Shared Desks bei Lyreco: jeden Tag die Perspektive wechseln
Flexibilität ist das Zauberwort, das unsere Arbeitswelt in den letzten Jahren geformt hat. Lyreco geht diesen Weg konsequent weiter: In Dietikon wurden die gesamten Büroräumlichkeiten umgestaltet. Nun gibt es keine fest zugewiesenen Arbeitsplätze mehr, sondern Shared Desks. Jeden Morgen suchen sich die Mitarbeitenden ihren Arbeitsplatz neu. Wie kommt das im Team an?
Wer bei Lyreco in Dietikon arbeitet, geht seit dem 16. Oktober am Morgen nicht zuerst an seinen Schreibtisch. Der erste Weg führt stattdessen zu einer Reihe von abschliessbaren Fächern. Alle haben ihr eigenes Fach, darin befindet sich das persönliche Arbeitsmaterial. Erst dann geht es zum Schreibtisch. Und der kann jeden Tag an einem anderen Ort sein. Denn bei Lyreco wurde das Konzept der Shared Desks eingeführt. In einer App kann man sich zuvor seinen Platz für den Tag reservieren. Dieses neue Set-up ist für viele noch gewöhnungsbedürftig, weiss Ina Soecknick, People & Culture Business Partner Employer Branding: «Es gibt schon die Befürchtung unter den Mitarbeitenden, dass sie den Kontakt zum Team verlieren, weil sie keinen Platz in der Nähe finden.» Diese Sorge ist jedoch unbegründet: «Wir haben für jedes Team eine Homebase geschaffen, also einen Bereich, der jeder Abteilung zugeordnet ist.» Zudem gibt es auf jeder der drei Etagen Treffpunkte mit Kaffeemaschine, im 1. OG sogar eine Townhall mit kleiner Küche, Sitzecken und Tischkicker. «Wir möchten, dass sich die Mitarbeitenden mit ihren Kolleginnen und Kollegen treffen und sich austauschen.» Dieses Angebot wird immer mehr genutzt.
Sorgfältige Planung
«Platz ist für alle genug da», sagt Tina Kempf, Head of Sustainability Management. «Wir sind bei der Berechnung des Raumbedarfs von einer Grundlage von 190 Arbeitsplätzen ausgegangen.» Die Auslastung der Arbeitsplätze liegt heute wie geplant bei 60 bis 80 Prozent. Eingebettet ist das Konzept in eine Homeoffice-Regelung. Alle Mitarbeitenden können 40 Prozent ihres Arbeitspensums im Homeoffice erledigen. Die Voraussetzungen dazu haben sich in der Pandemiezeit entwickelt. «Fast alle haben mittlerweile daheim einen Platz, an dem sie arbeiten können.»
Das war während des Umbaus besonders wichtig. Denn es ging nicht nur um eine Neugestaltung der Büroräume. Lyreco hatte bis zum Umbau das gesamte Haus belegt. Jetzt sind alle Mitarbeitenden auf die Etagen 1 bis 3 konzentriert. Jede Etage beherbergt die Homebase einer Abteilung. Im OG 1 ist nun das Marketingteam gesiedelt, OG 2 ist die Homebase der Abteilungen Finance, HR und E-Biz, und im 3. OG befinden sich die Mitarbeitenden von Customer Care und Customer Data.
Umbauphase erfolgreich abgeschlossen
Zeitweise haben fast alle Mitarbeitenden von zu Hause aus gearbeitet. Das Marketingteam bezog im Januar 2023 für eine Testphase von drei Monaten das neue Office in Dietikon. Das Set-up bewährte sich, und im April 2023 wurde es dann vorübergehend eng: Alle Mitarbeitenden arbeiteten vom 1. OG aus, denn die 2. und die 3. Etage wurden umgebaut. Als diese fertig waren, begann das Spiel von vorn. Alle wanderten in die beiden oberen Geschosse, während OG 1 fertiggestellt wurde. Am 16. Oktober war es schliesslich so weit: Der Sitz von Lyreco in Dietikon erstrahlte vollständig in neuem Glanz. Tina Kempf ist zuversichtlich: «Die Kolleginnen und Kollegen nehmen die neuen Räumlichkeiten gut an, aber jetzt muss sich alles noch richtig einspielen. Damit zum Beispiel noch mehr Leben in Bereiche wie die Townhall kommt, werden wir interne Veranstaltungen organisieren.»
Die neu gestalteten Räumlichkeiten wurden beim Fotoshooting auch gleich für den Bereich Employer Branding in Szene gesetzt. Als Models kamen dabei Lyreco Mitarbeitende zum Einsatz, die nun mit Stolz in ihren neuen Räumlichkeiten posieren. Das Ergebnis kann sich sehen lassen!
Wir haben uns bei den Mitarbeitenden umgehört, wie wohl sie sich in der neuen Umgebung fühlen:
Jeden Tag neben anderen Kollegen zu sitzen ist toll!
Jean-François Carbonneil (50), Finance:
Ich bin seit fast zwölf Jahren bei Lyreco. Der Umbau ist toll geworden, es ist viel schöner jetzt. So zu arbeiten, ist superinteressant. Zuvor habe ich viele Kolleginnen und Kollegen gar nicht gekannt, jetzt lerne ich auch andere kennen. Schwierig ist manchmal, dass man es nicht immer schafft, das ganze Team zusammenzuhalten. Über die App kann man seinen Platz buchen, aber wenn man nicht eincheckt, ist der Platz wieder freigegeben.
