Fenntartható archiválás: hogyan archiválhatnak a cégek hatékonyan, felelősségteljesen és alacsonyabb költségekkel
Szerződések, számviteli bizonylatok, személyzeti akták vagy műszaki dokumentáció - minden vállalatnál gyorsan szaporodnak, és az archiválás csak ritkán kedvelt tevékenység. Mit tegyünk, hogy a papír alapú dokumentumok és iratanyagok ne halmozódjanak fel? A legfontosabb, hogy tudjuk, hogyan tárolhatók helyesen a papíralapú akták vagy iratrendezők úgy, hogy mindig minden kéznél legyen, és ne vesztegessen időt a keresésükkel.
A személyzeti dokumentumokat, számlákat, szerződéseket és műszaki dokumentációkat úgy kell tárolni, hogy azok mindig elérhetőek, áttekinthetők legyenek, és gyakran szükséges hosszú távú archiválásuk is. Azonban a szisztematikus archiválási megközelítés nélkül az iroda gyorsan egy áttekinthetetlen papírhalommá válhat, ami időt, pénzt és helyet vesz el a vállalattól.
Tudta, hogy ...
... a munkavállalók akár 20%-át is elveszíthetik munkaidejüknek a nem megfelelően tárolt dokumentumok keresésével?
A nem megfelelő archiválás egyúttal felesleges nyomtatáshoz, a dokumentumok duplikálásához, elvesztéséhez és hibákhoz vezet. A fenntartható archiválás egy új dimenziót hoz ebbe a rendszerbe – segít a vállaltoknak csökkenteni az anyagfelhasználást, elősegíti a rendet, és egyúttal javítja a gazdasági és a folyamatokon belüli hatékonyságukat. A dokumentumok rendezettsége így a vállaltok eszközévé válik, és ha az irattár fenntarthatóan működik, kettős hasznot hoz a vállalatoknak.
Miért egyre fontosabb a fenntartható archiválás a vállalatok számára
A vállalati környezet változik, és ezzel együtt változik a vállalatok az anyagokhoz, az erőforrásokhoz és a felelősséghez való hozzáállása is. Az európai vállalatok megközelítőleg 62%-a szerint a környezeti paraméterek befolyásolják a beszerzési döntéseiket. A felelősségteljes hozzáállást nem csak az ügyfelek, hanem egyre inkább a munkavállalók is elvárják.
A fizikai archiválási megoldások ma már ötvözik az újrahasznosított anyagokat, a tanúsított eredetet és a hosszú élettartamot, ami lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy csökkentse az ökológiai lábnyomukat a mindennapi folyamatokba való beavatkozás nélkül.
A jogszabályok az anyagok szemléletét változtatják meg, nem pedig a papírt, mint olyat
Az európai irányelvek és az ESG területén fennálló jelentéstételi kötelezettségek, beleértve a CSRD irányelvet, hangsúlyt fektetnek az anyagok, a hulladék és a termékek életciklusának átlátható kezelésre. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a vállalatoknak egyre pontosabban kell nyomon követniük az anyagok eredetét, feldolgozását, felhasználását és megsemmisítését is.
Az újrahasznosított és tanúsított anyagokból készült fenntartható archiválási megoldások segítenek a vállalatoknak a környezetvédelmi mutatók teljesítésében anélkül, hogy az archiválás lényegét megváltoztatnák.
A digitalizálás és a fizikai archiválás kéz a kézben járnak
A digitalizálás megállíthatatlan, és gyorsaságot, hozzáférhetőséget és megtakarításokat eredményez. Ennek ellenére azonban minden vállalatnál számos olyan dokumentum létezik, amelyet nyomtatott formában kell megőrizni. A fizikai archiválás ezért továbbra is elengedhetetlen része a vállalatok működésének.
A kulcs tehát nem a papír digitalizálással való felváltása, hanem a két megközelítés összekapcsolása, hogy kiegészítsék egymást és növeljék a vállalat hatékonyságát. A digitális archívumok gyorsítják az információkhoz való hozzáférést, a fizikai archívumok pedig biztosítják a törvényes kötelezettségek teljesítését és a dokumentumok hosszú távú védelmét – és éppen itt játszik alapvető szerepet a fenntartható archiválás.
