemple le secret bancaire ou médical). Si vous estimez que certaines données personnelles sont soumises au secret professionnel, veuillez nous en informer au cas par cas, afin que nous puissions examiner votre demande.

10. Les cookies

Les cookies contribuent sous de nombreux aspects à rendre votre visite sur notre site Internet plus simple, plus agréable et plus judicieuse. Les cookies sont des fichiers d'information que votre navigateur Internet enregistre automatiquement sur le disque dur de votre ordinateur lorsque vous visitez notre site Internet.

Nous utilisons par exemple des cookies pour vous proposer la fonction de panier d'achat sur plusieurs pages et pour enregistrer temporairement les données que vous saisissez lorsque vous remplissez un formulaire sur le site web, afin que vous ne deviez pas répéter la saisie lorsque vous accédez à une autre sous-page. Les cookies sont également utilisés, le cas échéant, pour pouvoir vous identifier en tant qu'utilisateur enregistré après votre inscription sur le site web, sans que vous ayez à vous connecter à nouveau lorsque vous consultez une autre sous-page.

La plupart des navigateurs Internet acceptent automatiquement les cookies. Vous pouvez toutefois configurer votre navigateur de manière à ce qu'aucun cookie ne soit enregistré sur votre ordinateur ou qu'un message s'affiche toujours lorsque vous recevez un nouveau cookie.

La désactivation des cookies peut vous empêcher d'utiliser toutes les fonctionnalités de notre site.
 

11. Outils de suivi

a) Généralités

Afin de concevoir notre site web en fonction des besoins et de l'optimiser en permanence, nous utilisons le service d'analyse web de Google Analytics. Dans ce contexte, des profils d'utilisation pseudonymisés sont créés et de petits fichiers texte enregistrés sur votre ordinateur ("cookies") sont utilisés. Les informations générées par le cookie concernant votre utilisation de ce site web sont transmises aux serveurs des fournisseurs de ces services, y sont enregistrées et traitées pour nous. En plus des données mentionnées aux points 2 et 3, nous obtenons ainsi, dans certaines circonstances, les informations suivantes:

- Chemin de navigation qu'un visiteur emprunte sur le site

- Temps passé sur le site ou la sous-page

- Sous-page sur laquelle on quitte le site

- Pays, région ou ville d'où l'on accède

- Terminal (type, version, profondeur de couleur, résolution, largeur et hauteur de la fenêtre de navigation) et

- Visiteur récurrent ou nouveau visiteur

 Ces informations sont utilisées pour évaluer l'utilisation du site web, pour établir des rapports sur les activités du site web et pour fournir d'autres prestations de service liées à l'utilisation du site web et d'Internet à des fins d'étude de marché et de conception adaptée aux besoins de ce site web. Le cas échéant, ces informations sont également transmises à des tiers, dans la mesure où la loi l'exige ou si des tiers traitent ces données sur mandat.

b) Google Analytics

Le fournisseur de Google Analytics est Google Inc, une entreprise de la société holding Alphabet Inc, dont le siège se trouve aux États-Unis. Avant la transmission des données au fournisseur, l'adresse IP est raccourcie par l'activation de l'anonymisation IP ("anonymizeIP") sur ce site web dans les États membres de l'Union européenne ou dans d'autres États signataires de l'accord sur l'Espace économique européen. Ce n'est que dans des cas exceptionnels que l'adresse IP complète est transmise à un serveur de Google aux États-Unis et y est raccourcie. Dans ces cas, nous nous assurons par des garanties contractuelles que Google Inc. respecte un niveau suffisant de protection des données. Selon Google Inc., l'adresse IP ne sera en aucun cas mise en relation avec d'autres données concernant l'utilisateur.
 Vous trouverez de plus amples informations sur le service d'analyse web utilisé sur le site web de Google Analytics. Vous trouverez des instructions sur la manière d'empêcher le traitement de vos données par le service d'analyse web sur http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de.

c) Hubspot

Nous utilisons HubSpot de HubSpot, Inc pour adapter le contenu aux visiteurs du site et à la manière dont nous communiquons avec eux. Le fournisseur est HubSpot, Inc, 25 First Street, 2nd Floor, Cambridge, MA 02141 USA. Les cookies collectent des données sur le comportement d'utilisation des visiteurs de nos pages. Ces données sont intégrées dans des analyses et nous aident à améliorer notre site web. Les cookies collectent des données telles que le nombre de visiteurs du site, la manière dont ils sont arrivés sur le site et les pages qu'ils ont visitées. Pour plus d'informations sur les cookies de Hubspot, veuillez consulter la déclaration de confidentialité de HubSpot à l'adresse https://legal.hubspot.com/privacy-policy.

d) Alerte push

Nous utilisons Push-Alert de InkWired Technologies Private Limited en Inde comme service de messagerie du navigateur pour les notifications Webpush ou pour afficher les messages sur le site.