Ich brauche am Morgen aber schon mehr Zeit, um meinen Arbeitsplatz für den Tag einzurichten. An einem festen Arbeitsplatz wie daheim setze ich mich einfach hin und fange an.
Dank Digitalisierung spielt es für mich keine Rolle wo ich sitze
Cristian Bayo (38), Controlling:
Das Buchungssystem funktioniert gut, man findet immer einen Arbeitsplatz. Ich hatte nie so die Verbindung zu einem fixen Arbeitsplatz, ich arbeite schon seit Langem papierlos. Insofern spielt es für mich keine Rolle, wo ich sitze. Wir sind in meinem Team nur zu zweit, da ist das ohnehin kein Problem. Ich arbeite 100 Prozent, meine Kollegin ist in Teilzeit. Mit ihr spreche ich mich ab, wenn sie auch da ist.
Ich bin daheim effizienter in der Erledigung meiner Arbeit, weil ich keine Ablenkung habe. Wenn ich im Büro bin, findet eben mehr Austausch statt. Aber es braucht schon beides, die Konzentration und den Austausch. Jetzt gibt es mehr Durchmischung, das gefällt mir. Die Leute müssen sich aber noch finden in diesem neuen Set-up, damit vor allem die Treffpunkte belebter sind.
Ich habe schon gerne eine persönliche Note am Arbeitsplatz
Astrid Wöhler (47), Sales Team Corporate Accounts
Ich finde die Neugestaltung unserer Arbeitsbereiche super, mir gefällt das sehr gut. Es entspricht meinem Naturell, denn ich mag Veränderungen. Der einzige Nachteil für mich ist, dass ich erst einmal den Arbeitsplatz wieder einrichten muss, wenn ich morgens komme. Denn ich habe eben schon gern eine persönliche Note an meinem Tisch.
Generell geniesse ich die Abwechslung: Daheim kann ich konzentriert allein arbeiten, hier vor Ort bin ich zusammen mit dem Team. Und wir haben jetzt die Möglichkeit, auch andere Abteilungen kennenzulernen. Aber das ist persönlichkeitsabhängig. Manche buchen immer denselben Arbeitsplatz, weil sie es so gewohnt sind. Über die Etagen hinweg hat sich das am Anfang mehr gemischt, aber jetzt haben alle wieder ihre Etage. Ich würde mir noch einen modernen Ruheraum, vielleicht auch mit Yogamatten, wünschen. Das würde noch für mehr Ausgleich zum Arbeitsalltag sorgen.
Nadja Arena (28), Sales Agent
Die Räume, in denen alle zusammenkommen, sind wirklich sehr schön gestaltet. Für uns als Team – wir sind neun Personen – war es vorher aber einfacher, auch wirklich als Team zusammenzuarbeiten. Jeder hatte seinen fixen Arbeitsplatz, wir waren alle zusammen. Jetzt haben wir halt diese Trennwände und sitzen teilweise auch weiter auseinander. Von dem her fand ich es vorher schon besser für uns im Arbeitsalltag. Aber es ist schon auch ein Vorteil, dass man jetzt mehr Austausch mit anderen Teams hat.
Mazlum Bildik (29), Sales Agent
Shared Desk ist die Zukunft in modernen Unternehmen. Aber es hat wie alles zwei Seiten. Das Positive ist, dass alles neu und schöner ist und wir mehr Austausch im Unternehmen haben. Die Power im Team hat jedoch abgenommen. Wir verkaufen am Telefon, und wenn man einen Abschluss macht, ist man euphorisch. Das überträgt sich auf die anderen, wenn sie es hören. Jetzt bekommen wir voneinander weniger mit. Unser Team hat mit Montag und Freitag fixe Homeoffice-Tage, Dienstag bis Donnerstag sind alle da. Das ist auch verkehrstechnisch günstiger.
Zwischen den Geschossen gibt es aber schon Unterschiede: Nach oben wird es weniger attraktiv. Das 1. OG ist halt schon am schönsten, es ist kreativer gestaltet. Das 2. und das 3. OG sind weniger kreativ, mehr funktional.
Kim Hauser (32), Manager Customer Care
Mein Team – insgesamt 20 Mitarbeitende – war vor dem Umbau im 2. OG, jede und jeder hatte einen zugewiesenen Arbeitsplatz. Dann haben wir das Provisorium im 1. OG bezogen. Die grösste Herausforderung für uns war der Lärm durch die Bauarbeiten, da das ganze Team sehr viel am Telefon ist. Die Gespräche mit den Kunden waren dadurch schon manchmal gestört. Da hätten uns ab und zu mehr Informationen schon geholfen. Aber wir haben dann das gesamte Team ins Homeoffice geschickt, was auch nicht immer reibungslos funktioniert hat. Eine weitere Herausforderung war die IT-Infrastruktur. Das hat mich pro Tag eine Stunde gekostet, am Morgen wieder alles so hochzufahren, dass es funktioniert. Unsere KPI-Zahlen waren davon schon beeinträchtigt. Im Grossen und Ganzen glaube ich aber, dass wir das gut gemeistert haben. Und wir hoffen, dass auch die Kunden, mit denen wir in dieser Umbauzeit Kontakt hatten, uns das nicht nachtragen.
Der Unterschied zwischen den Stockwerken ist nach dem Umbau schon spürbar. Im 3. OG ist es enger als im 1.OG. Wir haben oben 36 Customer-Care-Arbeitsplätze, und nicht für alle hat es Schliessfächer. Manche müssen da ausweichen. Doch sehr positiv für alle ist, dass es nun mehr Meetingräume und Telefonkabinen hat.
Zum zweiten Teil der Story
