e-Procurement ระบบจัดซื้อจัดจ้างยุคใหม่ กลยุทธ์สู่ความสำเร็จ
ระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ (e-Procurement) คืออะไร
e-Procurement หรือ Electronics Procurement คือกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างที่มีการนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการทำงานผ่านระบบออนไลน์บนเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ซึ่งเป็นระบบที่ผสานการทำงานระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย เพื่อลดระยะเวลาในการทำงาน ลดความยุ่งยากซับซ้อนของเอกสาร และช่วยในการบริหารจัดการด้านการจัดซื้อจัดจ้างภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น อีกทั้งยังสามารถติดตามคำสั่งซื้อได้ในทุกขั้นตอน
ในปัจจุบันนี้ ระบบ e-Procurement คือหนึ่งในระบบที่นำมาใช้ในองค์กรกันอย่างแพร่หลาย หลายบริษัทต่างให้ความสำคัญเกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้างภายในองค์กรมากยิ่งขึ้น เพื่อช่วยลดขั้นตอนและความยุ่งยากในการขอคำสั่งซื้อ สามารถช่วยให้องค์กรลดค่าใช้จ่ายได้ ทั้งทางตรงและทางอ้อม ไม่ว่าจะเป็นราคาของวัตถุดิบ ไปจนถึงค่าใช้จ่ายในกระบวนการผลิตที่ลดลง เพิ่มกำไรให้กับองค์กรด้วยการลดต้นทุนในการสั่งซื้อต่างๆ อีกทั้งยังช่วยให้แผนกจัดซื้อสามารถวิเคราะห์และวางแผนการจัดซื้อขององค์กรในอนาคตได้อีกด้วย จึงสรุปได้ว่าด้วยความสามารถของระบบ e-Procurement จะช่วยให้การจัดซื้อสินค้าภายในองค์กรและบริษัทสะดวกรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ประโยชน์ดีๆ ที่ควรใช้ e-Procurement กับ Lyreco
ที่จะเข้ามาช่วยลดความยุ่งยากในการทำงานและการขอคำสั่งซื้อภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เกิดความโปร่งใสในการจัดซื้อจัดจ้าง
เนื่องจากมีการเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ มีรายละเอียดเกี่ยวกับคำสั่งซื้ออย่างครบถ้วน และมีหลักฐานที่สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ ทั้งยังสามารถดึงข้อมูลของคำสั่งซื้อต่างๆ มาได้อย่างง่ายดาย
ลดต้นทุนที่ไม่จำเป็นให้กับองค์กร
สำหรับการจัดซื้อจัดจ้าง ต้นทุนแฝงจะมาในรูปแบบของงานเอกสาร ไม่ว่าจะค่ากระดาษ ค่าหมึกพิมพ์ ค่าแฟกซ์ ค่าเสียเวลาในการรออนุมัติใบสั่งซื้อ ค่าโทรศัพท์ และอื่นๆ อีกจิปาถะ แต่ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะไม่เกิดขึ้น เพราะระบบจัดซื้อออนไลน์ (e-Procurement) ทุกขั้นตอนสามารถดำเนินการบนอินเทอร์เน็ตได้ตั้งแต่การเช็คราคา รายละเอียดสินค้า การสั่งซื้อ และการอนุมัติ นอกจากนั้นยังลดต้นทุนการจัดเก็บสินค้า โดยที่คุณไม่ต้องสต็อกสินค้าด้วยตัวเอง ไม่ต้องมีพื้นที่ในการจัดเก็บ ไม่ต้องมีบุคลากรเข้ามาดูแล เพราะลีเรคโกจะทำการสต็อกสินค้าให้และจัดส่งให้คุณทันทีในวันทำการถัดไป
ลดข้อผิดพลาดในการทำงาน
การใช้ระบบจัดซื้อออนไลน์ (e-Procurement) จะช่วยลดข้อผิดพลาดในการขอคำสั่งซื้อ เนื่องจากการทำคำสั่งซื้อแบบเอกสารนั้นอาจเกิดข้อผิดพลาดได้ ทั้งในส่วนของรายละเอียดและค่าใช้จ่ายต่างๆ ซึ่งระบบ e-Procurement คือตัวช่วยที่จะเข้ามาลดข้อผิดพลาดและลดเวลาในการทำงาน เนื่องจากสามารถดำเนินการผ่านระบบได้อย่างรวดเร็ว
สร้าง Catalogue ส่วนตัวได้ตามต้องการ กำหนดค่าใช้จ่ายได้ดั่งใจ
ระบบจัดซื้อออนไลน์ของลีเรคโก (e-Procurement) ช่วยให้องค์กรสามารถกำหนดแค็ตตาล็อกสินค้าได้ตามที่ต้องการ รวมไปถึงกำหนดรูปแบบของระบบการใช้งานภายใน พร้อมด้วยฟังก์ชัน “เพิ่มในรายการโปรด” ให้คุณสามารถเลือกเก็บรายการสินค้าที่ต้องสั่งซื้ออยู่เป็นประจำได้ โดยไม่จำเป็นต้องเลือกหาสินค้าจาก Catalogue ใหม่ทุกครั้ง
