Lyreco soutient IWG - Regus Belgique dans la modernisation des locaux sanitaires.
IWG - Regus propose des espaces de travail flexibles haut de gamme et branchés dans tout le Benelux, sous différentes formes. Pour améliorer encore le confort et l’hygiène dans les toilettes de ses bureaux, elle a fait appel à Lyreco. L’objectif était de mettre en place une solution globale qui s’intégrerait à l’image professionnelle et à la clientèle de IWG - Regus Belgium, tout en soutenant les gestionnaires concernés dans tous les aspects. Après six mois, nous avons demandé à Romain Brusseleers, Chef d’équipe Opérations, Gestion et Approvisionnement chez IWG - Regus Belgium, de faire le point sur la collaboration.
Comment le projet de toilettes s’est-il concrétisé à l’origine ?
« L’hygiène, la santé et la sécurité sont très importantes au IWG - Regus Belgique. Elles doivent l’être si vous proposez des installations où de nombreuses parties se rencontrent. Pendant la pandémie, tout cela est soudain devenu encore plus important. Les clients qui se serrent la main dans les espaces de travail partagés, par exemple, doivent pouvoir se laver les mains immédiatement. Soudain, les exigences sont devenues plus importantes que « de l’eau et du savon », et l’infrastructure des toilettes est devenue essentielle pour faire des affaires en toute sécurité. Nous avons donc rapidement décidé d’examiner comment nous pouvions améliorer ces espaces pour nos clients, et nous avons immédiatement examiné de près le budget et la durabilité. »
Comment avez-vous fini par engager Lyreco ?
« Nous avions plusieurs fournisseurs pour nos divers produits de bureau et consommables. Lyreco était l’un d’entre eux. En 2022, la Group Regus a décidé de réduire la liste de ses fournisseurs. À ce moment-là, nous avons cherché à savoir quel partenaire pouvait offrir le plus grand nombre possible de produits et de solutions aux meilleurs prix. Et il s’est avéré que c’était Lyreco ».
Il était donc évident que Lyreco serait votre partenaire pour le projet des toilettes ?
« Oui, travailler avec Lyreco était un choix logique à tous points de vue. Nous savions que Lyreco proposait également des solutions pour les toilettes et nous leur avons soumis notre projet. Ils ont fait preuve d’une grande capacité de résolution des problèmes et d’une grande proactivité dans la recherche d’une solution personnalisée, et ils ont également été en mesure de nous proposer les meilleurs prix. Nous souhaitions économiser 10 % par rapport à notre situation actuelle et Lyreco a immédiatement répondu à cette demande. Je peux dire aujourd’hui que leur solution nous a permis de réaliser des économies annuelles totales comprises entre 40 000 et 50 000 euros. Et ce, sans compromis sur la qualité ou le service. Bien au contraire. »
Était-ce un facteur important pour vous ?
« Absolument. L’entretien des bureaux est extrêmement coûteux. En tant qu’entreprise, nous n’avons pas d’autre choix que de trouver des économies de temps en temps. Pour nous-mêmes, mais aussi pour nos clients. L’optimisation des coûts à cette échelle est très importante, pour nous-mêmes en tant que pour une entreprise importante et stable, afin de rester rentable à long terme. Mais bien sûr, ce n’est pas la seule raison qui a motivé le choix de Lyreco ».
Nous savions que Lyreco proposait également des solutions pour les toilettes et nous leur avons soumis notre projet. Ils ont fait preuve d’une grande capacité de résolution des problèmes et d’une grande proactivité dans la recherche d’une solution personnalisée, et ils ont également été en mesure de nous proposer les meilleurs prix.
Quelles sont les autres raisons ?
« L’efficacité, entre autres. Par exemple, nous travaillons désormais avec des commandes centralisées : nous commandons tout pour 1 à 2 mois à partir de Lyreco. C’est pratique, car cela signifie pour nous moins de factures et moins de vérifications de commandes séparées. Nous économisons donc non seulement sur les coûts d’achat, mais aussi sur les coûts de personnel pour les personnes qui traitent nos commandes. Mais il y a aussi la question de la durabilité. Comme tous les produits sont livrés ensemble, nos émissions de CO2 sont réduites. En outre, Lyreco est très actif en matière de développement durable. Elle propose souvent des alternatives durables, comme du papier hygiénique fabriqué à partir de matériaux recyclés ou du savon pour les mains portant une étiquette écologique. Par exemple, Lyreco a également fait en sorte que les anciens distributeurs soient récupérés et recyclés. Ce genre de chose est très important pour nous à la IWG - Regus Belgique».
Est-ce ainsi que la IWG - Regus Belgique se différencie des autres ?
« Au moins en partie. Une autre question importante est celle de la prestation de services. Avec beaucoup d’autres partenaires, nous nous sommes retrouvés à payer pour des services qui n’étaient pas réellement fournis. Avec Lyreco, la confiance est grande. Le contact personnel nous permet de mieux contrôler ce qui se passe. Nous connaissons le chauffeur, notre interlocuteur réfléchit de manière proactive à ce qui est le mieux pour l’entreprise... »
« Pour donner un exemple : un autre partenaire était censé s’occuper de l’assemblage des équipements sanitaires, mais il ne nous a pas contactés. Lyreco a pris le relais et a assuré le démontage et le montage sur 45 sites en huit semaines. »
Comment décririez-vous le démarrage et les activités quotidiennes de Lyreco Washroom Solutions ?
« Le démarrage s’est déroulé en douceur. Grâce au plan de projet de Lyreco, nous avons toujours eu une vue d’ensemble de l’état d’avancement du projet. Et comme tout a été si bien planifié et géré, nos clients n’ont pas été gênés par les travaux. »
« Aujourd’hui encore, tout fonctionne comme il se doit. Nous pouvons nous adresser à un seul partenaire pour tout. Cela signifie une seule facture pour les différents sites, ce qui est pratique pour nous. Mais cela signifie aussi que nos clients B2B peuvent tout organiser par l’intermédiaire d’un seul point de contact s’ils ont des besoins spécifiques pour leur bureau. Il s’agit vraiment d’une coopération étroite et harmonieuse. Lyreco réfléchit avec nous en termes de budget, d’efficacité et de durabilité, et travaille en toute transparence avec nos équipes internes et nos fournisseurs existants. Nous avons tous à cœur les intérêts de chacun. C’est essentiel. Pour offrir un service de qualité à nos propres clients, nous devons aller loin et placer la barre très haut. Le tableau doit être complet. Et c’est le cas chez Lyreco. »
Le démarrage s’est déroulé en douceur. Grâce au plan de projet de Lyreco, nous avons toujours eu une vue d’ensemble de l’état d’avancement du projet. Et comme tout a été si bien planifié et géré, nos clients n’ont pas été gênés par les travaux.
En ce qui concerne les clients, que pensent-ils des nouvelles toilettes ?
« Ils sont très satisfaits du résultat ! Nous recevons même des courriels spontanés de nos SPACES qui nous signalent que nous recevons énormément de commentaires positifs !
Les nouvelles toilettes du IWG- REGUS Belgique ont été équipées, entre autres, de rouleaux de papier hygiénique Scott, d'essuie-tout, de savon mousse biodégradable portant le label écologique de l'UE, de nettoyant pour sièges de toilettes et de poubelles. À la suite de ce projet, Lyreco a également examiné de près sa politique de recyclage. Ensemble, nous créons un environnement de travail encore plus sain, plus propre et plus sûr.»
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