Langanhaltend nachhaltige Archivierung: wie Firmen effektiv, verantwortungsvoll und kostengünstig archivieren können
Verträge, Buchungsunterlagen, Personalakten oder technische Dokumentationen häufen sich in jedem Unternehmen schnell an und die Archivierung ist keine beliebte Tätigkeit. Doch was ist zu tun, damit Ihnen die Papierdokumente nicht über den Kopf wachsen? Wichtig ist zu wissen, wie man Akten oder Ordner so aufbewahrt, damit Sie immer alles bei der Hand haben und keine Zeit mit der Suche verlieren.
Personaldokumente, Rechnungen, Verträge oder technische Dokumentationen müssen immer verfügbar sein, übersichtlich aufbewahrt und oft auch langfristig archiviert werden. Ohne eine systematische Archivierung entsteht im Büro schnell ein unübersichtlicher Papierhaufen, der die Firma Zeit, Geld und Platz kostet.
Wussten Sie, dass...
... Mitarbeiter mit der Suche nach schlecht aufbewahrten Dokumenten bis zu 20 % der Arbeitszeit verbringen?
Eine schlechte Archivierung führt gleichzeitig zu unnötigen Ausdrucken, doppelt verfügbaren Dokumenten, Verlusten und Fehlern. Eine langanhaltend nachhaltige Archivierung bringt einen weiteren Vorteil – sie hilft Unternehmen Materialkosten zu senken, sorgt für Ordnung, ist wirtschaftlich und verbessert die Prozesseffektivität. Die Ordnung in den Dokumenten wird so zu einem Aktiva der Firma und wenn das Archiv langanhaltend nachhaltig funktioniert, bringt es Firmen einen doppelten Vorteil.
Warum ist die langanhaltend nachhaltige Archivierung für Firmen jetzt noch wichtiger
Das Firmenumfeld verändert sich und damit auch die Art, wie Firmen mit Materialien, Ressourcen und der Verantwortung umgehen. Ungefähr 62 % der europäischen Unternehmen geben heute an, dass die Umweltparameter ihre Einkaufsentscheidungen beeinflussen. Einen verantwortungsvollen Umgang erwarten nicht nur Kunden, sondern immer häufiger auch die Mitarbeiter der Unternehmen.
Physische Archivierungslösungen können heute recycelte Materialien, einen zertifizierten Ursprung und eine lange Lebensdauer verbinden, was es Firmen ermöglicht die Umwelteinflüsse zu verringern ohne in die Alltagsprozesse einzugreifen.
Die Legislative verändert die Sicht auf Materialien, aber nicht auf das Papier als solches
Europäische Richtlinien und Reportingpflichten im Bereich ESG, einschließlich CSRD, legen Wert auf einen transparenten Umgang mit Materialien, Abfällen und Lebenszyklen von Produkten. In der Praxis bedeutet das, dass Firmen den Ursprung von Materialien, deren Verarbeitung, Verwendung und Entsorgung noch genauer verfolgen müssen.
Langanhaltend nachhaltige Archivierungslösungen aus recycelten und zertifizierten Materialien helfen Unternehmen die Umweltindikatoren zu erfüllen, ohne das eigentliche Wesen der Archivierung ändern zu müssen.
Digitalisierung und physische Archivierung gehen Hand in Hand
Die Digitalisierung ist unaufhaltsam und sorgt für Schnelligkeit, Verfügbarkeit und Einsparungen. Trotzdem gibt es in jedem Unternehmen jedoch viele Dokumente, die in gedruckter Form archiviert werden müssen. Die physische Archivierung bleibt daher ein unausweichlicher Bestandteil jeder Firma.
Der Schlüssel ist nicht der Ersatz von Papier durch die Digitalisierung, sondern beide Vorgangsweisen so zu verbinden, damit sie zur Effektivität des Unternehmens beitragen und diese steigern. Digitale Archive beschleunigen den Zugang zu Informationen, physische Archive sorgen dafür, dass gesetzliche Pflichten eingehalten werden und für einen langfristigen Schutz der Dokumente - und eben hier spielt die langanhaltend nachhaltige Archivierung die wesentliche Rolle.