Catalogue ส่วนตัวนี้ จะช่วยประหยัดเวลาในการค้นหาสินค้า ช่วยควบคุมค่าใช้จ่ายขององค์กรด้วยการกำหนดให้ผู้ใช้งานทุกคนในองค์กรมองเห็นเฉพาะสินค้าและราคาตามที่ต้องการ จึงมั่นใจได้ว่าการสั่งซื้อทุกครั้งจะได้สินค้าตามราคาที่กำหนดและทำให้งบประมาณไม่บานปลาย
ลดเวลาในการทำงาน
ระบบ e-Procurement ยังช่วยให้สามารถนำข้อมูลการสั่งซื้อภายในองค์กรแต่ละครั้งออกมาเพื่อวิเคราะห์และมองเห็นภาพรวมได้อย่างชัดเจนว่ามีค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง มีการสั่งซื้อประเภทไหน ด้วยสาเหตุใด ซึ่งรายละเอียดในส่วนนี้จะช่วยให้แผนกจัดซื้อสามารถเข้าใจถึงความต้องการภายในองค์กรได้ และสามารถวางแผนค่าใช้จ่ายในอนาคตได้อีกด้วย เพื่อช่วยในการประหยัดค่าใช้จ่ายสำหรับองค์กรสำหรับการสั่งซื้อที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต
ระบบ ‘Punch out’ ที่ช่วยเชื่อมโยงรายการสินค้าอัตโนมัติ
สำหรับองค์กรที่มีระบบจัดซื้อจัดจ้างส่วนตัวอยู่แล้ว แต่ต้องการสั่งซื้อสินค้าผ่านระบบจัดซื้อจัดจ้างขององค์กรอื่น คุณอาจจำเป็นต้องใช้ระบบจัดซื้อจัดจ้างถึง 2 ระบบในการสั่งซื้อแต่ละครั้ง หนึ่งคือระบบจัดซื้อของคุณเอง และสองคือระบบจัดซื้อต่างองค์กร ทำให้เพิ่มความยุ่งยากในการจัดซื้ออยู่พอสมควร ซึ่งโซลูชั่นที่นำมาใช้คือ การเชื่อมโยงรายการสินค้าและข้อมูลการสั่งซื้อระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย (Third party) หรือที่เรียกว่า ระบบ ‘Punch out’
ระบบจัดซื้อออนไลน์ของลีเรคโก (e-Procurement) คุณไม่จำเป็นต้องเสียเวลามาสมัครสมาชิกหรือสร้างระบบจัดซื้อจัดจ้างใหม่ให้ยุ่งยาก เพราะระบบจัดซื้อออนไลน์ของลีเรคโก (e-Procurement) ให้คุณสามารถนำระบบจัดซื้อของคุณมาเชื่อมต่อกับ e-Catalogue ของเราได้เลย ทำให้สามารถเรียกดูสินค้าของลีเรคโก สั่งซื้อ และอนุมัติได้ผ่านหน้าเว็บจัดซื้อของคุณเอง เรียกว่าทั้งสะดวกและง่ายดาย โดยลีเรคโกนำเสนอซอฟต์แวร์ที่สามารถใช้ระบบ ‘Punch out’ ที่ทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น ได้แก่ Ariba, Proactis, Beneering, Oracle, Coupa, SAP's EBP/SRM และอื่น ๆ
สามารถตรวจสอบได้
สามารถตรวจสอบการใช้จ่ายและรายละเอียดของคำสั่งซื้อได้ตามต้องการ อีกทั้งยังช่วยในการวางแผนงาน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหาร เนื่องจากง่ายต่อการดึงข้อมูลค่าใช้จ่ายมาตรวจสอบ รวมถึงสามารถวิเคราะห์ และวางแผนกลยุทธ์ด้านการสั่งซื้อให้มีค่าใช้จ่ายที่ถูกลงกว่าเดิมได้
e-Procurement กับบริการจัดส่งวันทำการถัดไป
สั่งซื้อสินค้าผ่านระบบจัดซื้อออนไลน์ (e-Procurement) หมดกังวลกับปัญหาการสั่งสินค้าแล้วต้องการใช้งานอย่างเร่งด่วน เพียงคุณยืนยันรายการสั่งซื้อ เราจะบริการจัดส่งสินค้าให้คุณในวันทำการถัดไปทันที (ในวันและเวลาทำการ) ทั้งยังรับประกันความพึงพอใจของสินค้า หากได้รับสินค้าไม่ตรงตามรายการสั่งซื้อหรือชำรุดสามารถส่งคืนได้ภายใน 30 วันโดยไม่เสียค่าใช้จ่าย
ลีเรคโกพร้อมให้บริการ e-Procurement
ประโยชน์ดีๆ ที่กล่าวมาทั้งหมดนี้ เป็นเพียงส่วนหนึ่งที่คุณจะได้รับเมื่อสมัครใช้ระบบจัดซื้อออนไลน์ (e-Procurement) เท่านั้น ลีเรคโกยังมีสิทธิพิเศษและ Service ดีๆ อีกมากมายที่จะช่วยอำนวยความสะดวกและเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดซื้อจัดจ้างให้กับองค์กรของคุณ
สมัครใช้งาน e-Procurement หรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม ได้ที่
โทรศัพท์ 02 338 0200
E-mail: th.orders@lyreco.com