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Shared Desks chez Lyreco : changer de perspective chaque jour

La flexibilité est le mot magique qui a façonné notre monde du travail ces dernières années. Lyreco poursuit sur cette voie : à Dietikon, l'ensemble des bureaux a été réaménagé. Désormais, il n'y a plus de postes de travail attribués de manière fixe, mais des bureaux partagés. Chaque matin, les collaborateurs choisissent leur nouveau poste de travail. Comment cela est-il perçu par l'équipe ? 

Depuis le 16 octobre, les employés de Lyreco à Dietikon ne se rendent pas en premier lieu à leur bureau le matin. Au lieu de cela, le premier chemin mène à une série de casiers verrouillables. Chacun a son propre casier, dans lequel se trouve le matériel de travail personnel. Ce n'est qu'ensuite que l'on se rend au bureau. Et celui-ci peut changer de place chaque jour. En effet, Lyreco a introduit le concept des bureaux partagés. Une application permet de réserver à l'avance sa place pour la journée. Pour beaucoup, cette nouvelle configuration demande encore un temps d'adaptation, comme le sait Ina Soecknick, People & Culture Business Partner Employer Branding : "Certains collaborateurs craignent déjà de perdre le contact avec l'équipe parce qu'ils ne trouvent pas de place à proximité". Mais cette crainte n'est pas fondée : "Nous avons créé une base d'attache pour chaque équipe, c'est-à-dire une zone affectée à chaque service". De plus, chacun des trois étages dispose de points de rencontre avec une machine à café, et même d'un townhall au premier étage avec une petite cuisine, des coins salon et un baby-foot. "Nous souhaitons que les collaborateurs se rencontrent et s’échangent avec leurs collègues". Cette offre est de plus en plus utilisée.

Une planification minutieuse

"Il y a de la place pour tout le monde", explique Tina Kempf, responsable de la gestion du développement durable. "Nous sommes partis d'une base de 190 postes de travail pour calculer les besoins en espace". Aujourd'hui, le taux d'occupation des postes de travail se situe comme prévu entre 60 et 80 pour cent. Le concept est intégré dans un régime de travail à domicile. Tous les collaborateurs peuvent effectuer 40% de leur travail à la maison. Les conditions ont évolué pendant la période de pandémie. "Presque tout le monde a désormais un endroit où travailler à la maison".

C'était particulièrement important pendant les travaux de rénovation. Car il ne s'agissait pas seulement de réaménager les bureaux. Jusqu'à la rénovation, Lyreco occupait l'ensemble du bâtiment. Désormais, tous les collaborateurs sont concentrés sur les étages 1 à 3. Chaque étage abrite la base d'accueil d'un département. L'étage 1 abrite désormais l'équipe marketing, l'étage 2 est la base d'attache des départements Finance, RH et E-Biz, et le troisième étage accueille les collaborateurs du Service Client et Customer Data.

Phase de transformation terminée avec succès

Pendant un certain temps, presque tous les employés ont travaillé à domicile. L'équipe marketing s'est installée dans le nouveau bureau de Dietikon en janvier 2023 pour une période d'essai de trois mois. L'installation a fait ses preuves et, en avril 2023, l'entreprise s'est retrouvée temporairement à l'étroit : tous les collaborateurs travaillaient depuis le 1er étage, car les 2e et 3e étages étaient en cours de rénovation. Une fois ceux-ci terminés, le jeu a recommencé. Tout le monde a migré vers les deux étages supérieurs pendant que l'étage 1 était achevé. Finalement, le 16 octobre, le siège de Lyreco à Dietikon brillait entièrement de mille feux. Tina Kempf est confiante : "Les collègues acceptent bien les nouveaux locaux, mais il faut maintenant que tout se mette en place correctement. Par exemple, pour que des zones comme le townhall soient encore plus animées, nous allons organiser des événements internes".

Les nouveaux locaux ont également été mis en scène lors d'une séance photo pour l’Employer Branding. Les employés de Lyreco ont servi de modèles et posent désormais avec fierté dans leurs nouveaux locaux. Le résultat est impressionnant !

Nous avons demandé aux employés s'ils se sentaient à l'aise dans leur nouvel environnement:

Jean Francois

Être assis à côté d'autres collègues tous les jours, c'est génial!

Jean-François Carbonneil (50), Finance:
Je travaille chez Lyreco depuis près de douze ans. La transformation a été formidable, c'est beaucoup plus beau maintenant. C'est super intéressant de travailler ainsi. Avant, je ne connaissais pas du tout de nombreux collègues, maintenant j'en rencontre d'autres. Ce qui est parfois difficile, c'est que l'on n'arrive pas toujours à garder toute l'équipe ensemble. On peut réserver sa place via l'application, mais si on ne s'enregistre pas, la place est libérée. 
Toutefois, le matin, il me faut déjà plus de temps pour installer mon poste de travail pour la journée. Si j'ai un poste de travail fixe, comme à la maison, je m'assieds simplement et je commence.

bayo

Grâce à la digitalisation, l'endroit où je me trouve est sans importance.