Aktuális trendek a fenntartható archiválás terén
Az archiválási megoldások az utóbbi években jelentős változáson mennek keresztül. A hibrid archiválás mellett egyre több vállalat választja a 100%-ban újrahasznosított irattárolókat, iratgyűjtő mappákat és archiváló dobozokat, amelyeknél az alacsony anyagigény nagy szilárdsággal párosul. Ugyanakkor az FSC® vagy PEFC™ tanúsítvánnyal rendelkező papírtermékek sok irodában természetesnek számítanak.
Erős trend az archiválási termékek hosszabb életciklusának hangsúlyozása is. A tartós, többszöri használatra alkalmas megoldások csökkentik a hulladéktermelést, és hosszú távon a költségeket is. Előtérbe kerülnek továbbá a helytakarékos archiválási rendszerek, amelyek helyet takarítanak meg, megkönnyítik a kezelést, és csökkentik a műanyag komponensek iránti igényt az újrahasznosítható karton javára.
Tippünk:
Az Exacompta Big Box fiókos modul egy példa a modern megoldásokra, amelyek ötvözik a funkcionalitást és a fenntartható anyaghasználatot. Blue Angel tanúsítvánnya rendelkezik, ami azt jelenti, hogy nagy arányban tartalmaz újrahasznosított anyagot és gyártási folyamata ellenőrzöt.
A tanúsítványok gyors útmutatóként szolgálnak a kínálatban
A cégek egyre gyakrabban a tanúsítványok alapján választanak az archiválási megoldások közül. A legfontosabbak tanúsítványok közé tartozik az FSC®, amely garantálja a papír felelős eredetét; a PEFC™, amely a fenntartható erdőgazdálkodásra összpontosít; a Kék Angyal (Der Blaue Engel) a magas arányban újrahasznosított anyagot tartalmazó termékekhez, vagy az európai Ecolabel tanúsítvány, amely a teljes életciklus során értékeli a környezeti hatást. Fontos mutató maga az újrahasznosított anyagok aránya is - minél magasabb ez az arány, annál kedvezőbb az ESG értékelés szempontjából.
Fenntartható archiválás az ESG részeként
Az elsődleges anyagok alacsonyabb fogyasztása alacsonyabb kitermelési igényt, kisebb energiaigényt és alacsonyabb kibocsátást jelent. Ugyanakkor a minőségi archiválás javítja a folyamatok ellenőrizhetőségét, és csökkenti a dokumentumok elvesztésének kockázatát.
A vállalatok számára ez egy nagyon konkrét ESG-intézkedés, amely azonnal megvalósítható anélkül, hogy be kellene avatkozni az IT-infrastruktúrába vagy a munkafolyamatokba.
Tudta, hogy ...
... az újrahasznosított papír akár 60% energiát is megtakaríthat az elsődleges nyersanyagból történő gyártáshoz képest?
Miért fontos a dokumentumok rendezettsége?
A vállalatok évente több ezer eurót veszítenek az áttekinthetetlen dokumentáció, az iratok keresésével töltött idő, és az archívumok káoszából eredő hibák miatt. A jól beállított rendszer csökkenti a jogi bonyodalmak kockázatát, egyszerűsíti az auditokat, ellenőrzéseket és az ügyek átadását, ugyanakkor jelentősen csökkenti a duplikált nyomtatást.
A fenntartható archiválás ma már logikus lépés azon vállalatok számára, amelyek hatékonyan, felelősen és hosszú távon szeretnének működni. Ötvözi az anyagmegtakarítást, a dokumentumok rendezettségét, az ESG célok támogatását és a jobb munkakörnyezetet. A megfelelően beállított archívum időt takarít meg, csökkenti a kockázatokat, és egyúttal erősíti a vállalat hírnevét.
A Lyreco segít a vállalatoknak olyan archívumok létrehozásában, amelyek áttekinthetők, funkcionálisak és egyúttal felelősségteljesek a források tekintetében. Az archiválási megoldások széles portfóliójának köszönhetően képes kielégíteni a kis irodák és a nagyvállalatok igényeit is - egyszerűen, szisztematikusan és fenntartható módon.
A dokumentumok rendezettsége ugyan "láthatatlan", azonban a vállalati hatékonyság egyik legfontosabb forrása.
Olvasson tovább
Archiváljon, mint egy profi: 7 hasznos tipp
5 lépés a fenntarthatóbb irodához a Lyreco termékeivel