Pour plus d'informations sur les cookies utilisés, veuillez consulter la déclaration de confidentialité sur https://pushalert.co/privacy-policy.html.

e) VWO (Visual Website Optimizer)

Nous utilisons sur notre site l'outil VWO de la société Wingify, dont le siège est en Inde, afin d'en savoir plus sur nos utilisateurs grâce à des tests A/B et de rendre notre offre ou notre site web plus convivial. Les données collectées ici sont toutes anonymes et conformes aux dispositions en vigueur en matière de protection des données. Vous trouverez la déclaration de protection des données sous le lien suivant: https://vwo.com/privacy-policy/.

f) Getsitecontrol

Nous utilisons l'outil Getsitecontrol sur notre site afin d'en savoir plus sur nos utilisateurs, d'afficher des contenus pertinents pour des segments de clientèle sélectionnés avec des comptes clients anonymisés et d'optimiser notre offre. Toutes les données collectées ici sont toutes anonymes et conformes aux dispositions en vigueur en matière de protection des données. Vous trouverez la politique de confidentialité sous le lien suivant : Privacy policy | Getsitecontrol

g) Plugins de médias sociaux

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12) Remarque sur les transferts de données à l'étranger

Nous traitons et enregistrons les données personnelles le plus souvent en Suisse et dans l'Espace économique européen (EEE). Dans certains cas, nous pouvons toutefois communiquer des données personnelles à des prestataires de services et autres destinataires (voir à ce sujet le point 9) qui se trouvent en dehors de ce territoire ou qui traitent des données personnelles en dehors de ce territoire, en principe dans n'importe quel pays du monde. Les pays concernés peuvent ne pas disposer de lois protégeant vos données personnelles dans la même mesure qu'en Suisse ou dans l'EEE. Si nous transférons vos données personnelles dans un tel pays, nous assurons la protection de vos données personnelles de manière appropriée.

Un moyen de garantir une protection adéquate des données est, par exemple, la conclusion de contrats de transfert de données avec les destinataires de vos données personnelles dans des pays tiers, qui garantissent la protection des données requise. Il s'agit notamment de contrats approuvés, délivrés ou reconnus par la Commission européenne et le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence, appelés clauses contractuelles standard. Veuillez noter que de telles dispositions contractuelles compensent en partie une protection légale plus faible ou inexistante, mais ne peuvent pas exclure complètement tous les risques (par exemple d'accès gouvernementaux à l'étranger). Dans des cas exceptionnels, le transfert vers des pays ne disposant pas d'une protection adéquate peut être autorisé dans d'autres cas, par exemple sur la base d'un consentement, dans le cadre d'une procédure juridique à l'étranger ou si le transfert est nécessaire à l'exécution d'un contrat.

Par souci d'exhaustivité, nous attirons l'attention des utilisateurs résidant ou domiciliés en Suisse sur le fait qu'il existe aux États-Unis des mesures de surveillance des autorités américaines qui permettent, de manière générale, de stocker toutes les données à caractère personnel de toutes les personnes dont les données ont été transmises de la Suisse vers les États-Unis. Cela se fait sans différenciation, limitation ou exception en fonction de l'objectif poursuivi et sans critère objectif permettant de restreindre l'accès des autorités américaines aux données et leur utilisation ultérieure à des fins bien précises et strictement limitées, susceptibles de justifier l'ingérence liée tant à l'accès à ces données qu'à leur utilisation. En outre, nous attirons l'attention sur le fait qu'aux États-Unis, les personnes concernées de Suisse ne disposent d'aucun moyen juridique leur permettant d'accéder aux données les concernant et d'en obtenir la rectification ou la suppression, ou qu'il n'existe pas de protection juridique efficace contre les droits d'accès généraux des autorités américaines. Nous attirons explicitement l'attention de la personne concernée sur cette situation juridique et factuelle afin qu'elle puisse prendre une décision informée en conséquence concernant le consentement à l'utilisation de ses données.