Cristian Bayo (38), Controlling:
Le système de réservation fonctionne bien, on trouve toujours un poste de travail. Je n'ai jamais eu de lien avec un poste de travail fixe, je travaille depuis longtemps sans papier. En ce sens, l'endroit où je suis assis n'a pas d'importance pour moi. Dans mon équipe, nous ne sommes que deux, ce n'est donc pas un problème. Je travaille à temps plein, ma collègue temps partiel. Je me concerte avec elle quand elle est là aussi.
Je suis plus efficace dans mon travail à la maison, car je n'ai pas de distractions. Quand je suis au bureau, il y a plus d'échanges. Mais il faut à la fois la concentration et l'échange. Maintenant, il y a plus de mixité, j'aime ça. Mais les gens doivent encore trouver leurs marques dans cette nouvelle configuration, afin que les lieux de rencontre, notamment, soient plus animés. 

astrid

J'aime bien avoir une touche personnelle sur mon lieu de travail

Astrid Wöhler (47), Sales Team Corporate Accounts
Je trouve que la réorganisation de nos espaces de travail est super, j'aime beaucoup ça. Cela correspond à mon tempérament, car j'aime le changement. Le seul inconvénient pour moi, c'est que je dois d'abord réaménager mon poste de travail quand j'arrive le matin. Car j'aime bien avoir une touche personnelle à ma table. 
En général, j'apprécie le changement : à la maison, je peux travailler seule et me concentrer, ici, je suis avec l'équipe. Et nous avons maintenant la possibilité de découvrir d'autres services. Mais cela dépend de la personnalité de chacun. Certains réservent toujours le même poste de travail, car ils y sont habitués. Au début, les étages étaient plus mélangés, mais maintenant, tout le monde a de nouveau son étage. Je souhaiterais également une salle de repos moderne, peut-être avec des tapis de yoga. Cela permettrait de mieux compenser le travail quotidien.

Nadja Arena (28), Sales Agent
Les salles où tout le monde se réunit sont vraiment très bien conçues. Mais pour nous, en tant qu'équipe (nous sommes neuf), il était plus facile de travailler en équipe avant. Chacun avait son poste de travail fixe, nous étions tous ensemble. Maintenant, nous avons ces cloisons et nous sommes parfois assis plus loin les uns des autres. De ce point de vue, je trouvais déjà que c'était mieux pour nous au quotidien. Mais c'est aussi un avantage d'avoir plus d'échanges avec les autres équipes.

Mazlum Bildik (29), Sales Agent
Le bureau partagé est l'avenir des entreprises modernes. Mais comme tout, il y a deux côtés. Le côté positif, c'est que tout est nouveau et plus beau et que nous avons plus d'échanges dans l'entreprise. Cependant, la puissance au sein de l'équipe a diminué. Nous vendons au téléphone, et lorsque vous concluez un marché, vous êtes euphorique. Cela se transmet aux autres quand ils l'entendent. Maintenant, nous nous entendons moins les uns les autres. Notre équipe a des jours de télétravail fixes, le lundi et le vendredi, et tout le monde est là du mardi au jeudi. C'est aussi plus pratique du point de vue logistique.
Mais il y a déjà des différences entre les étages : Vers le haut, c'est moins attrayant. Le premier étage est déjà le plus beau, il est plus créatif. Les 2e et 3e étages sont moins créatifs, plus fonctionnels. 

Kim Hauser (32), Manager Customer Care 
Avant les travaux, mon équipe - 20 collaborateurs au total - se trouvait au 2e étage, chacun disposant d'un poste de travail attribué. Nous avons ensuite emménagé dans les locaux provisoires du 1er étage. Le plus grand défi pour nous a été le bruit causé par les travaux, car toute l'équipe est très souvent au téléphone. Cela a parfois perturbé les conversations avec les clients. De temps en temps, plus d'informations nous auraient aidés. Mais nous avons alors envoyé toute l'équipe dans un bureau à domicile, ce qui n'a pas toujours fonctionné sans problème non plus. L'infrastructure informatique a constitué un autre défi. Cela m'a pris une heure par jour pour tout remettre en place le matin et faire en sorte que tout fonctionne. Nos indicateurs clés de performance en ont été affectés. Mais dans l'ensemble, je pense que nous nous en sommes bien sortis. Et nous espérons que les clients avec lesquels nous avons été en contact pendant cette période de transformation ne nous en tiendront pas rigueur. 
La différence entre les étages est déjà perceptible après les travaux. Le troisième étage est plus étroit que le premier. Nous avons 36 postes de travail Customer Care en haut et il n'y a pas de casiers pour tous. Certains doivent s'y réfugier. Mais ce qui est très positif pour tous, c'est qu'il y a maintenant plus de salles de réunion et de cabines téléphoniques.

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