Näin olet työpaikan supersankari

Tunnistatko itsessäsi halun auttaa ja pelastaa, myös ollessasi työpaikalla? Oletko sinä se, joka täyttää toimiston tyhjän klemmaripurkin ja poistaa verkkotulostimesta tukoksen? 

Jokaisella työpaikalla on yksi tai useampi työpaikan supersankari. Sankarin tehtävä on vastuullinen ja vaatii myös ripauksen kekseliäisyyttä. 

Olemme koonneet jokaiselle työpaikan nykyiselle ja tulevalle supersankarille muutaman käytännön vinkin työpaikan pattitilanteiden pelastamiseksi ja sujuvan työarjen pyörittämiseksi.  

Jatka siis lukemista! 

Superorganisoidusti

Toimenkuvasta riippuen tehokkaan työntekijän työpisteen tunnistaa muistiinpanojen poikkeuksellisen runsaasta määrästä. Kiireessä muistiinpanoja saatetaan esimerkiksi kirjata käsin vihkojen kansiin, päivän sanomalehtiin tai tulostuspaperille.   

Jotta tärkeät muistiinpanot eivät karkaisi käsistä, tulee työpaikan supersankarin puuttua tilanteeseen, ja tehdä työntekijöistä superorganisoituja! 

Tässä neuvoja superorganisoidulle työntekijälle: 

1. Kirjaa ylös kaikki tärkeät toistuvat tai tulevat tehtävät. Jaa tehtävät päiville, viikoille ja edelleen kuukausille. Tarkasta listan ajankohtaisuus joka aamu tullessasi töihin. 
2. Käytä apunasi sähköisiä tai paperisia kalentereita. Kalentereilla on norsun muisti. Näin vältät päällekkäiset tapaamiset ja annat itsellesi riittävästi aikaa eri tapaamisten ja tehtävien välillä. 
3. Säästä aivojasi. Ajoita vaikeimmat työt hetkeen, jolloin pysyt antamaan itsellesi työrauhan ja riittävästi aikaa. Toistuvat rutiinityöt voit hoitaa myös kiireisempään aikaan. 
4. Järjestä työpöytäsi säännöllisesti päivittäin, tai ainakin viikoittain. Pidä esillä vain sellaiset tavarat, joita oikeasti päivittäin tarvitset. Mitä pidempään esimerkiksi asiakirja on lojunut tyhjän panttina pöydälläsi, sitä todennäköisempää on, ettet sitä enää tarvitse. 
5. Mieti mitä tarvikkeita tarvitset avuksesi; muistiinpanovihot, viestilaput, valkotaulut, lomakelaatikostot, mapit ja välilehdet. Kaikilla on tarkoituksensa ja kaikki ovat hyödyllisiä, mutta mieti mikä sopii juuri sinun työskentelytapaasi. 
6. Priorisoi, priorisoi ja priorisoi. Tee asioita, joihin voit vaikuttaa ja tunnista mikä on tärkeysjärjestyksessä seuraavana. Toiset asiat voivat odottaa ja toiset eivät. 
7. Muista aina, että huomenna on taas uusi päivä. 

Supersankarin roolissasi voit tehdä toimistollanne säännöllisiä tarkastuslentoja ja huolehtia, että työarjen kiireisillä uurastajilla ja on saatavilla tarpeelliset välineet, jotta muistiinpanot sekä tehtävät pysyvät superjärjestyksessä ja työpöydät siisteinä. 

Supertehokkaasti

Teettekö työpaikkanne avotoimistossa vaativaa työtä, mutta jatkuva hälinä, äänet ja keskeytykset häiritsevät sinun ja kollegoidesi keskittymistä?  

Tässä supertehokkaat neuvot avotoimistolle: 

1. Laita kännykkä pois. Usealle mobiililaite jo itsessään toimii ärsykkeenä, vaikka siihen ei edes tulisi viestejä tai puheluja. Kynnys tarkastaa viimeisimmät uutiset tai sosiaalisen median kuulumiset on pieni, ja jatkuvat keskeytykset häiritsevät työntekoa. Laita kännykkä siis piiloon ja katso sitä vasta tauon tullen. 
2. Tee yhtä asiaa kerralla. Mikäli työskentelet usealla näytöllä samanaikaisesti sähköpostien, markkinointiviestien ja taulukkolaskennan parissa, ja surffaat vielä lisäksi verkossa, on keskittyminen ja tehokas työskentely ymmärrettävästi haastavaa, vaikka olisit yksin toimistolla. 
3. Pidä aina vastamelukuulokkeet matkassa ja ladattuna. Kuulokkeiden avulla keskityt parhaiten kuuntelemalla itsellesi sopivaa rauhoittavaa musiikkia. Sellaista, joka ei vaadi keskittymistä, mutta auttaa keskittymään. 
4. Häiritseekö jatkuvasti ohikävelevät ihmiset? Katso löytyykö toimistoltanne ylimääräisiä sermejä ja tee työpisteestäsi oma tila. Sermit vaimentavat myös ääntä ja luovat miellyttävän yksityisyyden tunteen.  
5. Tarvitsetko toisinaan täyttä hiljaisuutta? Siirry hiljaiseen tilaan tai varaa oma neuvotteluhuone. Mikäli mahdollista, työskentele erityistä hiljaisuutta ja keskittymistä vaativina päivinä etänä ja etsi itsellesi paikka, jossa voit olla täysin rauhassa. 
6. Mikäli et voi lähteä toimistolta pois ja tarvitset hetken rauhaa, lähesty kollegoitasi ja kysy sopiiko heille esimerkiksi 30 minuutin hiljaiselo. Vastaus voi yllättää sinut positiivisesti ja muodostua tavaksi. 
7. Sopikaa työpaikalla yhteisestä merkistä, joka kertoo kaikille, että kyseinen henkilö on varattu. Sellaisena hetkenä häntä ei saa häiritä. Merkki voi olla kukkanen pöydällä tai keltainen paperilappu työpisteen sermissä. Tärkeintä on, että se huomataan, ja sen merkitys ymmärretään. 
8. Mikäli sinulla itselläsi on rauhaton päivä, löydä tapa rentouttaa mielesi. Pidä pieni tauko ja siirry hetkeksi pois työpisteeltäsi. Voit haukata happea ja kävellä toimistorakennuksen ympäri tai nostaa jalat hetkeksi ylös työpaikan taukotilassa.  