 Nous attirons l'attention des utilisateurs résidant dans un État membre de l'UE sur le fait que, du point de vue de l'Union européenne, les États-Unis ne disposent pas d'un niveau de protection des données suffisant, notamment en raison des thèmes mentionnés dans ce paragraphe. Dans la mesure où nous avons expliqué dans la présente déclaration de protection des données que des destinataires de données (comme Google) ont leur siège aux États-Unis, nous nous assurerons, soit par des dispositions contractuelles avec ces entreprises, soit en garantissant la certification de ces entreprises sous le bouclier de protection de la vie privée de l'UE ou de la Suisse et des États-Unis, que vos données sont protégées par nos partenaires avec un niveau adéquat.

13. Base du traitement de vos données

Lors du traitement des données personnelles aux fins décrites ici, nous nous appuyons notamment sur votre consentement à la présente déclaration de protection des données, sur l'obligation d'exécuter un contrat ainsi que sur la défense d'intérêts légitimes, par exemple lorsque le traitement des données est un élément central de notre activité commerciale, entre autres pour le maintien et la gestion de la relation commerciale et la communication avec vous, en tant que contact commercial, sur notre entreprise et nos manifestations ou pour le respect de la législation nationale et étrangère.

14. Comment traitons-nous les données personnelles sensibles?

Certains types de données personnelles sont considérés comme "sensibles" du point de vue de la protection des données, par exemple les données relatives à la santé et les caractéristiques biométriques. Selon la constellation, les catégories de données personnelles mentionnées aux chiffres 2 et 3 peuvent également comprendre de telles données personnelles sensibles. En règle générale, nous ne traitons toutefois des données personnelles sensibles que si cela est nécessaire à la fourniture d'une prestation, si vous nous avez communiqué ces données de votre propre initiative ou si vous avez consenti à leur traitement. Nous pouvons en outre traiter des données personnelles sensibles si cela est nécessaire à l'application du droit ou au respect des prescriptions légales suisses ou étrangères, si les données correspondantes ont manifestement été communiquées publiquement par la personne concernée ou si le droit applicable autorise leur traitement d'une autre manière.

Nous pouvons traiter des données personnelles sensibles, par exemple dans les cas suivants:

• Vous souhaitez commander une boisson alcoolisée dans notre boutique en ligne et vous ajoutez à votre compte client un document d'identité pour la vérification numérique de l'âge;
• Vous postulez un emploi vacant en fournissant des informations sur votre santé, sur une appartenance syndicale ou sur des antécédents judiciaires ou des mesures pénales.

15. Vos droits en relation avec le traitement de vos données personnelles; droit d'accès, de rectification, d'effacement et de limitation du traitement; droit à la portabilité des données

Vous avez le droit de vous opposer au traitement des données, en particulier lorsque nous traitons vos données personnelles sur la base d'un intérêt légitime et que les autres conditions applicables sont remplies. Vous pouvez également vous opposer à tout moment au traitement des données dans le cadre du marketing direct (par ex. e-mails publicitaires). Cela vaut également pour le profilage, dans la mesure où il est lié à un tel marketing direct.

Dans la mesure où les conditions applicables dans chaque cas sont remplies et qu'aucune exception légale n'est applicable, vous disposez en outre des droits suivants:

• droit de demander des informations sur vos données personnelles enregistrées chez nous;
• droit de faire corriger des données personnelles inexactes ou incomplètes;
• droit de demander l'effacement ou l'anonymisation de vos données personnelles;
• droit d'exiger la limitation du traitement de vos données personnelles;
• droit de recevoir certaines données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine;
• droit de révoquer un consentement avec effet pour l'avenir, dans la mesure où un traitement est basé sur un consentement.

Veuillez noter que ces droits peuvent, le cas échéant, être limités ou exclus dans certains cas, par exemple en cas de doute sur l'identité ou si cela est nécessaire pour protéger d'autres personnes, pour sauvegarder des intérêts dignes de protection ou pour respecter des obligations légales.

Vous pouvez exercer l'essentiel des droits susmentionnés via votre compte client ou en contactant le Service Client Lyreco. Si vous disposez d'un compte client, vous pouvez à tout moment corriger les données de base qui y sont enregistrées (par exemple votre adresse). Vous pouvez également y demander la désactivation du compte client ou la suppression complète de vos données personnelles. En outre, vous pouvez vous désabonner des newsletters et autres e-mails publicitaires en cliquant sur le lien correspondant à la fin de l'e-mail.