Aktuelle Trends der langanhaltend nachhaltigen Archivierung
Archivierungslösungen haben sich in den letzten Jahren deutlich verändert. Neben der hybriden Archivierung können wir sehen, dass immer mehr Firmen zu 100 % recycelten Hüllen, Ordnern und Archivierungsboxen greifen, die den geringen Materialanspruch mit hoher Festigkeit erfüllen. Gleichzeitig werden zertifizierte Papierprodukte mit der FSC® oder PEFC™ Kennzeichnung in vielen Büros zur Selbstverständlichkeit.
Ein weiterer starker Trend ist auch der zunehmende Fokus auf dielängere Lebensdauer der Archivierungsprodukte. Widerstandsfähige Lösungen, die wiederholt verwendet werden können, verringern anfallenden Müll und sparen langfristig Kosten. Immer beliebter sind auch platzsparende Archivierungssysteme, die weniger Platz benötigen, die Manipulation erleichtern und den Bedarf an Kunststoffkomponenten zu Gunsten recycelbaren Kartons verringern.
Unser Tipp:
Beispiel einer modernen Lösung, die Funktionalität und nachhaltige Materialien verbindet, ist die Schubladenbox Exacompta Big Box. Sie ist mit dem Blauem Engel zertifiziert, was einen hohen Anteil an recyceltem Material und einen kontrollierten Herstellungsprozess bedeutet.
Zertifikate als schnelle Orientierungshilfe im Angebot
Unternehmen orientieren sich bei der Auswahl von Archivierungslösungen immer öfter anhand von Zertifikaten. Zu den wichtigsten gehören FSC®, das einen verantwortungsvollen Ursprung des Papiers garantiert, PEFC™, für nachhaltige Forstwirtschaft, Der Blaue Engel für Produkte mit einem hohen Recyclatanteil oder das europäische Ecolabel, das die Auswirkungen während des gesamten Lebenszyklus bewertet. Ein wichtiger Indikator ist der eigentliche Anteil an recyceltem Material - je höher, umso besser die ESG Bewertung.
Langanhaltend nachhaltige Archivierung als Bestandteil der ESG-Strategie
Ein geringer Verbrauch an primären Materialien bedeutet weniger Abbau, geringere Energiebelastung und geringere Emissionen. Gleichzeitig verbessert die hochwertige Archivierung die Prüfbarkeit der Prozesse und verringert die, mit einem Verlust von Dokumenten verbundenen Risiken.
Für Firmen handelt es sich um sehr konkrete ESG Maßnahmen, die sofort, ohne Eingriffe in die IT Infrastruktur oder Arbeitsvorgänge implementiert werden können.
Wussten Sie, dass...
... recyceltes Papier im Vergleich zur Herstellung aus Primärrohstoffen bis zu 60 % Energie sparen kann?
Warum sind geordnete Dokumente immer noch so wichtig?
Firmen verlieren jedes Jahr tausende Euro wegen einer unübersichtlichen Dokumentation, bei der Suche nach Unterlagen und durch Fehler bei der Archivierung. Ein gut eingestelltes System verringert das Risiko von rechtlichen Komplikationen, macht Prüfungen, Kontrollen und Abgaben der Agenda einfacher und verhindert gleichzeitig wesentlich duplizitäre Ausdrucke.
Eine langanhaltend nachhaltige Archivierung ist heute ein logischer Schritt für Unternehmen, die effektiv, verantwortungsvoll und langfristig tätig sein wollen. Sie kombiniert Materialeinsparungen, Ordnung in Dokumenten, Förderung der ESG-Ziele und auch ein besseres Arbeitsumfeld. Ein richtig eingestelltes Archiv spart Zeit, verringert Risiken und stärkt gleichzeitig den Ruf der Firma.
Lyreco hilft Firmen Archive aufzubauen, die übersichtlich, funktional und gleichzeitig, was die Ressourcen betrifft, nachhaltig sind. Dank dem großen Portfolio an Archivierungslösungen kann Lyreco die Bedürfnisse kleiner Büros und auch großer Unternehmen abdecken - einfach, systematisch und langanhaltend nachhaltig.
Die Ordnung in Dokumenten ist zwar „unsichtbar", gehört jedoch zu den wichtigsten Bestandteilen der Firmeneffektivität.
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