Avotoimisto on supersankarille hedelmällistä auttamismaastoa. Tunnistat jo kaukaa tilanteet, joissa esimerkiksi yksi yrittää tehdä töitä ja muut huomaamattaan puhuvat äänekkäästi vieressä. Tässä kohtaa voit supersankarina puuttua tilanteeseen ja ystävällisesti pyytää työrauhaa. Kukaan ei varmasti pahastu, ja kaikki osaavat pyyntöäsi arvostaa, viimeistään tilanteen sattuessa omalle kohdalle. 

Supersiististi ja hygieenisesti

Toimistoilla on paljon ihmisiä ja tuplasti enemmän käsiä. On lukuisia pintoja, joihin päivän aikana toistuvasti kosketaan. Vaikka hyvästä käsihygieniasta huolehtiminen kuuluu meistä jokaiselle, aina löytyy yksi kiireinen, joka aamulla toimistolle saapuessa unohtaa pestä kädet. 

Ole työpaikan supersankari ja vie hygieniasta huolehtiminen askeleen pidemmälle. Meistä jokaisen on helppo osallistua hygieniatalkoisiin, kun tehokkaat tuotteet ovat heti saatavilla, ja omien silmäparien edessä.  

Tässä muutamia superpuhtaita neuvoja työpaikoille kautta maan: 

1. Saapuessasi töihin, pese ensitöiksi kätesi saippualla. 
2. Desinfioi työpisteesi pinnat säännöllisesti. Mikäli pinta on likainen, tulee se ensin puhdistaa. Pintojen desinfiointi on eri asia, kuin pintojen puhdistus. Pyyhi pölyinen työpöytä ja muut pinnat ensin puhtaaksi esimerkiksi kostealla liinalla, ja vasta sitten desinfioi. 
3. Puhdista ja desinfioi aina koko pinta. Mikäli pinnoilla on tavaraa, siirrä ne ensin pois. Katso myös desinfiointiaineen käyttöohjeesta, mikä on tuotteen kuivumisaika, eli milloin työpisteellä voi taas jatkaa työskentelyä. 
4. Älä unohda puhdistaa työpisteen työskentelyvälineitä. Näppäimistöt, hiiret ja näytöt vaativat myös säännöllistä puhdistusta ja desinfiointia. Käy läpi kaikki työpisteen sellaiset välineet, joita kosketat työskennellessäsi. Muista myös antaa niiden kuivua, ennen kuin jatkat käyttöä. 
5. Puhdista ja desinfioi pinnat riittävän usein. Esimerkiksi yhteisten kokoustilojen pinnat tulisi puhdistaa jokaisen kokouksen jälkeen. Muista lisäksi puhdistaa yhteisten tilojen tuolien käsinojat, ovenkahvat, valokatkaisijat, vesihanat, kahvinkeittimet ja mikroaaltouunin kosketuspinnat sekä kaikki muut kosketeltavat pinnat. 
6. Huolehti myös yhteiskäytössä olevien tarvikkeiden puhdistuksesta ja desinfioinnista. Esimerkiksi nitojat, leimasimet, verkkotulostimet, kynät ja vastaavat tulee puhdistaa säännöllisesti. 
7. Mikäli työpisteesi on välillä muiden käytössä, pyri aina syömään sille erikseen varatussa tilassa, esimerkiksi kahvihuoneessa. Näin työpisteesi pysyy siistinä ja on helpompi pitää puhtaana. 
8. Pidä työpaikalla riittävä etäisyys muihin, yski ja aivasta hihaan. Mikäli et voi hyvin, pysy kotona.  
9. Kiinnitä huomiota mihin käsilläsi kosket. Vältä erityisesti kasvojen aluetta; silmiä, nenää ja suuta. 
10. Lisää toimistolle käsidesipulloja niille varattuihin telineisiin ja aseta pintojen sekä näppäimistöjen desinfiointiliinat valmiiksi työpöydille, kokoushuoneisiin ja yleisiin tiloihin. 
11. Lisää kylttejä, joissa pyydetään puhdistamaan tietty pinta tai laite käytön jälkeen. Näin osallistutat jokaisen pitämään pinnat puhtaina, virukset poissa ja torjumaan tarpeettomat poissaolot. 

Työpaikan superpuhtaalla sankarilla on myös tarkkailijan rooli. Hän pitää silmällä, että desinfiointitarvikkeita ja saatavilla ja ohjeistaa niiden käytössä. Mikäli huomaat, että joku toimii vastoin työpaikkanne ohjeistuksia, voi tämä johtua puhtaasta tietämättömyydestä. Supersankarin neuvoja varmasti osataan tässäkin tapauksessa arvostaa. 

Näillä neuvoilla päästämme työpaikkojen supersankarit vauhtiin ja kohti uusia seikkailuja sekä onnistumisia. 

Kunnes jälleen kohtaamme! 

Tomi Hakala

CONTENT SPECIALIST