Vous êtes également libre de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle compétente si vous avez des doutes quant à la conformité du traitement de vos données personnelles avec la loi.

Vous avez également le droit de nous demander de vous restituer les données que vous nous avez transmises (droit à la portabilité des données). Sur demande, nous transmettons également les données à un tiers de votre choix. Vous avez le droit de recevoir les données dans un format de fichier courant.

Si le traitement licite repose sur votre consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment.

Vous pouvez nous contacter aux fins susmentionnées à l'adresse électronique ch.dataprotection@lyreco.com. Pour le traitement de vos demandes, nous pouvons, à notre discrétion, vous demander une preuve d'identité.

16. Profilage

Par "profilage", on entend le traitement automatisé de données personnelles afin d'analyser des aspects personnels ou de faire des prévisions, par exemple l'analyse des intérêts, des préférences, des affinités et des habitudes personnelles ou la prévision d'un comportement probable. Le profilage permet notamment de déduire des données relatives aux préférences (vous trouverez de plus amples informations à ce sujet sous "Données relatives aux préférences").

Le profilage est une opération fréquente, par exemple dans le traitement automatisé

• de données de base, de données contractuelles, de données comportementales et de données de transaction lors d'achats effectués dans notre boutique en ligne
• de données comportementales et transactionnelles ainsi que de données techniques en rapport avec nos sites web
• d'informations en rapport avec la visite d'événements, ou la participation à des concours, loteries et autres manifestations similaires
• de données de communication, par exemple votre réaction à des messages publicitaires ou autres
• d'autres données comportementales et transactionnelles

Le profilage nous aide par exemple à:

• améliorer en permanence nos offres et de mieux les adapter aux besoins individuels
• vous présenter nos contenus et nos offres en fonction de vos besoins
• vous proposer, dans la mesure du possible, uniquement des publicités et des offres susceptibles de vous intéresser
• mieux vous soutenir dans votre service à la clientèle
• décider, sur la base d'un contrôle de solvabilité, quelles sont les possibilités de paiement disponibles

Nous effectuons un profilage, par exemple dans le cadre de notre boutique en ligne, en évaluant votre comportement d'achat et en vous attribuant des intérêts spécifiques sur la base de ce comportement. Ces intérêts peuvent être permanents ou spécifiques à un cas particulier et peuvent par exemple se rapporter au motif d'achat. Ce profilage nous permet par exemple de vous envoyer des propositions de produits pertinentes par le biais de la newsletter.

Le profilage a également lieu, par exemple, dans le cadre du compte client, en évaluant votre comportement d'utilisation et d'achat dans notre boutique en ligne et sur notre site web, par exemple pour vous offrir une expérience utilisateur personnalisée et vous proposer des offres adaptées à vos intérêts.

Vous pouvez vous opposer au profilage dans certains cas, comme décrit au paragraphe 15.

17. Sécurité des données

Nous avons recours à des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données personnelles enregistrées chez nous contre toute manipulation, perte partielle ou totale et contre tout accès non autorisé par des tiers. Nos mesures de sécurité sont améliorées en permanence en fonction de l'évolution technologique. Comme toutes les entreprises, nous ne pouvons toutefois pas exclure avec une certitude absolue toute violation de la sécurité des données; certains risques résiduels sont inévitables. Les mesures de sécurité de nature technique comprennent par exemple le cryptage et la pseudonymisation des données, la journalisation, les restrictions d'accès et l'enregistrement de copies de sécurité. Les mesures de sécurité de nature organisationnelle comprennent par exemple des instructions à nos collaborateurs, des formations et des contrôles. Nous obligeons également nos sous-traitants à prendre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées.

18) Conservation des données

Nous ne conservons les données à caractère personnel qu'aussi longtemps que nécessaire pour utiliser les services de suivi et d'analyse susmentionnés ainsi que les autres traitements dans le cadre de notre intérêt légitime.

Cela signifie que nous traitons et enregistrons vos données personnelles:

• aussi longtemps que cela est nécessaire pour la finalité du traitement ou les objectifs convenus avec celui-ci, en règle générale, pour les contrats, au moins pour la durée de la relation contractuelle;
• tant que nous avons un intérêt légitime à les conserver. Cela peut notamment être le cas lorsque nous avons besoin de données personnelles pour faire valoir des droits ou nous en défendre, à des fins d'archivage et pour garantir la sécurité informatique;
• tant qu'elles sont soumises à une obligation légale de conservation. Pour certaines données, par exemple, le délai de conservation est de dix ans. Pour d'autres données, des délais de conservation plus courts s'appliquent, par exemple pour les enregistrements issus d'une surveillance vidéo ou pour les enregistrements de certains processus sur Internet (données log)

Dans certains cas, nous vous demandons en outre votre consentement si nous souhaitons conserver les données personnelles plus longtemps (par ex. pour les candidatures à un poste que nous souhaitons garder en suspens). Après l'expiration des délais mentionnés, nous supprimons ou rendons anonymes vos données personnelles.

Nous nous basons par exemple sur les délais de conservation suivants, même si nous pouvons nous en écarter dans certains cas:

• Compte client: les données personnelles sont conservées pendant la durée du compte client. Si une suppression du compte client est demandée, les données seront supprimées au plus tard après 30 jours, après vérification des créances impayées ainsi que d'autres points pertinents qui s'opposent à une suppression immédiate.
• Contrats: en règle générale, nous conservons les données de base et les données contractuelles pendant dix ans à compter de la dernière activité contractuelle ou de la fin du contrat. Ce délai peut toutefois être plus long dans la mesure où cela est nécessaire pour des raisons de preuve, en raison d'exigences légales ou contractuelles ou pour des raisons techniques. Les données de transaction liées aux contrats sont généralement conservées pendant dix ans.
• Données techniques: la durée de conservation des cookies est généralement comprise entre quelques jours et deux ans, à moins qu'ils ne soient supprimés immédiatement après la fin de la session.
• Données de communication: Les courriers électroniques, les communications via le formulaire de contact et les correspondances écrites sont généralement conservés pendant dix ans.
• Enregistrements d'images et de sons: La durée de conservation varie en fonction de la finalité. Cela va de quelques jours pour les enregistrements de caméras de sécurité à plusieurs années pour les comptes rendus d'événements avec images.
• Candidatures à un emploi: en règle générale, nous supprimons les données de candidature dans les six mois suivant la fin du processus de candidature. Avec votre accord, nous gardons éventuellement votre candidature en suspens en vue d'un éventuel recrutement ultérieur.

Nous conservons les données contractuelles plus longtemps, car cela est prescrit par des obligations légales de conservation. Les obligations de conservation qui nous obligent à conserver des données découlent des dispositions relatives à la comptabilité et au droit fiscal. Conformément à ces prescriptions, les contrats conclus et les pièces comptables ainsi que, dans certaines circonstances, la communication commerciale doivent être conservés pendant 10 ans au maximum. Les données qui ne sont pas soumises à ce délai de conservation sont effacées à l'expiration d'un délai de 3 ans après le dernier contact ou la dernière commande.
 

19. Droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle de la protection des données

Vous avez le droit de déposer une plainte à tout moment auprès d'une autorité de contrôle de la protection des données.

• L'autorité de surveillance compétente en Suisse est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT)
• L'autorité de surveillance compétente dans la Principauté de Liechtenstein est l'Office de protection des données de la Principauté de Liechtenstein.
• L'autorité de contrôle compétente en Allemagne est le délégué hambourgeois à la protection des données et à la liberté d'information, Klosterwall 6 (Block C), 20095 Hambourg.
• L'autorité de contrôle compétente en Autriche est l'autorité autrichienne de protection des données, Barichgasse 40-42, 1030 Vienne.
• L'autorité de contrôle compétente en France est la Commission nationale de l'informatique et des libertés, 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 PARIS CEDEX 07
• L'autorité de contrôle compétente en Italie est la Garante per la protezione dei dati personali, con sede in Piazza Venezia 11, IT-00187, Roma

20. Modification de la présente déclaration de confidentialité

Cette déclaration de protection des données peut être adaptée au fil du temps, notamment si nous modifions nos traitements de données ou si de nouvelles dispositions légales deviennent applicables. En cas de modifications importantes, nous informons activement les personnes dont les coordonnées sont enregistrées chez nous de ces modifications, si cela est possible sans effort disproportionné. En règle générale, la déclaration de protection des données dans sa version actuelle au début du traitement concerné s'applique aux traitements de données.

Juin 2024